Mennyibe kerül egy ITSM eszköz?

Mennyibe kerül egy ITSM eszköz? Bár ezt a kérdést bonyolult megválaszolni, mivel nagyon sok tényezőt kell mérlegelni, igyekszünk néhány általános iránymutatást adni.

Ha IT Service Management szoftvert keresel, akkor sok mindent kell megvizsgálnod, mielőtt kapcsolatba lépnél az esetleges beszállítókkal, vagy megrendelnél egy fizetős megoldást.

Bizonyára te is meg szeretnéd ismerni az összes elérhető funkciót, látni szeretnél néhány ügyfélbizonylatot, felhasználói tapasztalatokat, véleményeket; illetve tudni szeretnéd, hogy milyen ügyféltámogatás van.

Mielőtt azonban értékes időt és erőforrásokat fordítanál az eszközök összehasonlítására és a legjobban tetsző eszközök szűkített listájának összeállítására, előbb egy mérvadó dologgal kell foglalkoznunk: megengedheted-e magadnak, hogy egyáltalán ITSM szoftverekkel foglalkozz?

Azáltal, hogy megtudod, mennyibe kerülnek az IT szolgáltatásmenedzsment szoftverek általában, könnyebben eldöntheted, hogy egyáltalán szeretnél-e ezekkel részletekbe menően foglalkozni. Ha esetleg most nem prioritás mindez, a jövőre nézve még hasznosak lehetnek a kiderített információk.

Úgy tűnik, hogy a SaaS előfizetések megjelenése átláthatóbbá teszi a szolgáltatásmenedzsment szoftverek világát, mivel a gyártók a honlapjukon feltüntetik a kezdő árakat. De mi van akkor, ha ezt egy autó vásárlásához hasonlítjuk? Az autóknak gyakran van induló ára, de rengeteg lehetséges extrával is járnak, például biztosítással, adókkal és karbantartással. De akárcsak egy új autó vásárlásakor, itt sem könnyű kideríteni, hogy végül mennyit kell fizetni egy ITSM eszközért.

Olvass tovább, és tudd meg cikkünkből, hogy milyen tényezőket kell figyelembe venni az ITSM eszközök árainak összehasonlításakor.

Ne a legalacsonyabb induló árra összpontosíts

A legolcsóbb szoftver keresése során egyes szervezetek talán csak a leendő ITSM eszközük kezdeti árára összpontosítanak.

Hogy miért ne kövesd ezt az utat?

Először is, az alacsony induló ár nem mindig az, aminek látszik. Néhány ITSM beszállítónak rengeteg rejtett költsége van, ahol például eszközönként vagy bejelentésenként kell fizetni. Ezt érdemes szem előtt tartani az árak összehasonlításakor.

Az alacsony árra való összpontosítás azt is jelenti, hogy feláldozod az olyan előnyöket, mint az alacsony karbantartás, a minőség, a rugalmasság, a felhasználóbarát jelleg, az innováció, a frissítések, a biztonság és a kapacitás. Ezekért esélyes, hogy külön kell majd fizetni, így pedig összességében már nem olyan kedvező a konstrukció, amit korábban annak ítéltél meg.

Ne feledd: egy ITSM eszköz bevezetése olyan beruházás, amely pénzbe, erőforrásokba és időbe kerül. Mi történik, ha rossz partnert választasz? Ezt a befektetést nem fogod visszakapni, miután elváltak útjaitok. Ezért fontos, hogy időt szánj arra, hogy megtaláld a neked megfelelő beszállítót.

Döntsd el, milyen funkciókat szeretnél

Először is gondold végig, milyen funkciókat szeretne használni a szervezeted. Az IT szolgáltatáskezelő eszköz megvásárlásakor leggyakrabban előforduló kiegészítő funkciók közé tartoznak a következők:

• Incidenskezelés
• Eszközkezelés
• Üzemeltetések kezelése
• Change & Release menedzsment
• Problémakezelés
• Tudásmenedzsment
• Erőforrás-menedzsment
• Dashboardok és riportok
• Önkiszolgáló portál
• Kérelmek teljesítése
• Szolgáltatási katalógus kezelése
• Látogatók kezelése
• Foglalások kezelése
• Ingatlankezelés
• Munka megrendelések
• Szerződés és SLA menedzsment
• Tervezett megelőző karbantartás

És ez csak a jéghegy csúcsa. Mivel a legtöbb szoftvergyártó szolgáltatásonként számol fel díjat, jó, ha előre tudod, hogy mely funkciókra lesz szükséged – mind a jelenlegi helyzetedben, mind a jövőben. Fontos azt is felmérni, hogy fizethetsz-e funkciónként, vagy ragaszkodnod kell-e bizonyos csomagokhoz, amelyeket a szállító összeállított.

On-premise vagy SaaS?

Bizonyára többen is vagyunk, akik élénken emlékeznek, hogy tinédzserként, valahol a kilencvenes években számítógépboltba jártunk, és délutánonként csak böngésztük a polcokat új videojátékok után kutatva. Ma már csak feltöltjük a Steam-fiókunkat, és elkezdünk játszani. Könnyen meglehet, hogy egyes szervezetek ugyanezt az on-demand élményt szeretnék majd az ITSM beszállítójuktól is.

A Saas (Software as a Service) számos előnnyel jár. Ilyenek például a gyakori automatikus frissítések, és hogy nem kell aggódni a technikai karbantartás miatt sem. Megjegyezzük, hogy az on-premise – vagyis amikor a szoftvert a te saját szervezeted telephelyén lévő számítógépekre telepítik és futtatják – is rendelkezik néhány sajátos előnnyel, és könnyen előfordulhat, hogy ezen lehetőséggel is találkozol, amikor ITSM eszközt keresel.

Egyes szervezetek számára – különösen ahol jogszabályok általi kötöttségekről beszélhetünk – a helyben telepített ITSM eszköz megléte még kötelező is.

• A SaaS és az on-premise közötti választásnak komoly következményei lesznek a teljes tulajdonlási költségre (Total CostTCO) nézve. Ezért a különböző árképzési szempontok felsorolásakor rámutatunk a SaaS és az on-premise közötti különbségekre.

Hogyan befolyásolja a telepítés és a bevezetés az ITSM szoftverek költségeit?

Amikor valaki megkérdezi tőlünk, hogy mennyibe kerül az IT szolgáltatáskezelő szoftverünk, a bevezetés mindig kulcsfontosságú tényező.

Lehet, hogy egy valódi SaaS beszállító esetében nem kell telepíteni semmit, viszont a szállítónak a saját részéről kell némi beállítást végeznie. A SaaS előnye egy helyhez kötött eszközzel szemben az, hogy ezekért a beállításokért egyszeri díjakat kell csak fizetni, mivel az első naptól kezdve minden frissítés apró és iteratív lesz.

A helyhez kötött rendszerekhez kezdeti beállításra van szükség, még akkor is, ha semmit sem akarsz testre szabni, vagy más rendszerekkel integrálni. Mindig lesz költsége a szoftver telepítésének, az adatbázis konfigurálásának, és persze annak ellenőrzésének, hogy minden rendben működik-e. És mi van, ha készen van a szoftver legújabb verziója? Számíts arra, hogy minden alkalommal kisebb, de attól még jelentős díjat kell fizetned.

A telepítés után a megoldást (mind a SaaS, mind az on-premise esetében) megfelelően be kell állítani a te részéről, hogy maximális eredményeket érj el. Egy ITSM eszköz bevezetésének költsége általában attól függ, hogy hány tanácsadóra és mennyi időre van szükség. Itt döntő tényező lesz az általad használt funkciók száma, a vállalat mérete és az eszközt használni szándékozó részlegek száma.

Hogyan befolyásolják a licencek és az előfizetések az ITSM szoftverek költségeit?

On-premise szoftverben gondolkodsz? Akkor valószínűleg örökös licencet keresel: egyszeri díj ellenében örökké használhatod kedvenc ITSM szoftvered egy adott verzióját. Lehetőség van a szoftver lízingelésére vagy előfizetésre is, ami azt jelenti, hogy éves díjat kell fizetned.

A SaaS-rendszer választása azt jelenti, hogy havonta, évente vagy akár néhány évente is számláznak neked. Természetesen, ha hosszabb időre választod az előfizetést, nagyobb kedvezményt kaphatsz. A TCO kiszámításakor vigyázz: semmi sem akadályozza meg a szállítót abban, hogy emelje az árait.

Hogyan befolyásolja az adatmigráció az ITSM szoftverek költségeit?

Akár már használsz szolgáltatáskezelő eszközt, akár táblázatokkal és e-mailekkel dolgozol: mindig vannak olyan adatok, amelyeket nem akarsz vagy nem tudsz hátrahagyni. Az adatok migrálása nagyban függ attól, hogy mennyi adatról van szó, és milyen formátumban. Egyes migrációkat könnyű lesz elvégezni, de néha az összes adatot át kell konvertálnod egy másik formátumba. Mind a SaaS, mind a helyhez kötött szolgáltatások esetében egyszeri díjra kell számítani.

Hogyan befolyásolja a képzés az ITSM szoftverek költségeit?

Ha az új szolgáltatásmenedzsment szoftver bevezetését sikerre akarod vinni, fel kell készítened a felhasználókat és az ügynököket. A gyártók gyakran kínálnak valamilyen (házon belüli) képzést, hogy az alkalmazottak, az ügynökök és az alkalmazásmenedzserek felkészülhessenek. Ez lehet egy egy- vagy kétnapos tanfolyam, webinárium vagy e-learning program. A költségek attól függnek, hogy hány alkalmazottja van a szervezetnek.

Ne feledkezz meg a karbantartásról és a támogatásról

Amikor különböző szolgáltatókat vizsgálsz, észreveheted, hogy a legtöbb SaaS szolgáltató nem említi a karbantartási vagy támogatási díjakat. Ez nem azt jelenti, hogy nincsenek: ezek egyszerűen csak benne vannak az előfizetési díjban. Legyél azonban óvatos, mert ez sokszor csak az alapvető támogatásra és karbantartásra igaz. Ha további támogatásra van szükséged, gyakran külön díjat kell fizetned.

A helyhez kötött szoftverekhez általában éves karbantartási szerződés tartozik, amely magában foglalja a támogatást, a frissítéseket és a hibajavításokat is. Számíts arra, hogy az örökös licencköltségek körülbelül 20%-át kell fizetned. A SaaS szoftverek licencelési költségeihez hasonlóan a gyártók dönthetnek úgy, hogy az első szerződés lejárta után megemelik a helyhez kötött karbantartási költségeket.

Hogyan befolyásolja a hardver az ITSM szoftverek költségeit

SaaS megoldásokat keresel? Akkor ez nem fog sok fejtörést okozni a szervezetednek. Az on-premise vásárlóknak azonban lehet, hogy frissíteniük kell, vagy új hardverbe kell beruházniuk, hogy az új szoftverük zökkenőmentesen fusson. Gondolj új adatbázis-szerverekre, munkaállomásokra vagy infrastruktúrára. És ne feledkezz meg a tárhely költségeiről sem. A tényleges költségek itt a szervezet méretétől és a jelenlegi hardver állapotától függenek.

Hogyan befolyásolja a személyzet az ITSM szoftverek költségeit

Végezetül, akár SaaS-t, akár helyi telepítésű megoldást keresel, egy vagy több embert kell a szervezeteden belül elkülönítened, vagy új alkalmazottakat kell felvenned, hogy a szoftvert fenntartsák és működtessék. Annyi biztos, hogy szükség lesz egy alkalmazásmenedzserre, aki szemmel tartja a fontos dolgokat.

Ne feledd, hogy egy megfelelő szolgáltatáskezelési megoldással a személyzeti költségeket is megspórolhatod, mivel hatékonyabban tud majd dolgozni, így rengeteg időt takaríthatsz meg, amelyet másra fordíthatsz.

Az egyik költség, amelyet a helyben vásárlók gyakran figyelmen kívül hagynak, az a dedikált támogatás és karbantartás, amelyre a szerverek karbantartásához lesz szükségük. A saját frissítések kezelése (és minden egyes változtatás tesztelése) szintén olyan feladat, amely a saját informatikai személyzetedre hárul.

Mint látható, sok mindent figyelembe kell venni az ITSM szoftverek árainak összehasonlításakor. Remélhetőleg ez a lista megkönnyíti a vállalkozásod számára megfelelő eszköz kiválasztását. És ne feledd: az árképzés csak egy szempont, amelyet figyelembe kell venned, amikor új ITSM megoldásokat keresel.

Szeretnél további tippeket és trükköket a megfelelő ITSM megoldás kereséséhez?

Ismerd meg jobban a TOPdesket, és egyeztess egy online demó alkalmat kollégáink valamelyikével!