Gemeente Rotterdam
Behandelaars actief in TOPdesk
Score op afhandeling na één maand live
Alle serviceportalen in één systeem
De Gemeente Rotterdam had behoefte aan een tool die toegankelijk, eenvoudig en intuïtief in gebruik is. Uit een marktverkenning kwam naar voren dat TOPdesk het beste aansluit op deze wensen. Samen werken zij aan het onderbrengen van alle interne serviceportalen van de Gemeente Rotterdam in één systeem.
Over Gemeente Rotterdam
Werken voor de Gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als rauw, innovatief en internationaal. De gemeente Rotterdam heeft haar organisatie ingedeeld in 6 verschillende clusters. BCO is misschien wel de meest diverse club van het concern. Bij ons lopen advocaten, accountants, inkopers en IT’ers rond, maar ook loopbaancoaches, recruiters, evenementenorganisatoren, nieuwsmakers, bestuursvoorlichters en communicatieadviseurs. Samen vormen we de staforganisatie van de gemeente Rotterdam. Adviseren en faciliteren zit in ons DNA. Wij ondersteunen collega’s in alles wat zij nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te kunnen doen. Waar nodig innoveren we of stropen we de mouwen op en helpen we een handje mee.
De consultants van TOPdesk zorgen voor een persoonlijke aanpak, leveren maatwerk en brengen allemaal andere kwaliteiten met zich mee.
Loubna Raoui
Interne dienstverlening krijgt een gezicht
Het unieke aan de samenwerking is dat de Gemeente Rotterdam TOPdesk helemaal eigen heeft gemaakt. De tool heeft de naam SARA gekregen, wat staat voor Service Applicatie Rotterdamse Ambtenaren. SARA is tot leven gebracht door middel van een figuur en het portaal is in de huisstijl van de gemeente ingericht. Hier is voor gekozen omdat het toegankelijker en persoonlijker is. De interne dienstverlening krijgt hiermee letterlijk een gezicht. Een passend adoptietraject heeft ertoe geleid dat inmiddels al duizend behandelaars succesvol in SARA werken.
Feedback en complimenten
Loubna Raoui, afdelingshoofd ICT-dienstverlening, cluster Bestuurs- en concernondersteuning bij de Gemeente Rotterdam: “Voor organisaties is het noodzakelijk om bij te blijven op het gebied van digitalisering, zo ook voor onze interne dienstverlening. We zijn daarom blij dat we met TOPdesk samenwerken aan het onderbrengen van al onze interne dienstverlening in één digitaal systeem. De consultants van TOPdesk zorgen voor een persoonlijke aanpak, leveren maatwerk en brengen allemaal andere kwaliteiten met zich mee. Een mooie vooruitgang is dat de tool van TOPdesk het mogelijk maakt om continu feedback te geven en te ontvangen. Onze collega’s krijgen nu feedback en complimenten op meldingen die ze zelf afhandelen. We zijn nu net een maand live en we scoren op afhandeling tot nu toe vier-en-een-halve ster van de vijf. Hier zijn we enorm trots op en we blijven uiteraard zoeken naar manieren om onze interne dienstverlening te verbeteren. We kijken ernaar uit om de andere afdelingen ook over te zetten op SARA en leren graag meer van TOPdesk over de aanpak bij andere klanten.”
Het is heel leuk om te zien dat de Gemeente Rotterdam zo heeft ingezet om SARA tot leven te brengen. Dit stimuleren we vanuit TOPdesk ook van harte, omdat het bijdraagt aan de adoptie van een systeem.
Colin Bassant, Projectmanager TOPdesk
Een soepele samenwerking
Colin Bassant, projectmanager bij TOPdesk: “De klik tussen TOPdesk en de Gemeente Rotterdam was er gelijk. De samenwerking verloopt soepel. Vanaf het begin was er een fijne, open sfeer en waren beide partijen realistisch. Gedurende het project werden de juiste resources beschikbaar gesteld en tegelijkertijd werd er gehandhaafd op de strakke deadlines. En met resultaat: SARA is op tijd opgeleverd en erg enthousiast ontvangen. Het is heel leuk om te zien dat de Gemeente Rotterdam zo heeft ingezet om SARA tot leven te brengen. Dit stimuleren we vanuit TOPdesk ook van harte, omdat het bijdraagt aan de adoptie van een systeem. We kijken ernaar uit om de rest van dit jaar de overige serviceportalen van de gemeente Rotterdam over te zetten op SARA.”