Vroeg of laat krijgt iedere projectleider ermee te maken: scope creep. Je had in de project initiatie documentatie (PID) keurig je scope afgebakend en je doelen bepaald, maar nu vraagt de opdrachtgever je om hier een klein beetje vanaf te wijken.
Zonder de formele weg te volgen, pak je de wens van de opdrachtgever er even bij. Je zwicht. Scope creep is geboren. Eén dag na livegang barst de bom; het project heeft een security issue veroorzaakt.
Wat is Scope Creep?
Scope creep is het langzaam en bijna ongemerkt uitbreiden van de scope zonder dat er expliciet een nieuwe scope is vastgesteld. Hierdoor wordt er geld en tijd geïnvesteerd in zaken die niet op de planning stonden. Iedereen kan hierin trappen, terwijl het je later veel gedoe kan opleveren of zelfs je project om zeep kan helpen.
Tijdens mijn werk als projectmanager heb ik drie factoren ontdekt die bij mij de kans vergroten tot scope creep over te gaan.
1. Gevoelig voor autoriteit
Dat de mens zeer gevoelig is voor autoriteit, bleek al uit het wereldberoemde onderzoek ‘Behavioral study of obedience’ dat in 1961 door Stanley Milgram werd uitgevoerd.
Aangemoedigd door een man in een witte jas deelde een ruime meerderheid van de proefpersonen fatale schokken toe aan iemand die zich in een andere kamer bevond. Althans dat dachten ze. In werkelijkheid werden er namelijk geen schokken uitgedeeld, en waren de kreten die zij hoorden, afkomstig van een acteur. Uit dit onderzoek bleek dat mensen veel gevoeliger zijn voor autoriteit dan van tevoren ingeschat was door psychologen.
Inmiddels ben ik erachter dat ook ik wel degelijk gevoelig ben voor autoriteit. Als een servicedeskmedewerker dezelfde wens had geuit als mijn opdrachtgever, Scope creep voorkomen met je team, had ik hem/haar direct de deur gewezen. Het feit dat de opdrachtgever aanklopte, droeg bij aan mijn besluit af te wijken van de oorspronkelijke scope. Terwijl de impact en het risico voor het project gelijk zijn.
2. Scope creep als gevolg van bureaucratie
Daarnaast merk ik dat het soms omslachtig voelt de formele weg te volgen. Dit is vooral het geval als de afwijking heel klein is of lijkt te zijn. Het lijkt dan niet de moeite een afwijkingsrapportage op te stellen. Deze moet vervolgens in de stuurgroep besproken worden en na akkoord moet ook de PID hierop nog worden aangepast.
Al deze aanpassingen kosten een hoop energie en geld. De formele weg volgen, levert buiten de benodigde inspanning ook nog eens een flinke vertraging op. De aanpassingen en het bij elkaar roepen van de stuurgroep kosten namelijk altijd tijd. Daarom lonkt het vooral in drukke periodes de makkelijke weg te kiezen: dat doe ik er wel even bij.
3. Individuele beweegredenen kunnen leiden tot scope creep
Ook in een zakelijke omgeving spelen persoonlijke motieven altijd een rol. Het is makkelijker iemand de deur te wijzen met wie je geen band hebt of zou willen krijgen.
Als iemand mij een gunst vraagt dan is de kans dat ik toegeef groter als ik het diegene gun. De gunfactor wordt verhoogd als:
- Iemand soortgelijke dingen voor mij heeft gedaan (reciprociteit);
- Wanneer ik graag wil dat hij/zij mij aardig gaat vinden;
- Er een goede klik is tussen ons;
- Wanneer ik al vaker nee heb gezegd op verzoeken van deze persoon.
Ik heb uiteindelijk veel tijd en energie moeten steken om de security issue op te lossen. Dit leverde een hoop kosten en kopzorgen op. Bewaak de scope van je projecten daarom altijd streng. Maak geen uitzonderingen. Ook al is de persoon in kwestie nog zo aardig of hoog in functie. Bedenk dat de hoeveelheid gedoe die de formele weg met zich meebrengt, met een reden is ontstaan.
Uiteindelijk ben jij verantwoordelijk voor het project. Laat je niet verleiden tot scope creep!
Lees hier ook mijn tips voor het omgaan met weerstand binnen een project.
