Top Enterprise Service Management-værktøjer for bedre shared services

Er du overrasket over at høre, at dårlig kommunikation koster virksomheder 1,2 billioner dollars årligt? Det var vi også. Organisationer som din bliver mere komplekse, i takt med at verden bliver mere dynamisk og tempofyldt. De gamle måder at gøre tingene på bliver forældet, efterhånden som den teknologiske udvikling accelererer. Hvis du ikke passer på, risikerer din organisation at få “acceleration-whiplash”. Det kan få teammedlemmer til at føle sig isolerede, teams til at blive siloer, og ingen ved, hvor de skal henvende sig for at få hjælp. Det er problemer, der kvæler din organisation – og som din bundlinje betaler en høj pris for.

Så hvordan undgår du denne situation? En måde er at tage Enterprise Service Management (ESM)-værktøjer som TOPdesks Enterprise Service Management software i brug. I dette blogindlæg introducerer vi dig for ESM-konceptet, giver dig en oversigt over nogle af de mest populære ESM-værktøjer, forklarer, hvorfor TOPdesks ESM-løsning fortjener din opmærksomhed – og hjælper dig med at komme i gang med din ESM-rejse.

Hvad er Enterprise Service Management?

Hvis vi antager, at du intet ved om ESM, så lad os starte med en simpel definition: Enterprise Service Management dækker over alle de processer, værktøjer og ressourcer, din virksomhed bruger til at hjælpe interne og eksterne kunder med at oprette og løse serviceanmodninger hurtigt og effektivt.

Så hvis din virksomhed har ét kontaktpunkt for forespørgsler vedrørende f.eks. jeres Facility, HR og it-serviceteams, så har I allerede en ESM-løsning. Godt gået.

Men hvis du læser denne blog, er det nok ikke tilfældet. Du er nok her for at finde ud af, om der findes en bedre måde at forbedre jeres interne kommunikation og servicelevering – problemer, der koster dine teams værdifuld tid og i sidste din virksomhed penge.

Hvordan adskiller ESM sig fra IT Service Management?

Nu hvor du er blevet introduceret til ESM, ringer der måske nogle klokker: “Vent – en løsning til videnkonsolidering og servicedesk automation i min virksomhed? Det er da IT Service Management (ITSM), ikke?”

Jo, på en måde.

ESM og ITSM er nært beslægtede. ITSM er i bund og grund det samme som ESM, bortset fra at det i stedet for at dække forskellige servicedesk opgaver på tværs af organisationen, specialiserer sig i at få din it servicedesk til at fungere så gnidningsfrit som muligt.

Hvordan ved du, om du er klar til ESM – og ikke bare ITSM?

Faktisk er mange, der overvejer ESM, allerede tilfredse ITSM software-kunder. De har med egne øjne set, hvordan en strømlinet, automatiseret servicedesk med ét single point of contact (SPOC) kan frigøre tid for dit it-team, så de i stedet kan fokusere på de vigtige ting. Det forbedrer kundetilfredsheden og sparer penge.

Ofte, når det går op for dem, kigger de rundt i organisationen og opdager lignende behov i andre afdelinger – og beslutter, som du måske gør nu, at det at samle alle services ét sted kan give endnu bedre kundeservice, effektivitet og besparelser.

Forskellige ESM-væktøjer

Nu hvor du er overbevist om “hvad” og “hvorfor” i Enterprise Service Management, så lad os tale om værktøjerne. For sagen er: selv den bedste strategi er kun så god som den platform, du vælger at udføre den på.

Herunder har vi samlet nogle af de mest populære ESM-platforme på markedet i dag – hver med sine styrker, særheder og kerneområder. Tænk på det som en speed-dating-session for ESM-løsninger.

Oversigt over ESM-værktøjer

ServiceNow

Formentlig det største navn på markedet. ServiceNow tilbyder en altomfattende platform til it, HR, jura, økonomi – you name it. Den er kraftfuld, tilpasningsdygtig og ekstremt skalerbar. Men vær forberedt: du får muligvis brug for en lille hær (og budget) for at få det fulde udbytte.

Jira Service Management

Udviklet af Atlassian og elsket af udviklingsteams. Jira Service Management bringer ESM ind i den agile tidsalder. Den er fleksibel, integrerer problemfrit og er især god, hvis du allerede bruger Atlassians øvrige værktøjer.

Freshservice

Fresh af navn, fresh af natur. Freshservice leverer et moderne, brugervenligt værktøj, der startede med ITSM og nu også understøtter ESM. Perfekt til virksomheder, der ønsker et elegant interface og “out of the box” funktionalitet – uden en stor indlæringskurve.

TOPdesk

Og så er der os. TOPdesk sætter shared services i centrum af din organisation – med et klart interface, en stærk serviceportal og workflows, der gør hverdagen lettere. Og det bedste? Du behøver ikke en PhD i enterprise-software for at komme i gang.

Hvordan adskiller TOPdesks ESM-løsning sig fra andre?

Vores ESM-løsning er et ægte shared services-værktøj, drevet af TOPdesks serviceportal. Det er en vidensbase, kundeportal og servicekatalog samlet i ét. For dine kunder er det et one-stop-shop at finde alt, de har brug for. For din servicedesk betyder det færre gentagende sager – så der bliver mere tid til vigtige opgaver og større strategisk arbejde. Funktioner som AI, automatisering og machine learning reducerer gentagne opgaver endnu mere.

Dit team kan ikke svare på hver eneste statusanmodning. Med en serviceportal kan kunder selv registrere sager, tjekke status og finde svar på almindelige spørgsmål. Det er hurtigt, klart og giver dem kontrol.

Alt er samlet ét sted

Uanset om det handler om at oprette en sag, booke et lokale eller anmode om en service, så samler portalen alt: servicekatalog, formularer, nulstilling af adgangskoder og godkendelser. Store, tydelige knapper guider brugeren, og rettigheder sikrer en tilpasset oplevelse.

Bygget omkring dig

Tilpas portalen til din virksomheds brand. Tilføj logoer, ændr farver og layout. Drag-and-drop-værktøjer gør det nemt at administrere formularer, services og artikler – uden behov for en udvikler.

Vis jeres værdi

Brug serviceportalen til at vise, hvad dit team tilbyder. Tilføj beskrivelser og billeder, og lav smarte formularer, der indsamler den nødvendige information fra start.

Gør brugerne selvstændige

Vidensbasen giver let adgang til FAQs, vejledninger og supportmateriale. Det betyder færre sager for dit team og hurtigere svar til dine brugere.

Designet til alle

TOPdesk forbedrer tilgængeligheden i serviceportalen og arbejder mod WCAG 2.1-niveau AA-overholdelse. Så alle brugere kan få den hjælp, de har brug for – uden barrierer.

Vil du have en komplet guide til ESM? Download vores gratis ESM-ebog.

Sådan kommer du i gang med at anvende ESM

Du behøver ikke smide alt ud og starte forfra. Det handler om at tage det, der virker i it, og udbrede det til resten af virksomheden på en struktureret, skalerbar og brugervenlig måde. Sådan gør du:

Gennemgå, hvad du allerede gør

Start med dine eksisterende ITSM-praksisser og udvid gradvist. Hvad fungerer godt? Hvad skaber forsinkelser, forvirring eller dobbeltarbejde? Se på antal sager, løsningstider og feedback. Det hjælper dig med at finde de største forbedringsmuligheder.

Kortlæg dine services

Før du kan automatisere eller forbedre noget, skal du have et klart overblik over dine services. Det hjælper dig med at standardisere servicelevering på tværs af afdelinger. Definér hver service i enkle termer. Hvad er det? Hvem leverer det? Hvordan anmoder man om det? Hvornår er det en succes? Dette trin skaber fundamentet for konsistens.

Vælg et værktøj, der lever op til dine behov

Der findes ikke én løsning, der passer til alle. Find en ESM-løsning, der matcher jeres arbejdsstil og mål. Kig efter funktioner som selvbetjening, workflows, automatisering og tværgående samarbejde – uden unødig kompleksitet.

Opsæt formularer og workflows

Når du har valgt dit værktøj og kortlagt dine services, skal du oprette anmodningsformularer og godkendelsesflows, der afspejler dine faktiske processer. Brug betinget logik og routingregler for at holde tingene i gang, og sørg for, at alt er let at følge for slutbrugerne.

Træn dine folk og lyt til dem

Selv det bedste værktøj fejler, hvis ingen forstår det. Hold praktiske træningssessioner, lav tydelig dokumentation og skab feedback-loops. Hvad er forvirrende? Hvad er nyttigt? Hvad mangler stadig? Brug disse input til at finjustere løsningen.

Udvid gravist – ikke alt på én gang

Du behøver ikke at implementere ESM i hele organisationen på én gang. Start med en eller to afdelinger – HR, Facility, økonomi – find ud af, hvad der virker, og byg videre derfra. Hver vellykket implementering giver dig momentum og beviser, der kan overbevise det næste team om at komme i gang.

Konklusion

ESM er ikke bare en trend, det er en smartere måde at drive din organisation på. Med den rigtige Enterprise Service Management software kan du transformere den måde, du leverer værdi på i hele virksomheden. Ved at samle dine serviceteams under ét tag nedbryder du siloer, reducerer dobbeltarbejde og gør livet lettere for både dine medarbejdere og dine kunder.

Uanset om du lige er startet eller ønsker at tage skridtet videre, kan de rigtige værktøjer og en klar køreplan hjælpe dig med at nå dit mål. Er du klar til at tage det første skridt på din digitale transformationsrejse? Udforsk vores ESM-software, der er designet til samarbejde og udviklet til at understøtte smartere shared services.