Hogyan kezeld felelősen az adataidat a TOPdeskben – manuális munka nélkül

Az adatok felelős kezelése nemcsak az adatvédelmi jogszabályok betartásáról szól – hanem arról is, hogy gördülékenyebbé tedd a TOPdesk használatát a szolgáltató csapataid számára. De hogyan lehetne ez a folyamat még egyszerűbb? Az új TOPdesk funkciókkal pontosan láthatod, mennyi adatot tároltok, valamint automatikus adatkezelési folyamatokat is beállíthatsz.

Miért érdemes adatokat törölni a TOPdeskben?

Ha fájlokat törölsz vagy anonimizálsz a TOPdeskben, akkor:

• elkerülöd az adatvédelmi előírások megsértésének következményeit
  Az olyan adatvédelmi törvények, mint a GDPR, előírják, hogy a már lezárt szolgáltatásokkal kapcsolatos fájlokat törölni kell, a személyes adatokat pedig anonimizálni. Ha bekapcsolod a TOPdesk adatkezelési beállításait, olyan automatikus folyamatot hozol létre, ami felgyorsítja az adatvédelmi ellenőrzéseket – és segít a szabályok betartásában is.
• átláthatóbbá teszed a TOPdesk környezetedet
  Ha rendszeresen “rendet raktok”, az operátorok könnyebben megtalálják a számukra releváns információkat. Nem kell felesleges bejelentéseket vagy fájlokat átnézniük, és a keresési funkció is gyorsabban fog működni.
• hozzájárulsz a vállalati társadalmi felelősségvállaláshoz (CSR)
  Ha csak a szükséges adatokat tárolod, nemcsak a saját, hanem a TOPdesk CSR céljaihoz is hozzájárulsz. A rendszeres adat-tisztítással kevesebb szerverre lesz szükség az adatok tárolásához, így csökken az energiafelhasználás is.
• összhangban maradsz a TOPdesk Fair Use Policy-val
  A szervezetetek aláírta a Fair Use Policy-t, ami meghatározza, mennyi adatot tárolhattok: ez fizetett operátoronként 2 GB-ot jelent. Az adatkezelési funkciókkal láthatod, mennyit használtok jelenleg, és szükség esetén csökkentheted ezt a mennyiséget – így nem kell kapkodva törölni a felesleges adatokat.

Fejlesztések a TOPdesk adatkezelési funkcióiban

A fentebbi szempontokat figyelembe véve jól látszik, milyen fontos szerepe van az adatkezelésnek a TOPdeskben. Éppen ezért került fel a funkció továbbfejlesztése a termékfejlesztési ütemtervünk elejére – a TOPdesk User Panel visszajelzései alapján.

A felhasználók jelezték, hogy hiányolnak egy áttekintést arról, mennyi adatot tárolnak és anonimizálnak, és a korábbi fájltörlési beállítások nem voltak elég érthetők – nem derült ki világosan, milyen következményei vannak egy-egy beállítás bekapcsolásának.
(Ráadásul nem is voltak eléggé rugalmasak: például előfordulhat, hogy csak egy-egy operátorcsoport esetén szeretnétek az adatokat hosszabb ideig tárolni.)

A visszajelzések alapján fejlesztettük ki az Adattárolási Dashboardot (Data Storage Dashboard). Ez az új felület jobb rálátást ad arra, hogyan kezelitek az adatokat a rendszerben. Továbbá javítottunk a fájltörlési beállításokhoz tartozó információkon és útmutatókon is – így pontosan tudni fogod, hogyan alakítsd ki a folyamatot a szervezet igényei szerint.

(Az utolsó fejlesztési lépések – a részletesebb, célzottabb adatkezelési lehetőségek – 2025 harmadik negyedévében érkeznek majd.)

Adattárolási Dashboard: nézd meg, hogyan kezeled az adataidat

Ha felelősen szeretnél adatot kezelni a TOPdeskben, először is tudnod kell, milyen típusú adatokat tárolsz, és azok mennyi helyet foglalnak. Csak akkor tudsz hatékony lépéseket tenni, ha átlátod a teljes képet.

Az új Adattárolási Dashboard ebben segít: világos áttekintést ad az adataidról. A TOPdeskben ezt a Beállítások > Funkcióbeállítások menüpont alatt találod, a „Responsible data management” fülön. Itt megnézheted:

• az aktuális adattárolási állapotodat – például azt, hogy a legtöbb fájlod incidensekhez vagy tudásbázishoz van feltöltve, illetve milyen régi adatokat tároltok;
• a személyek és operátorok anonimizálási állapotát – megtudhatod, hány személy és operátor van archiválva, akiknek az adatai még mindig láthatók a rendszerben.

Ezek alapján könnyen beazonosíthatod, hol érdemes elkezdeni a nagytakarítást.

Fájlok törlésének beállításai: manuális munka nélkül

Az idő múlásával rengeteg – sokszor bizalmas vagy már irreleváns – adat halmozódik fel a rendszerben. Például egy végfelhasználó feltölthet képernyőfotókat egy hibáról egy bejelentéshez. A megoldás után ezek már feleslegesek – ráadásul gyakran személyes vagy érzékeny adatokat is tartalmaznak.

Szerencsére a TOPdeskben két alfül is segít az adatok és fájlok automatikus törlésében. Ezek a F Funkcióbeállítások > „Responsible data management” részen belül találhatók, a következő neveken:

• „Személyes adatok védelme”
• „Fájlkarbantartás”

Ezekkel a beállításokkal modulonként megadhatod, mikor történjen meg az elavult információk anonimizálása vagy törlése – teljesen automatikusan. Így jelentősen csökkentheted a manuális munkát, és sokkal könnyebben betarthatod az adatvédelmi előírásokat is.

És ne feledd: 2025 harmadik negyedévétől még részletesebb beállítások is érkeznek a fájlok célzottabb törléséhez. Érdemes figyelni a frissítéseket!

Gyakran Ismételt Kérdések

Félek, hogy adatvesztés történik, ha bekapcsolom ezeket a beállításokat. Tényleg aggódnom kell?

Nem kell aggódnod. A fájltörlési és anonimizálási funkciókat kifejezetten úgy terveztük, hogy a személyes azonosításra alkalmas adatokat távolítsák el – nem pedig a hasznos információkat. A beállítások bekapcsolásával csak az elavultak törlődnek, miközben megfelelsz az adatvédelmi előírásoknak is.

Fontos viszont, hogy felkészülj a beállítások aktiválása előtt. Ellenőrizd, milyen adatvédelmi szabályozások vonatkoznak a szervezetedre – például a GDPR, vagy nemzeti törvények. Figyelembe kell venned a belső adatkezelési szabályzatot is, amely meghatározza, meddig kell megőrizned az adatokat (ez az ún. megőrzési időszak).

Van olyan adat, ami segíthetne a jövőbeni hibák megoldásában. Ezeket később is elérjük, ha automatizáltan törlünk fájlokat?

Igen, de lehet, hogy egy kicsit módosítanotok kell a folyamataitokon.

A jó hír: az anonimizált kártyákat továbbra is eléritek. Az alapértelmezett anonimizálási funkciók csak a személyes adatokat törlik a bejelentésekből, e-mailekből és csatolmányokból – az általad beállított szabályok alapján. A ténylegesen törölt fájlokat viszont nem lehet visszaállítani.

Ezért érdemes a lezárt bejelentések hasznos információit átemelni a Tudásbázisba. Itt strukturált tudáselemeket hozhatsz létre, amiket megoszthatsz a felhasználókkal és kollégáiddal. Ha ezeket előtte megtisztítod a személyes adatoktól, a végfelhasználók önállóan is hozzáférhetnek a tudásportálon, míg a kollégák gyorsabban tudják megoldani a hasonló eseteket.

Fontos: a TOPdesk az incidenskezelés és tudásmegosztás mestere. Ha viszont hosszú távú (pl. 20+ évre szóló) archiválásra van szükséged, inkább egy dokumentumkezelő rendszer bevezetését javasoljuk.

Ha többet szeretnél tudni a Tudásbázisról, keresd bizalommal a tanácsadódat vagy kapcsolattartódat – szívesen segítenek!

Nem tudom pontosan, mi fog történni, ha bekapcsolom ezeket a beállításokat. Tudtok ebben segíteni?

Persze! A TOPdeskben a fájltörlés és anonimizálás beállításainál minden lépéshez részletes útmutatókat és információkat találsz. Ezeket a beállítási oldalon közvetlenül is meg tudod nyitni.

Nem lehetne, hogy ti kapcsoljátok be ezeket helyettünk?

Sajnos nem. A TOPdesk nagyszerű eszköz ahhoz, hogy megfelelj az adatvédelmi jogszabályoknak – de az adatok kezeléséért és a szabályok betartásáért a vállalatod felelős. Neked kell tudnod, mely törvények és megőrzési szabályok érvényesek rátok.

Bővebb információt a My TOPdesk-en található KI 18479 tudáselemben olvashatsz.

Kezdd el most az adatkezelést a TOPdeskben

A felelős adatkezelés nemcsak az adatvédelmi előírások betartásában segít – hanem abban is, hogy a kollégáid gyorsabban megtalálják, amit keresnek. Az Adattárolási Irányítópult és a fájlkezelési beállítások megkönnyítik a takarítást: átláthatóvá teszik, mennyi adatod van, és automatizálják a tisztítást.

Készen állsz az első lépésre?
Nézd meg, mennyi adatot tároltok most az Adattárolási Dashboard segítségével.
Ha rögtön lépnél, keresd meg a beállításokat a TOPdesk környezetedben, és kapcsold be a fájltörlést és az anonimizálást még ma!