Miért érdemes a HR osztályon ITSM eszközt használni?

Tudta, hogy egy ITSM eszköz az IT mellett más részlegeken is – mint például a HR-en – kiválóan alkalmazható?

Gondoljon csak bele, hogy a HR osztály milyen sok megkeresést kap egy nap folyamán. Ezeknek a megválaszolása (vagy éppen figyelmen kívül hagyása) rengeteg időbe telik.

Azonban a kérések menedzselése lehetne ennél sokkal gördülékenyebb, ha rendelkezésre áll egy megfelelő platform hozzá. Szeretné tudni, hogyan lehetséges mindez?

Ha igen, akkor olvasson tovább és tudja meg, hogy miért kiváló választás egy szolgáltatásmenedzsment rendszer a HR részleg számára is!

Milyen előnyökkel járhat egy ITSM eszköz használata a HR-en?

1. Az összes kontakt egy helyen való kezelése
Hogyan jutnak el önhöz a megkeresések? Emailben, telefonon, post-iten? Egy szolgáltatásmenedzsment rendszerrel minden beérkező kérést egy helyen kezelhet. Ez által pedig nagy mértékben csökkentheti az esélyét annak, hogy egy bejelentés elfelejtődjön vagy késve legyen megválaszolva.

Sőt mi több, egy professzionális megoldás által csapata is sok új előnyre tehet szert, hiszen csökkenni fog a hibák és a duplán elvégzett feladatok száma. Ezen kívül az is jobban átláthatóvá válik a riportáló funkciók által, hogy milyen folyamatok által és kik teljesítették a kéréseket, így a nyomon követhetőség is javul.

Vizsgálja meg, hogy hogyan konfigurálhatja az önkiszolgáló ügyfélportálját úgy, hogy tartalmazza az összes olyan kérelemmel kapcsolatos információt, mely a felhasználóknak szükséges.

2. Folyamatok menedzselése
Egy ITSM eszköz rendelkezik dashboardokkal, melyek által lehetővé válik a különböző folyamatokkal kapcsolatos legfontosabb folyamatok centralizálása. A rendszer emellett átláthatóvá teszi a határidőket, vagy a feladatok felelőseinek listáját, valamint jelzi azt is, hogy hány kérelem lett már megoldva, vagy éppen mennyivel kell még foglalkozni.

Arra is lehetőség nyílik, hogy a különféle követelményeket priorizálni lehessen. Ez az adott szektor stratégiáinak kivitelezését segíti. Ráadásul a bejelentések téma szerinti kategorizálása is megoldható, mely nagyban segíti a HR folyamatok szervezettebbé tételét.

3. Átláthatóbb kommunikáció biztosítása
Egy ügyfélszolgálati rendszer biztosítja a folyamatok átláthatóságát, mely sokkal gördülékenyebbé teszi kollégáinak munkáját, és csökkenti a bürokratikus tényezők mértékét. A szolgáltatásmenedzsment rendszerben az alkalmazottak hozzáférhetnek az összes kérvényhez, ellenőrizhetik a teljesítési határidőket, és nyomon követhetik a bejelentések státuszát.

Az eredmény: hatékony és átlátható kommunikáció a felek között. Ráadásul az automatikus frissítéseknek köszönhetően a felhasználó és a csapat összes tagja is tisztában van azzal, hogy mi történik az egyes bejelentésekkel.

4. Növekvő ügyfélélmény
Egy szolgáltatásmenedzsment rendszer optimalizálhatja a felhasználói élményt is, hiszen amellett, hogy egyszerű használni, olyan automatizált folyamatokkal rendelkezik, melyeknek köszönhetően sok feladattal nem kell manuálisan foglalkozni. A csapat tekintetében ez szintén nagy pozitívum, mert nem kell ismétlődő feladatokkal időt eltölteni. Az ügyfelek szemszögéből pedig sokkal gyorsabb és hatékonyabb a kapott szolgáltatás, amely hozzájárul a felhasználói elégedettség növekvéséhez.

Egy ITSM rendszerrel könnyedén hozhat létre riportokat is, melyek a felhasználói elégedettséget célozzák. Ez által elemezheti a szektor erősségeit, valamint azt is megtudhatja, miken lehetne még fejleszteni. Mindez pedig a HR osztálynak is segítség, hiszen a kollégák elégedettsége számukra meghatározó erővel bír.

5. Lehetőség a jóváhagyások létrehozására
Egy ügyfélszolgálati rendszer lehetővé teszi a különböző céges területek integrálását, amely által számos kolléga bevonható ugyanabba a folyamatba, de az is kivitelezhető, hogy a feladatokat különböző felelősökhöz osszuk. Bármi is legyen a helyzet, egy biztos: minden érintett tisztában lesz azzal, hogy kinek mi a feladata.

Továbbá egy szoftver azt is lehetővé teszi, hogy értesítse a felelősöket egy bizonyos bejelentésről, melynek megoldása a jóváhagyásuk után meg is kezdődhet. Ez felgyorsítja a kérések teljesítését, pozitívan hat a csapat teljesítményére és a felhasználói élményre is, hiszen gyorsan megoldódik minden.

6. A HR csapat optimalizálása és teljesítményének fokozása
Egy ITSM rendszer magában foglalja az önkiszolgálás lehetőségét a felhasználók számára. Az egyszerű, vagy éppen ismétlődő kérvényeket a felhasználó önállóan is meg tudja oldani a tudásbázis által, mely számos sztenderd megoldást tartalmaz. Ez által csökken a várakozási idő, és optimalizálódik a vállalaton belüli ügyfélélmény.

Egy további haszna az önkiszolgálásnak, hogy a HR csapat hatékonyabbá válik. Mivel végső soron a felhasználó maga oldja meg saját kérdését, a csapatnak nem kell újra és újra ugyanazt a bejelentést megválaszolnia, ez által pedig rengeteg idő szabadul fel a komplexebb folyamatok kivitelezésére.

7. Könnyed riportálás
Végül, de nem utolsó sorban, egy szolgáltatásmenedzsment rendszernek testreszabható riportálási funkciója is van, amely által értékes információkhoz juthatunk a csapat teljesítményét illetően. Az adatok által sokkal egyszerűbbé válhat a döntések meghozatala, vagy a HR folyamatok fejlesztése. A korábbi kérvények és megoldási idők alapján pedig a reális célok kitűzése is lehetővé válik.

És akkor most hogyan tovább?

Nos, ha már jobban átlátja, hogy milyen hasznokkal járhat részlegének egy ITSM eszköz, akkor szívesen segítünk megtenni az első lépéseket.

A TOPdesk számos megoldást kínál olyan különböző szervezeti osztályoknak, mint az IT, pénzügy, vagy HR.

Szeretné megkezdeni útját a kiváló szolgáltatások felé?

Ismerje meg azt az ügyfélszolgálati rendszert jobban, mely által fejlesztheti a szervezeti folyamatokat!

 

Inspiráljon másokat - Ossza meg ezt a blogot