Har du styr på alle tildelte roller og rettigheder i dit ITSM-system? Det er nemlig yderst vigtigt, at du sørger for, at de rette medarbejdere er tildelt de rigtige roller og rettigheder. Vores Service Management konsulent, Nikolaj Schøsler Poulsen, gør dig klogere i dette blogindlæg.
Hvad er rolle- og rettighedsstyring?
Rolle- og rettighedsstyring er helt konkret en proces, hvor man kontrollerer og regulerer adgangen til informationer og ressourcer. Det kan omfatte at give brugerne visse rettigheder og beføjelser til at udføre bestemte opgaver eller få adgang til bestemte informationer. Dertil kan andre begrænsninger eller forholdsregler, ligeledes pålægges medarbejderne af sikkerhedsmæssige årsager.
Formålet er at sikre, at informationer og ressourcer er tilgængelige for de medarbejdere, der har brug for dem, mens det samtidig beskytter disse data mod uautoriseret brug.
Rolle- og rettighedsstyring er noget, som kan være relevant for alle de afdelinger, der arbejder i dit ITSM-system.
Eksempler på anvendelse af rolle- og rettighedsstyring i ITSM
Rolle- og rettighedsstyring er noget, som kan være relevant for alle de afdelinger, der arbejder i dit ITSM-system. Men hvordan kan det anvendes af de forskellige teams? Her er nogle eksempler:
Administratorer
Administratorer har ofte en særlig rolle, når det kommer til rolle- og rettighedsstyring, da de er ansvarlige for at konfigurere og opdatere systemet. Dette kunne være en gruppe medarbejdere i din it-afdeling. Administratorerne kan bl.a. tildele eller fjerne rettigheder for andre brugere, opdatere rollerne for en gruppe eller oprette nye roller.
Derudover kan de kontrollere hvilken type information eller opgaver, en bruger har adgang til. F.eks. kan en administrator tildele en medarbejder rettigheder til at se opgaver, der er tildelt deres afdeling, men ikke andre afdelinger.
Supportteam
I et supportteam kan rolle- og rettighedsstyring anvendes til at kontrollere hvilke medarbejdere, der har adgang til at se og besvare supportanmodninger. Administratorerne kan f.eks. tildele supportteknikere adgang til at opdatere og løse opgaver, mens andre medarbejdere kun har ’læseadgang’.
Udviklingsteam
I et udviklingsteam kan rolle- og rettighedsstyring anvendes til at kontrollere, hvilke medarbejdere, der har adgang til at opdatere og teste koden. Udviklere kan tildeles rettigheder til at oprette og teste nye funktioner, mens andre medarbejdere kun har adgang til at læse koden.
Sådan kommer du i gang
Er du i tvivl om, hvordan du kommer i gang med at arbejde med rolle- og rettighedsstyring? Jeg har gjort det nemt for dig! Anvend blot disse trin:
1. Analyse af forretningsbehov
Analysér de forretningsbehov, der har brug for rettighedsstyring. Dette kan omfatte bestemte opgaver, adgang til information eller kontrol over, hvem der kan opdatere data.
2. Definition af roller
Definér de roller, der skal oprettes i organisationen. Dette kan omfatte supportteknikere, udviklere, administratorer og andre personalegrupper.
3. Tildeling af rettigheder
Tildel rettigheder til hver rolle. Dette kan omfatte adgang til opgaver, information og andre systemfunktioner.
4. Implementering af løsning
Implementér den valgte løsning for rolle- og rettighedsstyring. Dette kan omfatte oprettelse af brugerkonti, tildeling af roller og konfiguration af systemindstillinger.
5. Overvågning og opdatering
Overvåg og opdatér rettighedsstyring løbende for at sikre, at det fortsat passer til forretningsbehovet. Dette kan omfatte ændring af roller, tildeling af nye rettigheder og opdatering af systemindstillinger.
Ved at følge disse trin…
…kan du oprette en effektiv og sikker løsning for din rolle- og rettighedsstyring. Det er vigtigt at tænke over dit behov og dermed definere dine roller og rettigheder på en sådan måde, der gør det nemt at administrere og opdatere systemet.
Ved at have en klar rolle- og rettighedsstruktur kan du sikre, at sensitive data kun er tilgængelig for de personer, der har brug for dem.
Dos & don’ts inden for rolle- og rettighedsstyring
Der er flere ting, du skal være opmærksom på, når du arbejder med rolle- og rettighedsstyring. Jeg har derfor udformet en liste til dig med de vigtigste do’s & don’ts.
Do’s:
- Definér klart dine roller og rettigheder; så du ved, hvem der har ansvar for hvad, og hvem der har adgang til hvilke systemer og informationer
- Tildel rettigheder baseret på behov; så medarbejderne har adgang til de nødvendige systemer og informationer, deres arbejde kræver
- Evaluér regelmæssigt; for at sikre, at dine roller og rettigheder er opdaterede og relevante for din organisation
- Sikr dokumentation; så du nemt kan gennemse og opdatere dine roller- og rettigheder, hvis det er nødvendigt
- Kommuniker ændringer: til de relevante i organisationen, så de er bekendt med deres nye ansvar og adgang
Don’ts:
- Tildel ikke overvældende rettigheder; til én person, da det kan føre til sikkerhedsbrister og compliance-problemer
- Ignorer ikke sikkerhed; når du tildeler rettigheder. Sørg for, at der er adgangskontrol og audit-logføring på plads, så du kan spore, hvem der har adgang til hvad
- Overse ikke ændringer i organisationen: såsom nye ansættelser eller ændringer i processer, da det kan have indflydelse på, hvem der har brug for adgang til bestemte systemer eller informationer
- Fjern ikke rettigheder uden grund; da det kan føre til frustrationer og hindre medarbejderne i at udføre deres arbejde effektivt
- Ignorer ikke compliance-krav; såsom GDPR eller HIPAA. Sørg for, at du overholder relevante love og regler, når du tildeler rettigheder og styrer adgang til informationer
Hvorfor er det vigtigt at opretholde en bestemt struktur?
Det er der flere grunde til. Jeg har derfor prøvet at skitsere nogle af de mest essentielle. På den måde får du forhåbentlig et indblik i, hvorfor du bør have fokus på at opbygge den rette struktur.
Sikrer databeskyttelse
Ved at have en klar rolle- og rettighedsstruktur kan du sikre, at sensitive data kun er tilgængelig for de personer, der har brug for dem – og at der er en kontrol med, hvem der har adgang til disse informationer.
Fremmer samarbejde
Ved at tildele de rette rettigheder til de rigtige medarbejdere kan du fremme samarbejdet og effektiviteten i organisationen. Dette gør det nemmere for medarbejderne at arbejde sammen og udføre deres opgaver, uden at de behøver at afvente godkendelse eller assistance fra andre.
Øger gennemsigtighed
En klar rolle- og rettighedsstruktur øger gennemsigtigheden i organisationen ved at angive, hvem der har ansvaret for bestemte opgaver og information. Dette gør det nemmere at følge opgaver og beslutninger – og det fremmer ansvarlighed.
Let at administrere
Ved at have en godt defineret rolle- og rettighedsstruktur kan du nemmere administrere og opdatere systemet. Dette gør det muligt at justere rettigheder og roller efter behov, uden at det kræver en stor indsats.
Det er vigtigt at have en regelmæssig rutine for at opdatere og evaluere roller og rettigheder.
Hvor ofte skal du opdatere dine roller og rettigheder?
Det afhænger af størrelsen og kompleksiteten af din organisation samt de systemer og processer, du anvender. Generelt anbefales det at opdatere roller og rettigheder regelmæssigt, da organisatoriske ændringer og nye ansættelser kan have indflydelse på, hvem der har brug for adgang til bestemte systemer eller informationer.
Nogle organisationer opdaterer deres roller og rettigheder hver måned, mens andre gør det hvert kvartal eller en gang om året. Det afhænger af dine interne processer og behov.
Det er dog vigtigt at have en regelmæssig rutine for at opdatere og evaluere roller og rettigheder. På den måde kan du sikre, at de er relevante og opdaterede – og at din organisation altid er beskyttet mod sikkerhedsbrister og compliance-problemer.
Interesseret i at vide mere?
Ønsker du at blive klogere på, hvordan du bedst muligt kan strukturere din rolle- og rettighedssyring? Få inspiration på vores webinar: Rolle- og rettighedsstyring: en guide til den rette struktur.
