5 tips til en succesfuld migrering til TOPdesk Asset Management

En migrering fra Configuration Management til Asset Management kan være en tung proces. Som enhver anden ændring kræver det en vis indsats, tid og tilpasning. For ikke at nævne, at du i mellemtiden stadig skal drive en forretning. Vi kan dog glæde dig med, at den seneste udvikling og nye features i TOPdesk Asset Management i den grad er hele arbejdet værd.

5 steps til en vellykket migration

Hvordan kommer du bedst muligt igennem migrationsprocessen – og dermed skaber en glidende overgang for både din it-afdeling og resten af dine kollegaer? Der er ikke noget entydigt svar på dette spørgsmål. Vi har derfor samlet en liste med fem simple steps, så du bedst muligt kan komme i gang med at anvende TOPdesks Asset Management.

1. Lav en asset konsekvensanalyse

Viden er nøglen, når man går i gang med enhver form for forandring. Migrering til Asset Management er ingen undtagelse. Hvis du har anvendt Configuration Management i nogle år, vil der helt sikkert være visse værdigenstande, som du simpelthen ikke ønsker eller behøver at migrere. Derfor råder vi dig til at starte med at gøre rent bord. Lav en analyse af de nuværende værdier i Configuration Management, så du er klar over, hvilke elementer der er vigtige for dig at migrere – og hvilke der ikke er så vigtige. Der kan være assets, som du har registreret for længe siden, og som du måske ikke længere har licensrettighederne til. Eller måske gemmer der sig værdier i hjørnerne af dit it-økosystem, som ingen længere har brug for.

Uanset hvad, så gå i gang med at udarbejde en oversigt over den aktuelle tilstand for dine assets og afhængighederne mellem dem og andre systemer, du bruger. Det vil ikke kun give dig indsigt i og tillid til migreringsprocessen, men det vil også sikre, at du er klar over omfanget af den ændring, du vil gennemføre.

2. Få et testmiljø

Test før migreringen er, tør vi godt sige, lige så vigtig som den egentlige migrering. En migrering fra Configuration Management til Asset Management kan være en betydelig ændring for din organisation. Så for at sikre en vellykket og ubekymret proces opfordrer vi dig til at udføre migreringen i dit opdaterede testmiljø først. Det kan være nøglen til at undgå migreringsfejl, identificere potentielle problemer tidligt og styre den indvirkning, migreringen vil have på din organisation, korrekt. Blandt de mange fordele kan en testkørsel også være det rette tidspunkt til at rydde op i dine asset templates: Fjern felter og/eller widgets, som du ikke bruger, navngiv dine felt widgets og omorganiser felterne, hvis det er nødvendigt.

Har du ikke et testmiljø? Kontakt din Customer Success Manager for at diskutere, hvad dine bedste muligheder er.

3. Afsæt rigeligt tid og forbered dig på at gøre en indsats

Med risiko for at gentage os selv: en migration vil kræve tid og kræfter. Selvom det måske står krystalklart nu, så er det noget andet at afsætte den nødvendige tid og ressourcer til en vellykket overgang.

Men hvordan ser sådan et forløb så ud? Det er værd at nævne, at migreringstiden vil variere fra den ene organisation til den anden. Og der er flere faktorer, som spiller ind – fra organisationens størrelse til mængden af asset-typer og antallet af afdelinger, der arbejder med systemet.

Uanset hvad, vil vi råde dig til at give din organisation en realistisk tidsramme, så der er plads til at begå (eventuelle) fejl. For det er næsten uundgåeligt, at noget vil gå galt undervejs. Du bør derfor prioritere præcision frem for hastighed.

Det er vigtigt, at du forbereder dig på at gøre en ordentlig indsats. Det betyder, at du fuldt ud skal forstå omfanget af en migrering. Det giver dig mulighed for at identificere de færdigheder, du og dine kollegaer skal bruge for at gennemføre processen.

4. Forbered din organisation og dine kollegaer

Når du er færdig med at teste, og inden du begynder at planlægge den egentlige overgangsproces, er det vigtigt, du sørger for at informere dine kollegaer om disse ændringer. I sidste ende er arbejdet med Asset Management en kollektiv bestræbelse, og derfor skal alle de involverede være opdateret.

For at introducere dine kollegaer til det nye system kan du enten afholde et kursus eller dele en video, en manual, en arbejdsinstruktion eller et kort med hurtige referencer. Når du vælger din tilgang, skal du tænke på, hvordan folk skal anvende det nye system: Har de kun brug for at linke assets til et opkald og lejlighedsvis se dets oplysninger? Eller har de brug for at skabe brugerdefinerede oversigter, oprette nye assets eller administrere lageret?

5. De sidste trin, før du går live

Du er der næsten! Når de foregående steps er taget, forventer vi, at de sidste trin er de mest gnidningsløse og nemmeste. Nogle af dem vil være at:

• Lav en backup: Det er bedre at være på den sikre side, så sørg for at lave en backup af din TOPdesk-database, før du udfører migreringen i dit produktmiljø.
• Udfør den faktiske migrering af objekttyper, som blev udført under testmigreringen.
• Sørg for, at dine asset templates er ryddet for ubrugte funktionaliteter – og at de også er logisk grupperet.
• Opsæt erstatningsfunktionaliteter – brug testmiljøet som reference til at opsætte handlinger, oversigter, rapporter eller importer, som er nødvendige for dine processer.

Endelig!

Du er klar til at gå i gang. Og det mest spændende er endnu ikke kommet: Med Asset Management er mulighederne for at gøre dit arbejde bedre og dine kollegers liv lettere næsten uendelige.

Systemets kombinerede fleksibilitet og automatiseringsmuligheder betyder også, at du kan være kreativ med din procesforbedring. For ikke at nævne, at vi løbende arbejder på nye funktioner, så sørg for at holde dig opdateret om de nyeste funktioner via vores produktnyhedsbrev.