Fordele ved at anvende IT Asset Management i servicedesken

af TOPdesk den

Har du styr på dit Asset Management? Ved at have et klart overblik over dine assets, sparer du ikke kun tid og penge, du er også i stand til hurtigt at identificere eventuelle problemer. 

Hvad er Asset Management?

Til at begynde med er det væsentligt, at vi definerer, hvad Asset Management konkret dækker over. Når vi taler om Asset Management, så betyder det helt grundlæggende den måde, som du forvalter og styrer assets på i din organisation. Assets kan være alt fra PC’er og softwarelicenser til værktøj og ventilationsanlæg.

Asset Management hjælper dig altså med at styre dine assets livscyklus samt holder dem operationelle. Dertil giver det dig bl.a. et overblik over ejerforhold, garantiforhold, indkøbspriser og placering.

Og du kan med fordel lade dit Asset Management samarbejde med andre afdelinger eller dele af din organisation. For eksempel; i sammenspil med Incident Management kan Asset Management anvendes til at levere en fejlhistorik på dine assets – og med Operation Management kan du holde styr på periodiske eftersyn og vedligehold.

Smart, ikke? Men hvordan kommer du bedst muligt fra start?

Klar, parat, start!

Den nemmeste måde, at komme i gang med Asset Management, er, hvis du i forvejen anvender Konfigurationshåndtering i dit ITSM-tool. Her kan du nemlig bruge det indbyggede migreringsværktøj, som kan hjælpe dig med at flytte dine assets over i dit Asset Management.

Hvis du derimod starter helt fra bunden, skal du først lave en asset-skabelon med de widgets og felter, som du har brug for. Eksempelvis skal en PC-skabelon indeholde al relevant data om organisationens PC’ere. De fleste vælger at indsætte felter som PC-navn, person/ejer og leverandør. På den måde kan brugerne selv vælge deres egen PC, når de henvender sig gennem Serviceportalen. Derefter kan servicedesken kigge på den pågældende assets leverandør for at undersøge, hvor mange henvendelser de har fået på assets leveret af denne leverandør.

Husk på, at selvom du har fået opbygget nogle gode skabeloner og for alvor har fundet en god rytme, kan du altid lave ændringer i dit Asset Management. Hvis dit databehov for eksempel ændrer sig, kan du nemt tilføje eller fjerne felter i dine asset-skabeloner, selv i produktionssystemet.

Sådan kan du anvende Asset Management i din organisation

Hvis du arbejder i en IT-organisation, vil du typisk have assets som PC’ere, mobiltelefoner og printere. Ved hjælp af dit Asset Management kan du derigennem holde styr på, hvem der ’ejer’ de forskellige assets samt hvor fællesprinterne befinder sig.

Disse assets oprettes, når de bliver indkøbt – og de kan skifte ejer eller placering flere gange, indtil de skal udskiftes. Andre typer af assets, der har en længere levetid, kan eksempelvis være ventilationsanlæg eller elevatorer. Begge assets skal have udført lovpligtige eftersyn med faste intervaller. Her kan du bruge dit Asset Management til at give dig et bedre overblik over disse assets og eventuelle fejl, der skal udbedres. Det kunne også være ting til udlåns, heriblandt kameraer, PC’ere og cykler, hvor du har brug for at vide, hvem der lånte hvad og hvornår. Dit Asset Management kan selv sende en e-mail og bede om at få det returneret, når det har været udlånt i en bestemt periode.

3 tips til at opbygge et godt Asset Management

Okay, du har nu fået et indspark til, hvordan du kan komme i gang samt hvordan du kan anvende Asset Management i din organisation – men hvad skal du have in mente, hvis du ønsker at få succes med dit Asset Management? Der er selvfølgelig flere ting, som spiller ind, men vi giver dig hermed mine tre tips til opbygningen af et godt Asset Management;

Keep it simple

Du skal for det første være opmærksom på, hvem der skal bruge disse data. Er det kun servicedesken? Så har de måske kun brug for at kunne finde data på de mest nødvendige ting som for eksempel; leverandør af serviceaftaler eller en IP-adresse, hvis de skal fjernovertage en PC. Mere data betyder nemlig mere vedligehold.

Automatisering af importer sørger for, at dine data altid er ajour

På den måde sparer du både tid og ressourcer, og dine medarbejdere kan i stedet fokusere på andre opgaver.

Brug rettigheder til at styre at du kun ser de assets, der har relevans for dig

På den måde kan flere afdelinger deles om Asset Management, uden at de forskellige assets spolerer det fulde overblik.

Få mest muligt ud af dit Asset Management

Når du begynder at anvende Asset Management, er der flere forskellige ting, som du kan gøre for at få det mest mulige ud af dit Asset Management. Du kan for det første få indført nogle best practices såsom; genbrug dine asset-felter samt undgå at have et felt til indkøbspriser og et andet der hedder købspris, da der med tiden kommer for mange dubletter – og det kan derfor blive svært at bevare overblikket. Det samme gælder skabelonerne. Det giver sjældent mening at have både PC’ere, computere og desktops. Du skal i stedet samle dem i én asset-type.

Dernæst er det en god idé at udnytte de mange muligheder for automatiseringer. Det dynamiske API, der tilpasser sig i realtime til de felter, du vælger at tilføje til dine asset-skabeloner, giver rig mulighed for at kunne manipulere data via automatiseringer. Derudover kan du gøre brug af automatiserede e-mails, API-kald og dokumenter. Eksempelvis kan du lade et asset sende en e-mail, når garantiperioden er ved at udløbe på en computer eller en telefon, udskrive en PC-udleveringsseddel til en bruger eller rykke for at få returneret et udlånt asset.

Vil du vide mere?

Er du interesseret i at lære mere om, hvordan du kan anvende Asset Management i din organisation? Så kan du se vores webinar Asset Management – if you can dream it, you can do it…næsten! Her bliver du introduceret for dos & don’ts, får indblik i eksempler fra den virkelige verden samt hvordan du får mest muligt ud af dit Asset Management.

 

Inspirer andre -Del dette blogindlæg