Det er ikke let at hjælpe tusindvis af studerende og fakultetsmedlemmer med deres it-anmodninger, især ikke i de hektiske studiestartsperioder.
4 it-udfordringer i uddannelsessektoren
Her er et par af de største it-udfordringer – og hvordan du bedst muligt kan tackle dem:
Udfordring 1: Onboarding af nye fakultetsmedlemmer
Det er altid stressende at starte på et nyt arbejde. Og ikke kun for den nyansatte. For it-afdelinger er der en del arbejdsopgaver, som skal håndteres, når et nyt fakultetsmedlem skal op at køre. Såsom: bestilling af ny bærbarcomputer og forsyninger, indretning og opstilling af arbejdsområde, booking af klasselokaler, installering af software, adgang til projektorer … listen er lang. Og hvis onboardingen falder sammen med studiestartskaosset, øger det kun presset.
Løsning
Selvfølgelig er alle nyansatte forskellige. Der er dog visse opgaver og processer, som it-afdelingen skal gennemføre ved hver onboarding. Så hvorfor ikke standardisere dem? Identificer og kortlæg alle nødvendige onboarding-processer, fordel ansvaret og sæt en tidslinje. Standardisering af processer som denne giver en mere smidig oplevelse for både personale og fakultet samt sikrer, at vigtige opgaver ikke falder imellem to stole.
Udfordring 2: Bestilling af nye forsyninger
Det er starten på skoleåret. For lærere, personale og studerende betyder det tid til nye forsyninger. Og for it betyder det budgettering, bestilling, levering og sporing – alt sammen inden for et kort tidsvindue.
En løsning
En hurtig løsning kunne være at oprette en flise i din serviceportal, hvor slutbrugerne kan anmode om nye forsyninger. Her kan du som administrator oprette no-code formularer. På den måde kan du oprette meget konfigurerbare formularer med minimal indsats. Det betyder også, at du kan filtrere anmodningerne, så de sendes til den rigtige leder til godkendelse – og endda vedhæfte pengeværdier, så de kan spores i dit budgetteringssystem. Så enkelt er det.
Udfordring 3: Glemte adgangskoder
Det er en klassiker. Hvor mange timers arbejde ville din it-afdeling spare, hvis du aldrig mere skulle nulstille en adgangskode manuelt?
Løsning
Svaret på hovedpinen? Automatisering. Uanset om det gøres med en chatbot eller via et automatiseret workflow i en serviceportal, kan en automatisering af nulstilling af adgangskoder reducere servicedeskens sager betydeligt samt slutbrugernes nedetid – så du sparer både tid og penge!
Automatisering giver også servicedeskens medarbejdere mulighed for at håndtere mere komplekse sager og investere i større forbedringer, hvilket i sidste ende forbedrer jobtilfredsheden, effektiviteten og produktiviteten. Og det fører igen til gladere slutbrugere. Faktisk viser en undersøgelse fra Forrester, at medarbejdere, der arbejder med automatisering, har oplevet en 69% forbedret jobtilfredshed.
Udfordring 4: Lav anvendelse af selvbetjening
Din it-afdeling har brugt tid og kræfter på at opbygge en skinnende ny serviceportal, så slutbrugerne nemt kan løse deres egne problemer. Det eneste problem? De studerende, personalet og underviserne bruger den ikke. I stedet går de hen til servicedesken, hvor du allerede er i gang med at håndtere en million andre forespørgsler.
Løsning
Kommunikation er nøglen. Hvordan kan folk være fortalere for et værktøj, hvis de ikke ved, hvordan man bruger det – eller ikke engang ved, at det findes? At sende en enkelt e-mail er ikke nok. Du er nødt til at demonstrere målene og fordelene ved selvbetjeningsløsningen for dine slutbrugere ved hjælp af en gennemtænkt kommunikationsplan før, under og efter implementeringen. Når alt kommer til alt, vil de gerne vide, hvad de får ud af det. Hvis du tilbyder kurser, der guider personale, undervisere og studerende gennem portalen, vil det give dem mod på at løse deres egne problemer – i stedet for at de skal henvende sig fysisk i servicedesken.
Oplev hvordan TOPdesk kan hjælp din uddannelsesinstitution
Med TOPdesks løsning kan du nemt registrere sager, dele viden med andre afdelinger samt styrke dine slutbrugere med 24/7 selvbetjening.
