A home office munkamodell növekedő tendenciájával az alkalmazottak nagyobb rugalmasságra és autonómiára számítanak tevékenységeik irányításában.
Természetesen ez az autodidakta modell kétségeket kelthet, és a service desk felé irányuló hívások száma is megsokszorozódhat.
Ebben az esetben az önkiszolgáló portál egy remek megoldás lehet a felmerülő kétségek gördülékeny megoldására és a hívások túlterhelésének elkerülésére. Sok vállalat azonban nehezen tudja elérni, hogy az alkalmazottak valóban használják is a portált.
Ön is tapasztalja ezt a kihívást? Nézze meg ezt a 7 kihagyhatatlan tippet, hogy ösztönözze az önkiszolgáló portál használatát szervezetében!
1. A kommunikáció megkönnyítése
Ha lehetséges, csökkentse az önkiszolgáló portálon a szakkifejezések használatát. Ne feledje, hogy minden alkalmazott használni fogja a portált, és annak könnyen érthetőnek kell lennie.
A portál célja, hogy a lehető legnagyobb mértékben magától értetődő legyen, mivel leggyakrabban kérdések esetén fordulnak majd ehhez a megoldáshoz az alkalmazottak, a kommunikáció egyszerűsítése mindig fontos tényező.
Minél nagyobb az érthetőség, annál magasabb az önkiszolgálás aránya, és annál kisebb lesz a lemaradás!
2. Mindig tegye közzé az önkiszolgáló portált
Az önkiszolgáló portál használatának elmaradását eredményezheti az, ha nem ösztönzi eléggé kollégáit az alkalmazásra. A frissítések bejelentésének folyamatosnak kell lennie, hogy a munkakörnyezet elkezdjen belső önálló tanulási kultúrát kialakítani.
Ha az eszköz új, akkor a lehető legtöbbször említse azt szervezetén belül, nem csak digitális úton, például e-mail és service desk hírlevelek által, hanem értekezletek során is.
Ha pedig az eszköz már használatban van, ösztönözze a csapattagokat, hogy lépjenek kapcsolatba egymással. Hangsúlyozza, mennyire megkönnyítheti munkájukat az eszköz megfelelő használata.
3. Frissítse az önkiszolgáló portált
Az önkiszolgáló portál naprakészen tartása elengedhetetlen, különösen, ha magas a home office-ban dolgozó alkalmazottak száma.
Nagyon gyakori, hogy a folyamatok megváltoznak, ekkor pedig szükség van egy kockázatokat kezelni tudó, biztos stratégiára. Ezért az önkiszolgáló portállal kapcsolatos frissítések kommunikációja különösen fontos az átláthatóság fenntartásának érdekében.
A szervezetében megjelenő folyamatok változásai közvetlenül befolyásolják az önkiszolgáló portálon található megoldások szükségességét. Kritikus fontosságú, hogy gyakran frissítsék ezeket, így továbbra is lehetőséget nyújtva arra, hogy mindenki elérje a számára szükséges megoldásokat, és hogy csökkenteni lehessen a különböző témájú hívások számát.
4. Ünnepelje meg az elért eredményeket
Növekedett az önkiszolgáló portálra irányuló lekérdezések aránya és csökkent a hívások száma? Nagyszerű, itt az ideje, hogy megünnepeljük ezt az eredményt!
Az eredmények megünneplése – legyenek azok akár a legapróbbak is – egy olyan szokás, amely extra motivációt jelenthet a csapat számára, így ösztönözve az alkalmazottakat arra, hogy nagyobb interakcióba lépjenek az eszközzel, másokat is arra bátorítva, hogy használják azt.
Küldjön emaileket és alkalmazzon ünnepélyes bannereket az ügyfélportál felületén. Ez az egyik módja annak, hogy növeljük azok tekintélyét, akik hozzájárultak a fejlődési arány javulásához.
5. Ismerje fel az érdemeket
Vannak-e olyan alkalmazottak, akik az önkiszolgáló portál használhatóságában jeleskednek? Jó ötlet lehet figyelni és kiemelni a kollégák által elért eredményeket a portálon belül.
Az egyik javaslat a gamifikáció használata a gyakori felhasználók kiemelésére. Ennek a modellnek a célja az, hogy a játékkoncepciókat a való világba hozza, így a valóság intuitívabbá és szórakoztatóbbá válhat.
Azokat a felhasználókat, akik gyakran használják a portált, a “mester” vagy “5 csillagos” felhasználók közé lehet sorolni. Így a környezet nagyon szórakoztató és teljesen egészséges versenyt teremthet a szervezeten belül.
6. A portál elrendezésének testreszabása
Ki szeret olyan virtuális eszközzel találkozni, amely felülete olyan, amire rá se néztek az elmúlt 10 évben? Sokszor ésszerűtlenek, ránézésre is kellemetlenek, és mindenekelőtt demotiválják azokat a felhasználókat, akiknek dolgozniuk kellene benne.
Egy testreszabható eszköz, amely lehetővé teszi, hogy az elrendezést a vállalat a saját stílusához igazítsa, és nagyobb hozzáférhetőséget biztosítson, sokkal felhasználóbarátabbá teheti a rendszert.
Az egyik példa erre a TOPdesk, amely – mivel paraméterezhető platform – lehetővé teszi az adott ügyfél stílusának megvalósítását, amely ez által ismerős látványt generál a felhasználók számára, és hozzájárul az önkiszolgáló portál nagyobb mértékű használatához.
7. Használjon intuitív eszközt
A megjelenés nagyon fontos, mivel első pillantásra vonzóvá válhat, de ha akadályozza a használhatóságot, akkor gyorsan csökken a használat, és a várható interakció soha nem fog megtörténni.
Az önkiszolgáló portálnak praktikusnak kell lennie, a hozzáférési linkeknek könnyen megtalálható helyeken kell lenniük, és a hozzáférés sorrendjét a szolgáltatási szektorok szerint kell megfelelően rendezni.
Lenyűgöző felhasználói élményt szeretne biztosítani? A TOPdesk megoldása vizuálisan teljes, és bármely felhasználó nagyon egyszerűen használhatja. Ezen kívül a többi felhasználóval való interakció intuitív, így pillanatok alatt küldhet kitöltendő űrlapokat és válaszolhat azokra!
A különbséget jelentő eszköz
A vállalata által használt ügyfélszolgálati portál képes alkalmazkodni az itt javasolt tippekhez?
Ha a platformja nem intuitív, nem felhasználóbarát megjelenésű, és megakadályozza, hogy testreszabja tetszés szerint, akkor figyelembe kell vennie egy bónusz tippet: keveset fognak változni az eredményei, ha maga a platform jelenti a legnagyobb problémát!
Próbálja ki a TOPdesk 30 napos ingyenes próbaverzióját, hogy a gyakorlatban érezhesse egy komplett eszköz hatásait, amelyet vállalkozásának valóságához optimalizáltak!
