Ismerje meg Michaelt. Mielőtt munkamódszert váltott, belefáradt abba, hogy állandóan túlterheltnek érzi magát, miközben az incidensek felhalmozódnak, és nem tudja, hogyan feleljen meg ügyfelei növekvő elvárásainak.

Azonban most már nyugodt lehet – függetlenül attól, hogy mi vár rá.

Más informatikai osztályok azonban még mindig túlterheltnek érzik magukat. Mivel a végfelhasználók 55%-a évről évre magasabb szintű ügyfélszolgálatot vár el, ez nem csoda.

Ahhoz, hogy lépést tudjanak tartani ezekkel az igényekkel, a Michaeléhez hasonló csapatoknak okosabban kell dolgozniuk. De tűzoltás közben az első lépés megtalálása kihívást jelenthet.

Íme 8 tipp, amelyek által minimalizálhatja a nyomást és maximalizálhatja az idejét az ügyfélszolgálati feladatok kapcsán.

1. Rendszer létrehozása

Amikor ki se lát a munkából, nehéz számon tartani, hogy mit kell tenni – arról nem is beszélve, hogy hol kezdjen neki. Ezért akár táblát, akár feladatkezelő alkalmazást használ, tegye vizuálisan láthatóvá a munkát.

2. Prioritás megállapítása

Miután áttekintette, hogy mit kell tennie, ideje elkezdeni a prioritások felállítását. Mérje fel a munkaterhelését, döntse el, mely feladatok teremtik a legnagyobb ügyfélértéket, és szervezze ezek köré az idejét. Először a nap három legfontosabb eredményére összpontosítson.

3. Ne hagyatkozzon az e-mailekre

Most, hogy már tudja, milyen munkára kell összpontosítania, ne essen abba a csapdába, hogy az e-mailjét használja az előrehaladás nyomon követésére. Írja le máshova a feladatait, vagy kövesse őket egy alkalmazással, hogy ne vesszen el a postaládájában.

4. Használjon tiltólistát

Ahelyett, hogy egy véget nem érő teendőlistát hozna létre, próbáljon létrehozni egy “tiltólistát”. Ha listát készít azokról a dolgokról, amelyeket nem kellene megtennie, az segít azonosítani a nem lényeges vagy könnyen elhalasztható feladatokat.

5. Kerülje a multitaskingot

Egyesek büszkék arra, hogy képesek multitaskingra. De ha két – vagy több! – feladatot végez egyszerre, az könnyen jelentheti azt is, hogy nagyobb valószínűséggel fog hibákat is elkövetni. Próbáljon meg egy feladatra koncentrálni, és azt teljesen befejezni, mielőtt a következőre lépne.

6. Ne törekedjen a tökéletességre

A perfekcionizmus miatt általában keményebben dolgozunk, nem feltétlen hatékonyabban. Ha tudásbázist használ, ne töltsön órákat azzal, hogy minden információt elérhetővé tesz, amikor az ügyfelei csak a 10%-át fogják azoknak használni. Ehelyett inkább csak akkor frissítse azt, amikor észreveszi, hogy bizonyos kérdések gyakrabban érkeznek.

7. Készüljön fel a következő napra

Használja a munkanap végét arra, hogy felkészüljön a következőre. Takarítsa ki a munkaterületét, ellenőrizze a naptárát, készítsen egy teendőlistát a következő napra, vagy győződjön meg róla, hogy fel van-e töltve a hardvere.

8. Ne féljen a másolástól!

Az okosabb munkavégzés lényege, hogy olyan apró változtatásokat hajtsunk végre, amelyeknek nagy (és tartós) hatásuk van. Keressen tehát olyan tippeket, rövidítéseket és legjobb gyakorlatokat, amelyek működnek önnél – és hagyja figyelmen kívül azokat, amelyek nem.

Készen áll a következő lépésre?

Ez a nyolc tipp remek kezdet, de csak az első lépéshez elegendő. A hosszú távú eredmények érdekében váltson okosabb munkamódszerekre.Iratkozzon fel blog hírlevelünkre és értesüljön elsőként tippjeinkről!