Wat is IT Asset Management?

Werken met een IT Asset Management-proces heeft vier belangrijke voordelen: je voorkomt boetes, verhoogt efficiëntie en verlaagt kosten, je verbetert de beveiliging en vergroot de flexibiliteit van je organisatie. Laten we eens dieper ingaan op elk van deze voordelen:

• Voorkom boetes. ITAM-software helpt je je verplichtingen op basis van wet- en regelgeving en contracten op een rijtje te houden. Dit is met name handig als je regelmatig te maken hebt met audits. Wanneer je bijvoorbeeld al je softwarelicenties geregistreerd hebt, zul je ze minder snel overschrijden. ITSM maakt audits ook goedkoper. Stel dat je bedrijf twee audits per jaar heeft. En twee fulltime medewerkers hebben een beiden een maand nodig om te reageren. Dit kost al gauw ruim € 7000,- aan alleen personeelskosten – bij een gemiddeld salaris van € 44.000,- op jaarbasis. Een volwassen ITAM-proces zal je medewerkers tijd besparen en flink besparen op de kosten van de audit.
• Verhoog de efficiëntie en verlaag de kosten. Weet je welke hardware en software je medewerkers gebruiken? Of eigenlijk belangrijker: welke ze niet gebruiken? ITAM helpt je te begrijpen hoe en waar je software wordt gebruikt. En ook welke technologie niet wordt gebruikt. Voorkom onnodige aankopen door middelen waar je geen gebruik van maakt uit de roulatie te nemen en op te bergen. Dit werkt niet alleen kostenbesparend wat betreft onderhoud, ondersteuning en energieverbruik, maar vermindert ook de ecologische voetafdruk van je organisatie.
• Verbeter de beveiliging. Wist je dat je IT-beveiligingsteam ieder IT-middel beveiligt, bijwerkt, controleert en inspecteert? Elk overbodig IT-middel dat je kunt schrappen van je lijst is weer een applicatie minder waar ze naar moeten kijken. Dat voordeel heeft echter nog een kant. Dankzij de ITAM-software en omdat je weet wie wat gebruikt, kom je ook te weten wie toegang heeft tot gevoelige informatie. Bovendien kun je gebruikersrechten zo logischer instellen.
• Vergroot de flexibiliteit. Hoe bepalen jullie IT-aankopen? Op gevoel? Of meer op basis van kennis? Met ITAM is kennis macht. Je kunt bijhouden hoe je organisatie middelen gedurende een bepaalde periode gebruikt. Met die gegevens kun je beslissingen nemen over de operationele behoefte en de strategische, zakelijke waarde.

Wil je zien hoe Asset Management in de praktijk werkt? Bekijk de video over Asset Management van TOPdesk.

Binnen het ITIL-framework is Asset Management onderdeel van de Service Transition levenscyclusfase. Het is een van de vijf levenscyclusfasen van het ITIL-framework. Service Transitions helpen je organisatie met het plannen en beheren van de nieuwe levenscyclusfases van je diensten. Wil je meer te weten komen over het ITIL-framework? Lees verder over de ins en outs van ITIL.

IT Asset Management is gericht op alle aspecten van hardware, software en softwarelicenties. Hieronder valt het beheren van softwarelicenties, het beheren van hardware- en software levenscycli, en besparen door je IT-middelen te standaardiseren.

SACM, oftewel Service Asset en Configuration Management, is breder en stelt je in staat alle service-middelen die nodig zijn om diensten te kunnen leveren effectief te beheren. Wat zijn service-middelen? In feite wordt ieder afzonderlijk aspect van een dienst als een service-middel beschouwd. Dit kan dus betrekking hebben op infrastructuur, applicaties en data, maar ook op mensen, organisatie en management.

Kort gezegd doet SACM hetzelfde als ITAM, maar dan voor alle service-middelen – niet alleen hardware en software. In een ITAM-database zie je bijvoorbeeld dat je organisatie een bepaalde printer bezit. SACM stelt je in staat om te bepalen welke personen werken met die printer.

Een CMDB of Configuratiemanagement-database maakt deel uit van zowel Configuratie als IT Asset Management. Het is eigenlijk de centrale plaats waar je al je Configuratie-items, zoals IT-middelen, beheert. Denk bijvoorbeeld aan applicatieservers, toetsenborden en printers.

De CMDB is waar je relevante informatie vastlegt over deze items, waaronder het type, merk, eigenaar, versie en de (afhankelijkheids)relaties met andere items. Het komt erop neer dat de CMDB de hub is waar al je ITIL-processen hun informatie vandaan krijgen, of het nou incidentmanagement, probleembeheer of assetmanagement betreft.

Het grote verschil, als je dat al zo kunt noemen, is dat Asset Management een breder concept is dan de CMDB. Waar CMDB configuratierapporten opslaat, gebruikt Asset Management de CMDB om middelen te beheren: zaken die financiële waarde vertegenwoordigen voor een organisatie. Dit gaat om het bijhouden van informatie gedurende de hele levenscyclus van IT-middelen, gericht op zaken als garantie, contracten, voorraden en waarde.

Asset Management is al decennialang een cruciaal onderdeel van TOPdesk. Op basis van onze jarenlange ervaring hebben we best practices bedacht voor IT Asset Management die de invoering van ITAM zeer eenvoudig maken. Dit zijn de vijf belangrijkste:

• Meld niet alles aan. Als je net aan de slag gaat met ITAM ben je misschien geneigd om al je hardware en software in één keer te registreren. Doe dat niet. Vraag jezelf bij ieder item af waarom je het zou registreren en of het wel belangrijk genoeg is.
• Registreer de juiste aspecten. Wil je jullie printers en laptops registreren? Bepaal dan eerst welke aspecten gedocumenteerd moeten worden voor jullie processen. De vuistregel? Beperk je tot het minimum en voeg geen extra details toe waar je nooit gebruik van maakt, maar die je wel steeds moet bijwerken.
• Hou je middelen actueel. Het registreren van middelen is slechts een klein onderdeel van Asset Management. Voor ieder middel dat je registreert, heb je ook processen nodig voor het aanmaken, wijzigen en verwijderen ervan. Als je hier niet toe bereid bent wat betreft je ITAM, kun je er beter niet aan beginnen.
• Vergeet rechten en rollen niet. Je processen zijn niet het enige dat komt kijken bij het onderhouden van een perfecte database. Wie heeft toegang tot je middelen? Mogen ze wijzigingen aanbrengen? Worden die wijzigingen bijgehouden? Ga het na en laat jezelf niet verrassen.
• Monitor alles wat je doet. Is er afgesproken om bepaalde hardware of software te registreren? Zorg ervoor dat je procesmanager aan de proceseigenaar kan aantonen dat dat is gedaan. Stel de juiste KPI’s en rapporten in om je verhaal te kunnen staven.