Der Assetmanagement-Prozess: Ein vollständiger Leitfaden für Organisationen

Jede Organisation ist auf Assets angewiesen. Laptops, Server, Lizenzen, Möbel, Fahrzeuge. Wie jeder Assetmanager weiß, ist die Liste buchstäblich endlos.

Ohne eine klare Methode zur Verwaltung der Assets Ihrer Organisation steigen die Kosten, die Effizienz sinkt und wertvolle Ressourcen werden nicht ausreichend genutzt. Unsere Lösung dafür ist ein klarer Assetmanagement-Prozess.

Assetmanagement ist weit mehr als nur eine Inventarliste. Es geht vielmehr darum sicherzustellen, dass jedes physische oder digitale Objekt, das Ihre Organisation besitzt, während seiner gesamten Lebensdauer möglichst effektiv genutzt wird. In diesem Blogartikel werden wir untersuchen, was ein Assetmanagement-Prozess ist, warum er wichtig ist, wie er funktioniert und wie er für dauerhafte Ergebnisse perfektioniert werden kann. Am Ende verfügen Sie über die Grundlagen, um mit dem Assetmanagement zu beginnen. Los geht's.

1x1 des Assetmanagement-Prozesses

Starten wir also mit einer gemeinsamen Grundlage. Erstens, was ist ein Asset? Es gibt verschiedene Arten davon, darunter Facilities (Kaffeemaschinen, Firmenwagen...), IT (Abonnements, Software und Computer oder Ihre ITSM-Software wie TOPdesk) sowie Finanzen. Wir empfehlen Ihnen, einen Blick auf diese Glossarseite zu werfen, wenn Sie tiefer in das IT-Asset-Management eintauchen möchten.

Ein Assetmanagement-Prozess — manchmal auch als „Asset Lifecycle Management“ bezeichnet — ist keine einzelne Aktivität, sondern ein systematischer Ansatz, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation den größtmöglichen Nutzen aus seinen Assets zieht. Der Lebenszyklus eines Assets umfasst in der Regel Planung, Anschaffung, Betrieb, Wartung und die Entsorgung — jede Phase der Lebensdauer eines Assets erfordert Aufmerksamkeit, um das Beste aus ihr herauszuholen. Einfach, oder? In diesem Abschnitt werden wir auf diese Definition eingehen.

Was ein Assetmanagement-Prozess nicht ist

Bei einem Assetmanagement-Prozess geht es nicht nur darum, eine große Datenbank mit den Unternehmensressourcen zu haben, damit Sie wissen, was vorhanden ist (Inventur, irgendjemand?). Es handelt sich auch nicht um eine einzelne oder isolierte Aktivität, die Sie auf die Assets Ihrer Organisation anwenden und nie wieder anfassen werden. Wie wir Ihnen im nächsten Abschnitt zeigen werden, sollte Ihr Assetmanagement-Prozess ein fester Bestandteil Ihres Arbeitsalltags sein, der als Leitfaden und Orientierung gilt.

Was ist ein Assetmanagement-Prozess

Ein Assetmanagement-Prozess hilft Ihnen dabei, alle Informationen rund um Ihre Assets zu verstehen — sowohl bestehende als auch geplante. Er kann Ihnen unter anderem zeigen:

• welche Assets Ihre Organisation besitzt
• was Sie erwerben müssen
• in welcher Phase des Lebenszyklus sich Ihre Assets befinden
• inwieweit Sie das Potential Ihrer Assets voll ausschöpfen

Zusammenfassend sorgt Ihr Assetmanagement-Prozess dafür, dass alle vorhandenen und zukünftigen Assets bestmöglich genutzt werden, um einen möglichst hohen Mehrwert beziehungsweise ROI zu erzielen. Und das kann doch nur von Vorteil sein, oder?

Der wahre Wert eines Assetmanagement-Prozesses für Ihre Organisation

Jede Organisation besitzt Assets — von Laptops und Bürostühlen bis hin zu Softwarelizenzen und Cloud-Abonnements. Ein strukturierter Assetmanagement-Prozess verwandelt diese alltäglichen Dinge in echten Geschäftswert. So funktioniert's:

1. Senken Sie unnötige Kosten

Ohne klare Übersicht entsteht schnell Verschwendung. Denken Sie an doppelte Lizenzen, vergessene Abonnements oder verstaubendes Equipment. Ein Assetmanagement-Prozess gibt Ihnen ein klares Bild davon, was Sie bereits haben, und hilft Ihnen, zu hohe Ausgaben zu vermeiden und besser Lieferantenverträge auszuhandeln. Das Ergebnis? Weniger Überraschungen und geringere Kosten. Hurra!

2. Verlängern Sie die Lebensdauer Ihrer Assets

Assets sind nicht immer kostengünstig zu ersetzen. Regelmäßige Wartung (Spoiler-Alarm: Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren) sorgt dafür, dass sie länger besser funktionieren. Von Servern bis hin zu Bürostühlen: Der sorgfältige Umgang mit Assets verzögert den Austausch und holt so viel Nutzungsdauer wie möglich aus Ihrer Investition heraus.

3. Treffen Sie bessere Entscheidungen

Zu wissen, welche Assets das meiste für Ihr Geld bieten und welche Ressourcen belasten, macht das Leben einfach. Sollten Sie die Lizenz verlängern, das Gerät reparieren oder den Anbieter wechseln? Je mehr Daten Sie zu Ihren Sachen haben, desto einfacher ist es, gut begründete Entscheidungen zu treffen.

4. Erledigen Sie Dinge schneller

Wie viel Zeit verlieren Ihre Teams mit der Suche nach Equipment, der Suche nach abgelaufenen Garantien oder der Bewältigung von Pannen? Das Assetmanagement zentralisiert alles an einem übersichtlichen Ort. Die Mitarbeiter können schnell Ressourcen finden, den Serviceverlauf verfolgen und Anfragen protokollieren, sodass Sie alles im Griff haben und die Ausfallzeiten gering sind.

5. Erhalten Sie Klarheit und Kontrolle

Der vielleicht größte Gewinn ist Transparenz. Mit einem Live-Überblick über jedes Asset — was es ist, wo es sich befindet und wer dafür verantwortlich ist — geht nichts verloren. Durch die Verknüpfung von Ressourcen mit dem Serviceniveau, das sie unterstützen, können Manager Ressourcen dort priorisieren, wo sie die größte Wirkung haben. Das bedeutet einfachere Audits, bessere Compliance und mehr Transparenz in der gesamten Organisation und damit weniger Stress für alle Beteiligten.

So funktioniert ein Assetmanagement-Prozess

In diesem Abschnitt befassen wir uns mit den Einzelheiten der tatsächlichen Funktionsweise des Assetmanagements. Wie bereits erläutert, hilft ein Assetmanagement-Prozess dabei, den größtmöglichen Nutzen aus den Organisations-Assets zu ziehen Sie fragen sich vielleicht, wie Sie vorgehen sollen, um Ihren eigenen Assetmanagement-Prozess einzuführen. Sehen wir uns im Folgenden einen Standardprozess für das Assetmanagement an.

Planung

Fangen wir von vorne an. Vergessen Sie vorerst die Assets, die Ihre Organisation derzeit besitzt. Beginnen wir mit den Bedürfnissen, die Ihre Organisation derzeit hat und die nicht erfüllt werden. Erstellen Sie eine Liste dieser Elemente und schreiben Sie dann eine weitere Ressource auf, die diese Probleme lösen könnte.

Wenn die passende Lösung für Ihr Unternehmen mit höheren Kosten verbunden ist, kann es sinnvoll sein, im Rahmen Ihrer Recherche mehrere Assets beziehungsweise Optionen zu vergleichen. So finden Sie leichter die Lösung, die am besten zu den Anforderungen Ihrer Organisation und zum verfügbaren Budget passt.

Schauen Sie sich jetzt die Dinge an, die Ihrem Unternehmen gehören. Wie viel davon ist langfristig nutzbar? Wie viel davon muss in den kommenden Monaten aufgerüstet oder vollständig ersetzt werden?

Akquisition

Nach Abschluss der Planung können Sie mit der Beschaffung der Assets beginnen. Finden Sie zunächst eine Handvoll Anbieter für jedes Asset. Bitten Sie sie, ein Angebot für die benötigten Leistungen oder Assets zu erstellen. Die Erstellung einer gründlichen Auswahlliste für Lieferanten ist wahrscheinlich einer der schwierigsten Teile dieses Prozesses. Versuchen Sie, Kosten, Qualität und Zuverlässigkeit als Teil Ihrer Entscheidungsfindung zu berücksichtigen.

Wenn Sie besonders gründlich vorgehen möchten, sollten Sie außerdem den Kundensupport berücksichtigen, sowie prüfen, ob deren Produkte und Services zu Ihren bestehenden Assets passen, beispielsweise im Hinblick auf die technische Systemkompatibilität.

Wenn alles gut zusammenpasst, sparen Sie möglichst viele Kosten und sorgen für reibungslose Prozesse.

Im nächsten Schritt holen Sie Verträge beziehungsweise Vertragsangebote von den Anbietern auf Ihrer Shortlist ein. Überlegen Sie dabei auch, ob Assets gekauft oder geleast werden sollen und prüfen Sie, ob Mengenrabatte verfügbar sind. Und Sie sollten immer prüfen, ob Sie eine erweiterte Garantie erhalten können.

Sobald Sie Ihre Auswahlliste haben, ist es an der Zeit, die Genehmigung einzuholen. Sprechen Sie mit Ihren internen Entscheidungsträgern, die entscheiden, ob mit der Akquisition fortgefahren werden soll.

Sie sind jetzt bereit, mit der Arbeit mit dem Asset zu beginnen. Egal, ob es installiert, eingerichtet, aufgebaut oder implementiert werden muss, Ihr Asset steht Ihnen jetzt zur Verfügung.

Bedienen

Wenn Sie die Assetleistung in Echtzeit verfolgen, erhalten Sie Einblicke in Effizienz und Zuverlässigkeit, sodass Sie leichter entscheiden können, wann Wartung, Upgrade oder Austausch erforderlich sind. Für jedes Asset gibt es einen eigenen Ablaufplan, und selbst die Lebensdauer von Assets ist einzigartig. Achten Sie also darauf, jedes Asset mit individueller Aufmerksamkeit zu behandeln.

SaaS-Software kann ein Leben lang halten, ein Bürostuhl kann eine Lebensdauer von einem Jahrzehnt haben, während ein Smartphone eine empfohlene Lebensdauer von 2-3 Jahren hat.

Es mag zeitaufwändig sein, sich mit den betrieblichen Nuancen Ihrer einzelnen Assets zu befassen, aber wenn Sie hier einige Zeit reinstecken, stellen Sie sicher, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus den Investitionen Ihres Unternehmens ziehen.

Wartung

Wenn es um die Instandhaltung von Assets geht, müssen Sie sich dreier Typen bewusst sein: präventiv, vorausschauend und korrektiv. Schauen wir uns die einzelnen nacheinander an.

1. Präventiv: Dies ist die Art der Wartung, die verhindert, dass zukünftige Störungen auftreten. Eine gute Möglichkeit, den Überblick über vorbeugende Maßnahmen zu behalten, besteht darin, eine standardisierte Wartungscheckliste zu erstellen. Sie stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen.
2. Prädiktiv: Prädiktive Wartung nutzt vorhandene Informationen und Daten, um zukünftige Ausfälle von Assets vorherzusagen. Wenn Sie dies wissen, können Sie den Dingen einen Schritt voraus sein und alles, was Sie benötigen, ersetzen, aktualisieren oder aufrüsten, bevor es überflüssig wird.
3. Korrektive Wartung: Dies ist die offensichtliche Art der Wartung — die Art, die Sie wahrscheinlich nicht sehen möchten. Bei der korrektiven Wartung müssen Sie Assets reparieren, die bereits kaputt, ausgefallen oder abgestürzt sind.

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Organisation hauptsächlich mit korrektiven Wartungsarbeiten an Ihren Assets nicht weiterkommt, sollten Sie im Idealfall damit beginnen, auf prädiktive und präventive Wartung umzusteigen. Erstellen Sie einen Plan, behalten Sie Ihren Zeitplan fest im Griff, und Sie sollten in kürzester Zeit in der Lage sein, von reaktiv zu proaktiv zu wechseln.

Entsorgung

Ein Asset lässt sich nur eine gewisse Zeit lang reparieren oder aufrüsten. Irgendwann wird es kostengünstiger — und eine bessere Nutzung der Unternehmensressourcen —, es außer Betrieb zu nehmen. Die Stilllegung eines Assets ist jedoch nicht so einfach wie es wegzuwerfen. Eine gute Entsorgungsstrategie schützt Ihre Organisation finanziell, rechtlich und ökologisch.

Die erste Option, die in Betracht gezogen werden sollte, ist der Wiederverkauf. Wenn das Asset für eine andere Organisation oder auf dem Sekundärmarkt immer noch hilfreich sein könnte, können Sie durch den Verkauf einen Teil Ihrer Investition zurückerhalten. Bei hochwertigen Artikeln wie Hardware oder Fahrzeugen kann der Wiederverkauf die Wiederbeschaffungskosten erheblich ausgleichen.

Wo ein Weiterverkauf nicht möglich ist, kann eine anderweitige Nutzung funktionieren. Ein Asset, das die Anforderungen einer Abteilung nicht mehr erfüllt, kann immer noch einer anderen dienen. Beispielsweise sind ältere Laptops möglicherweise nicht leistungsstark genug für Entwicklungsteams, könnten aber perfekt für Praktikanten oder Mitarbeiter mit geringeren technischen Anforderungen geeignet sein.

Wenn weder der Weiterverkauf noch die Wiederverwendung sinnvoll sind, sollten Sie sich auf verantwortungsvolles Recycling und Entsorgung konzentrieren. Insbesondere elektronische Geräte müssen sorgfältig behandelt werden, um Datensicherheits- und Umweltstandards zu erfüllen. Festplatten und Mobilgeräte sollten sicher gelöscht oder vernichtet werden, um Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO zu entsprechen. Die Zusammenarbeit mit zertifizierten Recyclingunternehmen für Elektroschrott stellt sicher, dass wertvolle Materialien wiedergewonnen werden und gleichzeitig der ökologische Fußabdruck Ihrer Organisation minimiert wird.

Denken Sie schließlich daran, dass auch die Ausmusterungsphase eine Gelegenheit bietet, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Wenn Sie den Grund für die Ausmusterung dokumentieren — sei es, weil die Instandhaltung des Assets zu kostspielig war, es nicht mehr kompatibel war oder nicht ausreichend genutzt wurde —, können diese Erkenntnisse in Ihren Planungsprozess einfließen. Auf diese Weise verbessert jedes veräußerte Asset die Entscheidungsfindung für zukünftige Akquisitionen.

Feinabstimmung Ihrer Assetmanagement-Workflows

Inzwischen haben Sie einen guten Überblick darüber erhalten, wie der Assetmanagement-Prozess grundsätzlich funktioniert. Aber es reicht nicht aus, einfach nur einen Prozess zu haben — der wahre Wert liegt darin, Ihre Arbeitsabläufe so anzupassen, dass sie reibungslos ablaufen, Ihnen zuverlässige Informationen liefern und Zeitverschwendung vermeiden. Hier sind einige gute Möglichkeiten, Ihren Assetmanagement-Prozess von einem funktionalen zu einem erstklassigen Assetmanagement-Prozess zu machen:

1. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Die manuelle Nachverfolgung von Lizenzen, Garantieverlängerungen oder planmäßigen Wartungsarbeiten kosten wertvolle Zeit und bietet viel Spielraum für Fehler. Die Automatisierung innerhalb eines Assetmanagement-Tools wie TOPdesk kann diese sich wiederholenden Aufgaben im Hintergrund erledigen, sodass sich Ihr Team auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren kann. Stellen Sie sich vor, dass Lizenzverlängerungen automatisch ausgelöst werden oder Wartungserinnerungen in den Terminplänen der Techniker erscheinen — kein Hinterfragen, keine Überraschungen.

2. Standardisieren Sie mit Vorlagen und Checklisten

Wenn Sie die Dinge jedes Mal auf die gleiche Weise tun, können Organisationen leichter wachsen. Durch die Erstellung von Standardvorlagen und Wartungschecklisten stellen Sie sicher, dass alles auf die gleiche Weise registriert, verfolgt und gewartet wird. Dies reduziert das Fehlerrisiko, erleichtert die Schulung neuer Mitarbeiter und sorgt für ein sauberes und zuverlässiges Reporting.

3. Stellen Sie eine Verbindung zu anderen ITSM-Prozessen her

Assets stehen nicht für sich allein. Die Verknüpfung von Bestandsdaten mit den Arbeitsabläufen für das Incident-, Change- und Problemmanagement hilft Ihrem IT-Team, das Gesamtbild zu überblicken. Wenn ein sich wiederholender Incident beispielsweise immer auf ein bestimmtes Gerätemodell zurückzuführen ist, können Sie die Ursache viel schneller beheben. Ebenso erhalten Sie durch die Verknüpfung Ihrer CMDB mit Ihren Assetmanagement-Aufzeichnungen eine aktuelle, genaue Karte Ihrer IT-Welt.

4. Verbessern Sie die Reporterstattung und Sichtbarkeit

Gute Workflows benötigen gute Daten. Mithilfe von Dashboards für das Assetmanagement können Sie Trends erkennen — z. B. welche Geräte am meisten für die Wartung kosten oder welche Anbieter den besten ROI erzielen. Diese Transparenz hilft Ihnen, schnelle Entscheidungen auf der Grundlage guter Daten zu treffen und sicherzustellen, dass Sie Geld an den richtigen Stellen ausgeben. In TOPdesk können Sie Reports erstellen, die Führungskräften auf einen Blick klare Einblicke in Kosten, Nutzung und Leistung geben.

5. Setzen Sie auf vorausschauende Wartung

Ein Arbeitsablauf, der nur reagiert, wenn etwas kaputt geht, wird immer im Hintertreffen geraten. Durch die Kombination von Überwachungstools mit Ihrem Assetmanagement-System können Sie Ausfälle vorhersagen, bevor sie auftreten. So kann Ihr Team zur richtigen Zeit auf etwas anderes umsteigen, Ausfallzeiten reduzieren und die Lebensdauer Ihrer Assets verlängern.

6. Behalten Sie Compliance, Risiko und Nachhaltigkeit im Fokus

Von der DSGVO-konformen Datenlöschung über starke Cybersicherheit bis hin zu umweltverträglichem Recycling — Compliance, Risiko und Nachhaltigkeit lassen sich einfacher verwalten, wenn sie in Ihre Workflows integriert sind. Wenn Sie die Compliance-Schritte an derselben Stelle wie Ihre betrieblichen Aufgaben verfolgen, erleichtert dies Audits und es wird sichergestellt, dass Ihre Organisation keine Verpflichtungen übersieht.

Fazit

Bei der Verwaltung von Assets geht es nicht nur darum, den Überblick zu behalten, sondern auch darum, Ihre Organisation gut zu führen. Ein guter Managementprozess hilft Ihnen, Kosten zu senken, die Lebensdauer Ihrer Investitionen zu verlängern und bessere Entscheidungen zu treffen. Es hilft Ihnen auch dabei, zu sehen, was passiert, und die Kontrolle zu behalten, sodass Ihre Organisation mit weniger Problemen läuft.

In diesem Blogartikel haben wir gezeigt, dass Ihr Assetmanagement-Prozess ein kontinuierlicher Zyklus ist, kein einmaliges Projekt. Von der Planung und Anschaffung bis hin zur Wartung und Stilllegung baut jede Phase auf der vorherigen auf. Durch die Feinabstimmung dieser Workflows sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und erhalten bessere Informationen.

Mit dem TOPdesk Assetmanagement können Sie all diese Elemente auf einer benutzerfreundlichen Plattform zusammenführen. Von der Registrierung neuer Assets über die Automatisierung von Verlängerungen bis hin zur Auswertung Ihrer Performance — TOPdesk hilft Ihnen dabei, das volle Potenzial der Ressourcen Ihrer Organisation auszuschöpfen.

Sind Sie bereit, mehr aus Ihren Assets herauszuholen? Die Implementierung eines Assetmanagement-Systems wie TOPdesk bietet Ihnen die Tools, mit denen Sie alle Assets an einem Ort registrieren, überwachen und darüber reporten können. Mit der richtigen Assetmanagement-Software haben Sie die nötige Transparenz für smartere Entscheidungen. Erkunden Sie die Assetmanagement-Software von TOPdesk und beginnen Sie mit der Entwicklung eines besseren Prozesses, der Ihnen Geld spart.