Sådan håndterer du din data ansvarligt i TOPdesk – uden manuelt arbejde

Når du skal håndtere dine data ansvarligt, handler det ikke kun om at overholde databeskyttelseslovgivning – det handler også om at få TOPdesk til at fungere mere effektivt for dine serviceteams. Men hvorfor ikke samtidig gøre det mindre krævende for dig selv? Med disse nye TOPdesk-funktioner får du præcis indsigt i, hvor meget data du gemmer, og du kan tilmed opsætte en automatiseret proces til at rydde op i dem.

Hvorfor skal du rydde op i dine data i TOPdesk?

Ved at slette filer og anonymisere data i TOPdesk:

• Undgår du konsekvenserne af ikke at overholde databeskyttelseslovgivningen
  I henhold til databeskyttelseslovgivningen, såsom GDPR, skal du slette filer og anonymisere personlige oplysninger for de tjenester, du er færdig med at levere. Ved at aktivere indstillingerne for Data Management i TOPdesk skaber du en automatisk proces, der fremskynder dine databeskyttelseskontroller - og hjælper dig med at overholde lovgivningen.
• Rydder du op i dit TOPdesk-miljø
  Når du rydder op i dit miljø, gør du livet lettere for dine operatører. De behøver ikke længere at gå igennem irrelevante sager og filer, når de søger efter specifikke oplysninger. Og så vil selve søgefunktionen også køre hurtigere.
• Medvirker du til at efterleve virksomhedens Corporate Social Responsibility (CSR)
  Ved kun at gemme relevante oplysninger i TOPdesk hjælper du din organisation med at nå deres CSR-mål - såvel som TOPdesks. Hvis du rydder op i dine data regelmæssigt, kan TOPdesk reducere antallet af servere, der anvendes til at gemme disse data, og mindske energiforbruget.
• Overholder du din TOPdesk Fair Use Policy
  Din organisation har underskrevet en Fair Use Policy. Denne politik beskriver, hvor meget data du kan gemme i TOPdesk: 2 GB pr. betalt operatør. Med vores Data Management funktioner kan du se, hvor meget data du lagrer, og reducere antallet - så du undgår at skulle rydde op i overskydende data i sidste øjeblik.

Forbedring af de eksisterende Data Management funktioner i TOPdesk

Med disse fire grunde i tankerne er det klart, at Data Management er en afgørende proces i TOPdesk. Det er derfor, at vores kunders feedback via TOPdesk User Panel satte forbedring af den gamle proces højt på vores product roadmap. Kunderne i panelet fortalte, at de savnede et overblik over, hvor meget data deres organisation opbevarer og anonymiserer. De angav også, at de gamle indstillinger for filfjernelse ikke tydeligt forklarede, hvad konsekvenserne ville være, hvis du slog hver indstilling til - og at de ikke var fleksible nok til at blive brugt. Nogle gange har man f.eks. brug for at gemme data i længere tid for specifikke operatørgrupper.

Baseret på denne feedback udviklede vi et Data Storage Dashboard. Dette dashboard giver dig mere indsigt i, hvordan din organisation håndterer sine data. Og hvis du vil handle ud fra disse oplysninger, har vi også forbedret de oplysninger og retningslinjer, der er knyttet til indstillingerne for filfjernelse. På den måde ved du præcis, hvordan du opsætter en proces, der passer til din organisations behov. Vores sidste forbedringer - de mere detaljerede indstillinger for fjernelse af data - kommer i tredje kvartal af 2025.

Data Storage Dashboard: Find ud af, hvordan du administrerer dine data

Hvis du vil administrere dine data i TOPdesk på en ansvarlig måde, skal du først vide, hvilke typer data du lagrer, og hvor meget plads de optager. Når alt kommer til alt, kan du kun træffe effektive foranstaltninger, når du kender alle detaljerne.

Det nye Data Storage Dashboard hjælper dig med at få et klart overblik over disse oplysninger. Du finder det i TOPdesk ved at gå til Settings > Functional Settings og klikke på fanen Responsible data management.

Det viser dig:

• Din aktuelle status for datalagring. Du kan f.eks. se, om de fleste af dine lagrede filer er uploadet til Incident eller Knowledge Management. Eller du kan få mere indsigt i, hvor gamle alle dine gemte filer er.
• Anonymiseringsstatus for personer og operatører i TOPdesk. Du kan se, hvor mange operatører og personer der er arkiveret, men som stadig har synlige personoplysninger i TOPdesk.

På baggrund af disse oplysninger kan du identificere, hvilke dele af oprydningsprocessen du skal tage fat på først.

Indstillinger for filfjernelse: Ryd op i dine filer - uden manuelt arbejde

Med tiden gemmer du og dine kolleger en masse data i TOPdesk, som er fortrolige eller bliver irrelevante senere. For eksempel kan en slutbruger tilføje skærmbilleder af en fejlmeddelelse på sin bærbare computer til en sag. Det skærmbillede bliver forældet, når sagen er løst - og det indeholder også personlige detaljer og andre følsomme oplysninger.

Heldigvis har TOPdesk to faner i indstillingerne for Data Management, som hjælper dig med at rydde op i dine data og filer.

I de funktionelle indstillinger under fanen Responsible data management finder du underfanerne Personal data protection og File maintenance. Du kan bruge indstillingerne i disse underfaner til automatisk at rydde op i dine data og filer pr. TOPdesk feature og vælge, hvornår du vil have forældet information anonymiseret og/eller slettet. Denne automatiske proces reducerer i høj grad det manuelle arbejde, du skal udføre for at overholde databeskyttelseslovgivningen og rydde op i TOPdesk.

Og glem ikke: Fra Q3 2025 vil du kunne rydde op i filer på en endnu mere detaljeret måde. Hold dig opdateret!

Ofte stillede spørgsmål

1. Jeg er bange for at miste data, hvis jeg slår disse indstillinger til. Bør jeg være bekymret?

Nej, der er ingen grund til bekymring. Vi har primært designet filfjernelses- og anonymiseringsfunktionerne til at rydde op i personligt identificerbare oplysninger. Ved at slå indstillingerne til fjerner du forældede data, samtidig med at du tager ansvar og opfylder dine forpligtelser i henhold til databeskyttelseslovgivningen.

Når det er sagt, skal du forberede dig grundigt, før du slår disse indstillinger til. Det er vigtigt at tjekke, hvilke love der gælder for din organisation, f.eks. GDPR og din nationale lovgivning. Du skal også overveje, hvilke andre regler og virksomhedspolitikker du skal overholde, som f.eks. din organisations databeskyttelsespolitik. Disse love og regler bestemmer alle, hvor længe din organisation skal opbevare data (den såkaldte dataopbevaringsperiode).

2. Nogle data kan hjælpe med at løse sager i fremtiden. Kan vi stadig få adgang til disse oplysninger, hvis vi begynder at fjerne filer automatisk?

Ja, det kan du, men det kræver måske, at du ændrer din proces.

Først og fremmest: Du og dit team kan stadig få adgang til alle anonymiserede kort. Standardanonymiseringsfunktionerne fjerner kun personligt identificerbare oplysninger fra TOPdesk-kort, e-mails og vedhæftede filer - alt sammen i overensstemmelse med de indstillinger, du har valgt. Men slettede filer vil ikke længere være tilgængelige.

Derfor kan du gemme alle nyttige oplysninger fra lukkede sager i TOPdesks Knowledge Management feature. Det er en central vidensbase, hvor du kan samle information i videnselementer - klar til at blive delt med dine slutbrugere og kolleger. Når du har opdateret oplysningerne og fjernet alle personlige data, kan dine slutbrugere selv få adgang til dem via serviceportalen, mens dine kolleger kan bruge dem til at løse fremtidige forespørgsler.

Det er vigtigt at bemærke, at TOPdesk udmærker sig ved at understøtte din servicelevering. Det er kort sagt bygget til at løse sager og dele viden. Men hvis du i stedet har brug for at arkivere data og filer på den lange bane - for eksempel i 20 år eller mere - anbefaler vi, at du kigger på et dokumenthåndteringssystem.

Vil du vide mere om, hvordan du kan gøre din serviceleverance mere effektiv med Knowledge Management? Du er velkommen til at kontakte din konsulent eller account manager. De er altid glade for at kunne hjælpe dig!

3. Jeg ved ikke, hvad der vil ske, når jeg slår disse indstillinger til. Kan du give mig lidt mere information?

Hvis du i TOPdesk udforsker indstillingerne for filfjernelse og anonymisering, kan du finde ekstra information og retningslinjerne for hvert trin i processen. Du kan også åbne den understøttende dokumentation for hver indstilling i disse faner.

4. Kan I ikke slå disse indstillinger til for mig?

Det kan vi desværre ikke. TOPdesk er det perfekte værktøj til at hjælpe din organisation med at overholde love og regler om databeskyttelse. Men i sidste ende det dit ansvar at vide, hvilke love og regler der gælder for din organisation - og hvilke opbevaringsperioder du skal overholde. For en mere omfattende forklaring, læs venligst vidensartikel KI 18479 på My TOPdesk.

Kom i gang med Data Management i TOPdesk

Ansvarlig datahåndtering hjælper dig ikke kun med at overholde databeskyttelseslovgivningen - det hjælper også dine kolleger med at finde oplysninger hurtigere. Vores Data Storage Dashboard og indstillingerne for filhåndtering gør det nemt at rydde op i dine data, giver dig den rette indsigt og automatiserer oprydningsprocessen.

Vil du starte din Data Management-rejse i dag? Start med at tjekke, hvor meget data din organisation gemmer via dit Data Storage Dashboard. Hvis du vil handle med det samme, kan du gå til indstillingerne i dit TOPdesk-miljø og slå filfjernelse og anonymisering til i dag.