Heb jij een ITSM-oplossing of een Systemicus Malfunctius? 5 vragen om jezelf te stellen

Het zou niet eng moeten zijn om kleine, maar effectieve verbeteringen aan te brengen in je dienstverlening. Maar als je gebruikmaakt van een complexe, onbetrouwbare oplossing, kan zelfs de kleinste aanpassing ertoe leiden dat je IT-team doorlopend in angst leeft voor de volgende storing. Bij TOPdesk hebben we dit fenomeen een naam gegeven: Systemicus Malfunctius. Een systeem dat ooit met de beste bedoelingen is gebouwd, maar later is uitgegroeid tot een monster. De storingen van dit IT-monster halen al je processen overhoop.

Als je niet meer op je eigen tools kunt vertrouwen, wordt het tijd voor verandering. Hier zijn 5 belangrijke vragen die je jezelf kunt stellen om te beoordelen of je huidige oplossing een monster is geworden.

Werkt deze oplossing voor ons? Of werken wij voor de oplossing?

Je tools moeten het leven gemakkelijker maken, niet extra werk opleveren. Als je merkt dat je onnodig veel tijd en geld besteedt aan het onderhoud van je oplossing zonder dat je dienstverlening erop vooruitgaat, dan heb je waarschijnlijk te maken met een Systemicus Malfunctius.

Kunnen we problemen gemakkelijk herkennen en oplossen zodra ze zich voordoen?

Als het vinden van de oorzaak van een storing lijkt op het zoeken naar een naald in een hooiberg, is je systeem te groot en te complex geworden. En als je verschillende systemen gebruikt die niet goed met elkaar zijn geïntegreerd, dan kost het vinden van de oorzaak vaak nog meer tijd dan het oplossen van het probleem.

Is chaos heel normaal op jouw servicedesk? Dat zou wel eens kunnen liggen aan de Techtopus of Chaos. Lees in deze blog alles over dit IT-monster.

Is onze oplossing nog steeds geschikt voor onze huidige behoeften?

De oplossing die je nu gebruikt, was waarschijnlijk ooit een goede match toen deze werd geïmplementeerd. (Zijn er nog collega’s die zich dat kunnen herinneren?) Maar kan jouw team met deze oplossing nog steeds waarde toevoegen aan jouw organisatie? Natuurlijk, je kunt altijd een update uitvoeren, maar hoe zit het als je werkwijze ondertussen is veranderd? Je systeem zit waarschijnlijk vol met velden en data die je niet meer gebruikt of nodig hebt. Je kunt zoveel workarounds toevoegen als je wilt, maar je kunt een Systemicus Malfunctius nooit omtoveren in iets wat het niet is.

Denk je wel eens na over een betere oplossing, maar weet je niet waar je moet beginnen? Lees dan onze ITSM buyer’s guide voor handige tips over het vinden van de juiste tool voor jouw situatie.

Is mijn team tevreden?

Het werken met een onbetrouwbare oplossing is vaak een bron van ergernis. Als dat ook nog eens gepaard gaat met een slechte gebruikerservaring, dan heb je echt te maken met een monster. Als jouw team met een oplossing moet werken die moeilijk onder de knie te krijgen is, dan creëer je niet alleen vertraging, maar loop je mogelijk ook een beveiligingsrisico. En als ze veel tijd kwijt zijn aan vervelende, handmatige taken, dan heeft je oplossing geen positief, maar een negatief effect op de medewerkerservaring — en zelfs op de klantervaring.

Heeft jouw team moeite om de steeds hogere verwachtingen van jouw klanten bij te houden? Dat klinkt als een Many-Headed Request … Lees in deze blog alles over dit IT-monster.

Kunnen we onze oplossing gemakkelijk integreren met andere tools?

Vanwege zijn temperamentvolle en eigenwijze karakter kan een Systemicus Malfunctius niet goed contact maken met anderen. Als het integreren van je huidige oplossing met andere systemen meer problemen dan voordelen oplevert, dan mis je een heleboel kansen om je dienstverlening te stroomlijnen. Als je je blijft vastklampen aan een Systemicus Malfunctius, dan blijf je ook leven in het verleden. Maar we hebben goed nieuws voor je! Het integreren van systemen is geen hopeloze taak. Moderne ITSM-oplossingen zoals TOPdesk kunnen simpel worden geïntegreerd met talloze andere tools. En dankzij het gebruik van API’s verlopen deze integraties soepeler dan ooit tevoren.

Don’t let IT problems become monsters

Systemicus Malfunctius is niet het enige monster dat jouw IT-servicedesk bedreigt. Ontdek de 3 grootste problemen waar IT-managers mee te maken kunnen krijgen, en lees hoe je met TOPdesk kunt voorkomen dat die problemen monsterlijke proporties aannemen.