Den gode onboarding og offboarding: sådan kommer du i gang

Denne blog er tagget til følgende kategorier:

Af Line Irby Pihl den

Har du styr på din on- og offboarding? Der er nemlig flere fordele ved at strukturere og digitalisere disse processer – både for den enkelte medarbejder, teamet og organisationen. 

Hvad er onboarding og offboarding?

Du har måske hørt om onboarding før, men ved du helt konkret, hvad det dækker over? Onboarding er en proces, som igangsættes, når en ny medarbejder tiltræder sin stilling. Dette involverer en række forskellige steps, som alle er med til at sikre, at din nye medarbejder får den bedst mulige start i din organisation. Dette inkluderer bl.a., at de får tildelt en kontorplads, udleveret og opsat PC og telefon, bliver oprettet i Active Directory, får en mailkonto samt adgang til fællesdrevet.

I modsætning til onboarding er offboarding derimod den proces som igangsættes, når en medarbejder fratræder sin stilling. Når medarbejderen har lagt sin opsigelse, skal organisationen trykke på flere forskellige knapper. De skal bl.a. sørge for at indsamle de udleverede assets, heriblandt PC og telefon. Dertil skal medarbejderens mailkonto samt systemadgang lukkes og de skal deaktiveres i Active Directory.

Fordele ved at digitalisere din onboarding og offboarding

Der findes mange rutineopgaver i forbindelse med, at en medarbejder starter eller stopper i din organisation. Og disse opgaver kan med fordel sættes i system og automatiseres i dit ITSM-system. Ved at anvende et fælles værktøj kan I få et bedre overblik og skabe gennemsigtighed over processen, som i mange tilfælde er ret kompleks. Hvis du prioriterer at få din on- og offboarding digitaliseret, vil du opleve flere tydelige gevinster, heriblandt;

  • En professionel og god oplevelse for den enkelte medarbejder, teamet og organisatione
  • Gennemsigtighed og tryghed ved processen; alle involverede ved, hvad de skal gøre og hvornår
  • Spar tid og ressourcer; ingen spildtid eller unødvendige flaskehalse
  • Øget sikkerhed; når aktiviteterne er defineret og systematiseret, er du sikker på, at alle adgange og lignende er stoppet, og derved er der ikke risiko for, at medarbejdere har adgang til noget, som de ikke længere bør.

Sådan kommer du i gang

Der er flere ting, som spiller ind, når du skal i gang med at digitalisere din on- og offboarding. Du skal først og fremmest være sikker på, at du har tid og de rette ressourcer til rådighed. Dernæst skal I sammen med de forskellige aktører definere processen, aktiviteterne og målsætningen – for hvad er det, som I vil opnå ved at sætte strøm til processen? I skal dermed kortlægge, hvordan den nuværende proces ser ud og eventuelt kigge efter fejl og mangler. Få sat ord på, hvordan en optimal on- og offboarding skal se ud. Her kan du med fordel spørge en ny medarbejder om, deres onboarding-proces var tilfredsstillende samt høre, om der var noget, som de savnende.

Når I har fået besvaret jeres spørgsmål, kan I gå videre til næste step; opsætningen i ITSM-systemet. Denne proces kan være en smule tidskrævende, da afhængigheder og beskrivelser skal konfigureres og skrives ind. Men jo mere defineret processen er, desto kortere tid tager konfigurationen. Og husk på, at når processen har kørt noget tid, kan udviklingspotentialet være at automatisere yderligere; det kan f.eks. være, at nogle aktiviteter varetages af robotter. Det er typisk noget, som jeg oplever, at mange kunder ønsker.

Hvordan ser en god onboarding- og offboarding-proces ud?

Essensen ved en god digital on- og offboarding er et godt flow med nogle konkrete aktiviteter. Hver aktivitet er en opgave, som skal udføres forud for at en ny medarbejder begynder – eller når en medarbejder lægger sin opsigelse.

Styrken ved denne digitalisering er, at flere afdelinger automatisk bliver involveret i processen – og de bliver kun ’forstyrret’, når en konkret opgave lander på deres bord. Men hvordan ser en god on- og offboarding proces ud? Det har jeg prøvet at skitsere i de to eksempler nedenfor:

Eksempel 1: en god onboarding-proces
Eksempel 1: en god onboarding-proces

Eksempel 2: en god offboarding-proces
Eksempel 2: en god offboarding-proces

Vil du vide mere?

Ønsker du at blive endnu klogere på, hvordan du kan optimere din on- og offboarding? Så kan du tilmelde dig vores populære webinarserie, onboarding og offboarding. Serien indeholder tre afsnit, som dykker ned i alle relevante aspekter. Du får både nyttige tips og tricks med på vejen, bliver introduceret for best practices og eksempler fra det virkelige liv. Tilmeld dig ét eller flere webinars, alt efter hvad der giver mening for dig:

1. Den gode onboarding & offboarding
2. Best Practices: onboarding & offboarding
3. Kundecase: RUC’s boarding & offboarding ud?