Har du styr på dit it-økosystem? Der er nemlig op til flere fordele ved at mappe dit it-økosystem. Fra et hurtigt dataoverblik til nemt at spotte eventuelle ‘huller’ i dit system, og i stedet erstatte dem med nye smarte løsninger.
Hvad er et it-økosystem?
Du har måske hørt om begrebet økosystem før. Et økosystem kan dog dække over mange forskellige ting. Inden for it er et økosystem, også kaldet it-økosystemet, alle de digitale systemer, der findes i en organisation. En organisation har ofte hundredvis af forskellige systemer – alt fra HR-systemer og økonomisystemer til AD (Active Directory) og ITSM-systemer. Dertil kan it-økosystemet også indeholde forskellige løsninger, der har til formål at sikre et sammenspil imellem flere af disse systemer.
Det kan derfor forekomme som en fuldstændig uoverskuelig opgave at holde styr på sit it-økosystem – selvom det er yderst vigtigt. For hvis ét af dine systemer går ned, skal du hurtigt finde ud af; hvornår det er sket, hvilke andre systemer, der er afhængige af det og hvordan nedbruddet påvirker virksomheden.
Lad os kigge på et eksempel:
Hvis din RPA-løsning (Robotic Process Automation), som binder virksomhedens HR-system sammen med lønsystemet, økonomisystemet, tidsregistreringsløsningen samt en ITSM-løsning, pludselig går ned, så brydes kæden. Dette kan have store konsekvenser for din organisation. Men hvilke af disse systemer bærer skylden for dette nedbrud? Det kan umiddelbart være svært at vide, hvis du ikke har styr på dit it-økosystem.
Det er derfor essentielt at mappe sit økosystem, da du derved er i stand til hurtigt at få et overblik over alle dine løsninger. På den måde kan du nemt afdække, hvilket system der fejlede – og hvilke afhængigheder det har med andre systemer. Og vigtigst af alt, kan systemerne hurtigt være oppe at køre igen.
3 trin til at mappe dit it-økosystem
Når du igangsætter mapping-processen, er der forskellige trin, som du skal igennem. Vi vil derfor anbefale, at du inddeler processen i følgende tre trin:
1. trin: definér dit it-økosystem
Start med at definere dit it-økosystem. Få et overblik over alle de løsninger, som det indeholder – store som små. Måske indeholder det også ikke-digitale løsninger. F.eks. hvis din virksomhed arbejder med processer, der ikke kan understøttes på anden vis.
2. trin: segmentér dine systemer
Efterfølgende vil det være en fordel at lave forskellige segmenteringer af dine systemer. F.eks. forretningskritiske systemer, kundevendte systemer, områdekritiske systemer, nice-to-have løsninger osv. Og vigtigst af alt, skal du danne dig et overblik over, hvordan de forskellige løsninger hænger sammen: hvilke afhængigheder findes der?
3. trin: fremtidssikre dit system
Du kan nu begynde at arbejde med en prioriteringsmatrix. Her kan du afhængigheds-mappe og lave beredskabsplaner, opdatering/vedligeholdelses vinduer, SLA’er for eventuelle nedbrud m.m. På den måde kan du sikre dig, at du på bedste vis er forberedt, hvis der opstår problemer med én eller flere af it-økosystemets løsninger.
Husk…
En mapping af dit it-økosystem kan være en kæmpe øvelse, da små løsninger kan ’gemme’ sig over alt. Du skal derfor være indforstået med, at du skal til at investere x antal ressourcer til at varetage opgaven. Overvej derfor at opsætte en fast proces, så nye løsninger ikke tilføjes til it-økosystemet, uden de ansvarlige er informeret. På den måde mister du ikke overblikket.
Tip!
Du kan med fordel starte med at mappe det ’store’, dvs. det forretningskritiske samt de løsninger, der kredser om kerneforretningen. Men når det er sagt, så skal du ikke glemme de mindre løsninger. De kan virke lidt ubetydelige, men det er ofte dem, som repræsenterer den største trussel, når det kommer til databrud eller ’smutveje’ ind i it-økosystemet. Det kan f.eks. være en afdeling, der anvender et specifikt værktøj, som ingen andre kender, til at tage skærmbilleder. Dette system kunne måske have en sikkerhedsbrist, som pludselig kan blive en ’åben dør’ for hackere.
Hvor ofte skal du opdatere dit it-økosystem?
Så snart du har fået mappet dit it-økosystem, er det vigtigt, at du lægger nogle planer for, hvordan du kan sikre, at det bliver opdateret. Hvem er ansvarlig – og hvor ofte skal det gøres? Der findes ikke et endeligt svar på dette, da det afhænger af den enkelte organisation. Du kan dog have en tommelfingerregel, som siger én gang i kvartalet. Find én i dit team, som har det overordnede ansvar for it-økosystemet, men sørg samtidig for, at alle i teamet har en andel i denne opgave, da det er en stor mundfuld for blot én person.
Opbyg derfor en proces, hvor alle kan melde ind, hvis et system skal revideres eller et sammenspil skal etableres. Her er det vigtigt, at du gør processen så nem som muligt for alle parter. Anvend f.eks. din serviceportal til at oprette en godkendelsesproces.
I sidste ende er der mange gode grunde til, at man bør have et opdateret it-økosystem. Hvad end det er sikkerhed, GDPR-aspekter, effektivisering/automatisering, integrationer, big data, forhandlinger med de forskellige leverandører, økonomisk overblik, licensstyring, adgange eller rettigheder. Fordelene er uendelige.
Anvend dit it-økosystems data konstruktivt
Big data har gennem en længere årrække været et kæmpe buzzword i it-branchen. I dag er det næsten blevet et synonym for at arbejde mere intelligent med den data, som man besidder. It-økosystemet er derfor en meget vigtig brik i puslespillet, og bør danne grundlaget for langt flere forretningsbeslutninger.
Hvordan du anvender disse data, er op til dig, men du kan med fordel oprette rapporter om drift til din ledelse, de enkelte teams eller organisationens ejerkreds. Dertil har de forskellige teams ofte behov for at få et overblik over disse data. Dette behov kan du imødekomme ved at oprette dashboards på eventuelle storskærme.
De overstående eksempler er nogle af de mest benyttede, når det kommer til en konstruktiv anvendelse af dine data. Potentialet er derfor enormt, hvis man ser på disse data som en ressource for fremtiden – i stedet for et spejlbillede af, hvad der er sket.
Du kan f.eks. anvende it-økonomisystemet til at identificere:
- Automatiseringsmuligheder
- Processer, som er redundante
- Analyser, der kan forme interne samt eksterne træningsprogrammer
- Systemer, som bør udskiftes eller opdateres
- Trends og tendenser, der kan indikere en bestemt adfærd
- GDPR-risici
- Sikkerhedsbrister
- Nye forretningsmuligheder
- Mulige partnerskaber med andre virksomheder
Gevinsterne ved et opdateret økosystem?
Når dit it-økosystem er up-to-date, har du bl.a. et yderst værdifuldt overblik over;
- Hvilke systemer, der findes i din organisation
- Hvem der har ansvaret for systemerne
- Hvad systemerne koster for din virksomhed
- Hvornår kontrakterne skal genforhandles
- Hvad de forskellige systemer anvendes til, så du undgår dubletter
- GDPR og et mere sikkerhedsmæssigt forsvarligt setup
Interesseret i at vide mere?
Ønsker du at blive klogere på, hvordan du mapper dit it-økosystem? Deltag gratis på vores webinar: Hvordan mapper du dit økosystem, og få inspiration til, hvordan du bedst muligt kommer i gang!
