Ihre Daten liegen in Europa. Aber haben Sie wirklich die Kontrolle darüber?

Datensouveränität war nie einfach, aber KI hat das Risiko erhöht. Die Aufbewahrung Ihrer Daten in Europa bedeutet nicht automatisch, die Kontrolle darüber zu behalten. Schon eine einzige KI-Funktion, die ein Modell eines anderen Anbieters aufruft, kann eine ansonsten souveräne Konfiguration gefährden.

Die EU beginnt, Souveränität messbar zu machen und in die Beschaffung zu verankern. Damit wird die Kontrolle zunehmend von einem Wunsch zu einer Anforderung, insbesondere im öffentlichen Sektor und in regulierten Branchen.

Bei TOPdesk sind wir der Meinung, dass Sie selbst entscheiden sollen, wie viel Kontrolle Sie benötigen. Mit unserer Virtual Appliance können Sie das Produkt vollständig auf Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben. Wir entwickeln sie langfristig weiter und werden auch KI-Funktionen so integrieren, dass Ihre Souveränität gewährt bleibt.

Datenresidenz ist keine Datensouveränität

Residenz und Souveränität werden oft synonym verwendet, aber die Begriffe beschreiben andere, wenn auch verbundene Konzepte. Bei der Datenresidenz geht es darum, wo Ihre Daten physisch gespeichert werden. Bei Souveränität geht es darum, wer sie kontrolliert und welche Gesetze den Zugriff darauf erzwingen können. Ihre Daten können innerhalb der EU gespeichert werden und dennoch einem Unternehmen unterstehen, das den Gesetzen eines anderen Kontinents unterliegt.

Im Kern geht es bei Souveränität um Gerichtsbarkeit. Alle Daten unterliegen einem rechtlichen Rahmen. Die entscheidende Frage ist: welchem? Je höher die Souveränität, desto vollständiger unterliegen Ihre Daten Ihrem eigenen Rechtsrahmen und sind vor fremder Gerichtsbarkeit geschützt. Für eine europäische Organisation bedeutet dies, einen festen rechtlichen Rahmen für Ihre Daten festzulegen. So bleiben Ihre EU-Compliance-Standards gewahrt und können nicht unbemerkt durch Vorschriften eines anderen Landes außer Kraft gesetzt werden.

Nicht jede Organisation benötigt das gleiche Maß an Kontrolle

Wie viel Souveränität Sie benötigen, hängt davon ab, welche Daten Sie verwalten. Je sensibler die Daten sind und je schwerwiegender es wäre, wenn eine ausländische Behörde den Zugriff darauf erzwingen könnte, desto mehr Kontrolle benötigen Sie darüber, wo sie gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann. Für manche Organisationen ist das eine bewusste Entscheidung. Für andere ist es eine gesetzliche Verpflichtung, die sie nachweisen müssen.

Souveränität ist tägliche Realität für nationale und lokale Behörden, einen Großteil des öffentlichen Sektors und regulierte Branchen wie Finanzen und Gesundheitswesen. Einige müssen Daten und Systeme im Land oder in der Region aufbewahren. Andere müssen vollständig ohne Verbindung nach außen betrieben werden. Für diese Organisationen ist Souveränität eine Anforderung, die sie erfüllen müssen. Das wirft die offensichtliche Frage auf: Wie lässt sie sich messen?

Souveränität hat jetzt eine Scorecard

Datensouveränität umfasst mehrere klar voneinander abgegrenzte Bereiche, über die Sie jeweils mehr oder weniger Kontrolle haben können. Um Ausschreibungen zu vereinfachen und ein angemessenes Maß an Kontrolle für einen Cloud-Service zu gewährleisten, veröffentlichte die Europäische Kommission im Oktober 2025 ihr Cloud Sovereignty Framework.

Für Einkäufer aus dem öffentlichen Sektor und regulierten Branchen wird dies zunehmend zur Grundlage, um Anforderungen an die Datensouveränität zu formulieren. Diese betreffen auch Software, die Sie selbst betreiben, nicht nur Services, die Sie einkaufen.

Die Skala wird Sovereignty Effectiveness Assurance Level oder SEAL genannt und läuft von 0 bis 4. Je höher Sie gehen, desto mehr Kontrolle liegt in europäischen Händen. Hier ist, was jede Ebene in Klartext bedeutet:

Das Framework bewertet acht separate Souveränitätsziele (kurz SOV genannt), um das SEAL-Level zu bestimmen. Diese Ziele reichen von den Gesetzen, denen der Anbieter unterliegt, über die Verantwortung für den Betrieb des Services und die Regeln für den Umgang mit Daten und KI-Modellen bis hin zur Herkunft von Hard- und Software.

Jedes Souveränitätsziel erhält sein eigenes SEAL-Level. Der entscheidende Punkt ist, dass Ihr Gesamtlevel nur so hoch ist wie Ihr schwächstes Ziel. Erreicht ein Dienst in sieben dieser Bereiche SEAL-3, im achten aber nur SEAL-1, wird der gesamte Dienst als SEAL-1 eingestuft.

In Ausschreibungen können Auftraggeber außerdem für jedes Ziel eine SEAL-Mindestanforderung festlegen. Gebote, die nicht einmal ein Minimum erfüllen, können disqualifiziert werden, während diejenigen, die sich qualifizieren, anhand einer gewichteten Souveränitätsbewertung bewertet werden.

Eine KI-Funktion kann die gesamte Scorecard ändern

Bei KI ist es besonders schwierig, Datensouveränität sicherzustellen. Denn die KI-Funktionen, die die meisten Tools heute bereitstellen, greifen auf ein extern gehostetes Modell zu. Sobald das geschieht, kann sich dies auf Ihre SEAL-Einstufung auswirken.

Um KI in einem Workflow zu nutzen, werden einige der im ITSM-System gespeicherten Daten an ein Large Language Model (LLM) gesendet, das gelesen und verarbeitet wird. Das heißt nicht, dass das Modell aus Ihren Daten lernt. Eine gut regulierte Funktion nutzt es zur Beantwortung der Anfrage und mehr nicht. Doch während diese Daten verarbeitet werden, befinden sie sich auf der Infrastruktur eines anderen Anbieters und unterliegen den dort geltenden Gesetzen. Genau das prüft das Framework: Werden die Modelle hinter einem Feature in Europa entwickelt, gehostet und reguliert, und lässt sich ihre Nutzung nachvollziehbar überprüfen?

Wenn eine KI-Funktion ein Modell aufruft, das nicht unter europäisches Recht fällt, kann die Daten-und-KI-Bewertung (SOV-3) sinken. Da das am schwächsten bewertete Ziel die Obergrenze vorgibt, kann das gesamte Setup nicht höher bewertet werden, als es die eine Funktion zulässt, so stark alles andere auch ist.

Virtual Appliance von TOPdesk: auf Datensouveränität ausgelegt

Als Unternehmen, das in Europa aufgebaut und geführt wird, haben wir die Notwendigkeit einiger Organisationen für Datensouveränität längst verstanden. Deshalb haben wir 2018 unsere Virtual Appliance eingeführt.

Es bietet die Kernfunktionen von TOPdesk, läuft aber auf ihrer eigenen Infrastruktur: Ihr Rechenzentrum, Ihre Private Cloud oder eine vollständig isolierte Umgebung ohne jegliche Verbindung nach außen. Sie entscheiden, wo die Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen darf. Neue Releases werden vierteljährlich veröffentlicht, und Sie entscheiden selbst, wann Sie Updates installieren. Sie legen ebenfalls die Integrationen und Netzwerkgrenzen fest.

Nach unserer eigenen Einschätzung kann eine vom Kunden betriebene Virtual Appliance bei den Souveränitätszielen, die die Software und ihren Betrieb betreffen, SEAL-3 erreichen. Denn Hosting und betriebliche Kontrolle liegen in Ihren Händen. Ihr Gesamtniveau an Datensouveränität hängt weiterhin vom Rest Ihrer IT-Umgebung ab. Denn ein System ist nur so souverän wie die Infrastruktur und die Komponenten und Dienste, auf denen es aufbaut.

Unsere Leistung im Hinblick auf die acht Ziele gliedert sich in drei Gruppen: Was TOPdesk festlegt, was die Virtual Appliance ermöglicht und was von Ihrer Infrastruktur abhängt:

TOPdesk schafft die Grundlage:

• SOV-1-Strategie: TOPdesk ist ein europäisches Unternehmen mit Hauptsitz in der EU. Es gibt keinen Eigentümer außerhalb der EU, der das Unternehmen kontrolliert.
• SOV-2 Rechtliche und gerichtliche Aspekte: Da Sie die Virtual Appliance selbst betreiben, werden Ihre Daten weder von TOPdesk gehostet noch verwaltet. Dadurch gibt es über uns keinen Weg, auf dem eine ausländische Behörde den Zugriff auf Ihre Daten erzwingen könnte. Als europäisches Unternehmen unterliegen wir ebenfalls dem EU-Recht.

Die Virtual Appliance gibt Ihnen die Kontrolle über:

• SOV-3-Daten: Die Verschlüsselungsschlüssel liegen in Ihrer Hand. Ihre Datenspeicher und Zugriffsprotokolle bleiben in Ihrer eigenen Umgebung. (Bei KI ist diese Frage noch offen, mehr im nächsten Abschnitt.)
• SOV-4 Betrieb: Ihr Team übernimmt Betrieb, Support und Updates nach Ihrem eigenen Zeitplan, ohne Beteiligung eines externen Bearbeiters. TOPdesk stellt nur dann eine Verbindung her, wenn Sie dies ausdrücklich wünschen.
• SOV-6 Technologie: Offene, dokumentierte APIs helfen, Abhängigkeit und Anbieterbindung zu reduzieren.
• SOV-7 Sicherheit und Compliance: Es gilt Ihr eigener Protokollierungs-, Überwachungs- und Patching-Takt, der auf den sicheren Entwicklungs- und Testpraktiken von TOPdesk basiert.

Ihre Infrastruktur bestimmt:

• SOV-5-Lieferkette: Die Herkunft der Hardware, Firmware und einiger zugrunde liegender Software, auf denen Sie die Appliance betreiben.
• SOV-8 Nachhaltigkeit: Der Energieverbrauch und Hardware-Lebenszyklus folgen Ihren eigenen Rechenzentrumsentscheidungen.

KI hinzufügen, ohne die Kontrolle aufzugeben

Die Virtual Appliance verfügt noch nicht über KI, und das ist eine Entscheidung, keine Verzögerung. Wir arbeiten intensiv daran, KI in die Virtual Appliance zu integrieren, ohne dabei die Kontrolle einzuschränken, die die Virtual Appliance Ihnen sichern soll.

„Unsere Kunden sollten die Kontrolle über ihre Daten nicht aufgeben müssen, um von den Vorteilen der KI im ITSM zu profitieren. TOPdesk ist bestrebt, eine Lösung zu entwickeln, die beides bietet.“

- Yann Cluchey, Chief Technology Officer, TOPdesk

Wir haben bereits KI-Funktionen auf eine durchdachte und kontrollierte Weise in unser SaaS-Produkt integriert. Sie basieren auf Modellen, die in der EU gehosteten werden und die wir nach EU-Recht betreiben. Ihre Daten werden niemals zum Trainieren dieser Modelle verwendet, jede Aktion wird protokolliert und die Funktion kann deaktiviert werden.

Auch hier wollen wir mit derselben Sorgfalt vorgehen. Es gibt drei Wege, wie wir KI sicher zur Virtual Appliance hinzufügen können:

• TOPdesk hostet das Modell: Ihre Virtual Appliance verbindet sich mit der KI von TOPdesk, die auf in der EU-gehosteten Modellen basiert. Ihre Daten bleiben in der EU, verlassen jedoch Ihre Umgebung, um das Modell zu erreichen.
• Sie bringen Ihr eigenes Modell mit: Sie verbinden die Virtual Appliance mit einem Modell, das Sie bereits selbst betreiben oder vertraglich nutzen. Das Maß an Datensouveränität hängt dabei davon ab, wo und wie dieses Modell gehostet und verwaltet wird.
• Sie betreiben ein Modell in Ihrer eigenen Umgebung: Das Modell befindet sich direkt neben der Virtual Appliance, sodass keinerlei Tickettexte Ihre Umgebung verlassen. Das ist der passende Ansatz für vollständig vom Netz abgeschottete Umgebungen.

Jeder dieser Ansätze bringt Vor- und Nachteile mit sich, die wir derzeit abwägen – etwa, wie viel Kontrolle in Ihrer eigenen Umgebung bleibt und wie viel Betriebsaufwand Ihr Team übernimmt.

Was kommt als Nächstes?

Wir sind bestrebt, unsere KI-Innovation in die Virtual Appliance einzubringen, und erwarten, dass wir uns bis zum ersten Quartal 2027 auf eine oder mehrere Optionen einigen werden. Wir werden die Entscheidung teilen, sobald sie getroffen wurde.

Sie nutzen die Virtual Appliance bereits und haben Fragen?

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