De functieomschrijving van een functioneel beheerder

07/05/2021

De functioneel beheerder heeft een adviserende en ondersteunende rol bij de oplosgroepen. Het is hierbij zijn taak de teams bij elkaar te brengen. Wil je functioneel beheerder worden? Of zoek jij juist iemand voor het functioneel beheer in jouw bedrijf? We leggen je uit wat functioneel beheer precies inhoudt.

Functioneel beheerder als schakel tussen afdelingen

Als functioneel beheerder ben je verantwoordelijk voor het beheer van de applicatie en bewaakt de functionaliteiten. Je werkt als schakel tussen verschillende afdelingen en je probeert het operationele en tactische niveau dichter bij elkaar te brengen.

Hoe vertaal je deze taken naar de praktijk en wat komt er allemaal op je bord?

De focus van functioneel beheer

Als functioneel beheerder focus je je op vier aandachtsgebieden:

  1. De applicatie functioneel inrichten;
  2. De applicatie functioneel beheren;
  3. Gebruikers ondersteunen;
  4. Functionele documentatie beheren.

1. De applicatie functioneel inrichten

Je bent verantwoordelijk voor de functionele inrichting van de applicatie binnen een organisatie. Je adviseert de proceseigenaren met het vertalen van de processen naar de applicatie.

2. De applicatie functioneel beheren

Je onderhoudt de inrichting en gebruikersfuncties van de applicatie. Zijn er wijzigingen in de infrastructuur binnen de organisatie? Dan voer je deze aanpassingen door in de applicatie.

Als functioneel beheerder is het belangrijk dat jij altijd weet wat er speelt in de organisatie, zodat je kan inspelen op wijzigingen en wensen. Hoe je op de hoogte blijft? Inventariseer proactief wensen: vraag wat mensen willen en nodig hebben.

Daarnaast begeleid je implementaties, test nieuwe functionaliteiten en let je erop dat de applicatie goed blijft functioneren na aanpassingen in de infrastructuur. Deze wijzigingen stem je van tevoren af met alle betrokken partijen.

3. Gebruikers ondersteunen

Je ondersteunt gebruikers bij het werken met de applicatie. Je geeft bijvoorbeeld trainingen aan nieuwe medewerkers en levert handleidingen en werkplekbegeleiding. Ook zorg je dat de communicatie naar gebruikers soepel verloopt als er wijzigingen in de applicatie plaatsvinden.

4. Functionele documentatie beheren

In deze functie ontwikkel en beheer je gebruikersdocumentatie, en je helpt bij procesdocumentatie. Denk aan inrichtingsdocumentatie, gebruikershandleidingen, werkinstructies en opleidingsdocumentatie.

Belangrijkste werkzaamheden

De vier bovenstaande aandachtsgebieden nemen het grootste gedeelte van je werkzaamheden in. Maar welke concrete taken en verantwoordelijkheden vallen eigenlijk onder functioneel beheer? Hieronder een lijst van alles wat in het takenpakket valt:

De taken van een functioneel beheerder:

  • Je maakt behandelaars aan en wijst rechten toe op basis van de afgesproken rechtenstructuur
  • Je handelt gebruikersvragen af
  • Je informeert en adviseert gebruikers
  • Je beheert en richt gebruikersfuncties in (standaardoplossingen, selecties, rapportages)
  • Je beheert en richt de software in (sjablonen, mailfunctionaliteit, opzoeklijsten)
  • Je houdt de inrichting bij naar aanleiding van wijzigingsvoorstellen
  • Je maakt impactanalyses in samenspraak met betrokkenen
  • Je bent gesprekspartner bij het aanpassen van de inrichting en treedt op als vertegenwoordiger van de gebruikersorganisatie
  • Je test functionele wijzigingen
  • Je voert acceptatietesten uit na wijzigingen van de infrastructuur
  • Je communiceert met de softwareleverancier en applicatiebeheer
  • Je controleert op en adviseert over uitgebrachte updates
  • Je bereidt imports voor
  • Je beheert gebruikersdocumentatie en werkinstructies
  • Je beheert het selfserviceportaal
  • Je adviseert de procesverantwoordelijken over verbeteringen in de applicatie
  • Je adviseert de beheerorganisatie over updates en releases

De verantwoordelijkheden van een functioneel beheerder:

  • Je houdt de functionaliteit van de applicatie beschikbaar
  • Je bewaakt de kwaliteit van de stamgegevens
  • Je bent verantwoordelijk voor de afstemming met de gebruikersorganisatie
  • Je bewaakt de afgesproken specificaties
  • Je inventariseert de wensen van de gebruikersorganisatie
  • Je zorgt dat de kennis over de tool bij de behandelaars up-to-date is

Relaties:

Als functioneel beheerder is het belangrijk dat je goed kunt samenwerken. Binnen de organisatie heb jij contact met de volgende functies of rollen:

  • Servicemanager(s);
  • Key users binnen projectgroepen ter verbetering van servicemanagement;
  • Teamleider servicedesk;
  • Teamleider(s) behandelaarsgroepen;
  • Medewerkers servicedesk;
  • Medewerkers behandelaarsgroepen.

Nog meer halen uit functioneel beheer?

Slimmer omgaan met je applicaties en veel geld besparen voor je organisatie? Lees hoe je dit aanpakt in ons gratis e-book over Functioneel beheer.

Meer over dit onderwerp

ITIL is een framework, geen set rigide regels

Ontdek effectief gebruik van frameworks in je werk. Wouter Geertsma, TOPdesk consultant, verkent het ITIL-framework en zijn flexibiliteit.

Wat is swarming en wat zijn de voordelen voor je IT-support?

Grote kans dat jouw IT-support het traditionele drietrapsmodel gebruikt om inkomende tickets af te

Waar is de ITIL service lifecycle gebleven in ITIL 4?

Als je een blik hebt geworpen op de ITIL 4 best practice guidance, dan