Arbejdet i servicedesken kan være hektisk – og for mange er det svært at få ressourcerne til at strække. Det er derfor essentielt, at du giver dit team de bedste forudsætninger for at arbejde så effektivt som muligt. Vores Service Management konsulent, Klaus Møller, gør dig klogere i dette blogindlæg.
Optimér dine processer med TOPdesk
TOPdesk gør det let for din servicedesk at yde en fantastisk service – og de smarte funktioner kan hjælpe dig med at optimere dine arbejdsgange. Her er nogle elementer, som er værd at fremhæve:
Overblik
I TOPdesk kan du nemt få et overblik over alle indkomne sager, assets og data. Det gør det nemt for servicedesken at se alle opgaver, håndtere forespørgsler samt eskalere sagerne imellem sig. Ved hjælp af rapporteringsmulighederne kan du dykke ned i dine processer og services – og gribe ind de steder, hvor der er behov for forbedring. Du kan derfor aktivt sørge for at dine services tilpasses brugernes behov.
Serviceportalen
Giv dine brugere mulighed for nemt og enkelt at finde guides, FAQ’er, oprette sager, foretage bestillinger og meget mere. En sådan portal er med til at gøre brugerne mere selvstændige – og i bedst fald kan den medvirke til, at de selv er i stand til at løse deres sag. For operatørerne er serviceportalen med til at ensarte deres processer og gøre sagsbehandlingen mere effektiv. I takt med at de selv opretter de formularer, som brugerne indsender, er de sikret adgang til alle de relevante informationer fra start. Alt sammen noget, der medvirker til reducerede svartider og øget brugertilfredsheds.
Videnshåndtering
Oprettelsen af en vidensbase kan både skabe værdi for brugerne og operatørerne. Brugerne kan søge efter den viden, som de mangler i serviceportalen. Og operatørerne kan dele deres viden med resten af servicedesken i portalen, hvilket betyder, at sagerne potentielt kan løses ved hjælp af få klik.
Automatisering
Ved hjælpe af de mange automatiseringsmuligheder kan du f.eks. sikre, at dine GDPR-ansvarlige får tilsendt relevant information i deres anmodninger, automatisere simple forespørgsler såsom nulstilling af adgangskoder samt digitalisere din off- og onboardingproces via smarte godkendelsesflows – så de rette medarbejdere modtager bestemte informationer på det rigtige tidspunkt, herunder IT, HR, FM og receptionen.
Procesoptimering 101: det skal du være opmærksom på
Hvem vil ikke gerne arbejde mere effektivt? Men der kan nogle gange være liiidt langt fra tanke til handling, hvis du ikke gør et ordentligt forarbejde. Jeg vil derfor anbefale dig at:
Beskrive dine processer: Sørg for at sikre, at I får alle led med, når processerne skal opbygges i systemet.
Test, test, test: Selvom du har en velbeskrevet proces, kan den næsten altid forbedres. Du bør derfor teste og evaluere dine processer løbende.
Systemet kan ikke stå alene: Hvis medarbejderne ikke er klædt ordentlig på til opgaven – eller har for travlt med andre ting, så kan du ende, hvor du startede: evig brandslukning. Det er derfor din opgave at få opbygget en kultur, hvor I arbejder så smart som muligt – ved hjælp af alle de muligheder, som systemet tilbyder.
3 gode grunde til at anvende TOPdesk
TOPdesk giver dig uanede muligheder for at komme brandslukningen til livs, men der er særligt tre ting, jeg vil fremhæve:
- Øget medarbejder- og kundetilfredshed
- Servicedesken får frigivet tid til de mere komplekse opgaver samt til de opgaver, der giver dem energi
- Lettere at samarbejde – også på tværs af serviceafdelinger
Interesseret i at vide mere?
Ønsker du at blive klogere på, hvordan du kan tage din servicelevering til det næste niveau? Download vores smarte Service Management Guide og bliv introduceret til best practices, de nyeste buzzwords og gode tips og tricks.
