Royal FloraHolland

Slik fikk Royal FloraHolland mer kontroll over HRM-prosessen med TOPdesk

I 2009 gjennomgikk FloraHolland store omstillinger. HRM-avdelingen måtte også forbedre effektiviteten; alt måtte digitaliseres. Men avdelingen ønsket å forbli så kundevennlig som mulig. Dette fungerer med TOPdesk. Les hva Tim Holtkamp, Joeri Keevel og Bart Wijnen har å si om å sette opp HRM Service Center (HSC) under denne omorganiseringen.

HRM må bli mer effektiv

“Vi måtte jobbe mer effektivt”, sier Bart Wijnen, prosjektleder ved HSC. “For to år siden ble seks store blomsterauksjoner i Nederland samlet under navnet FloraHolland. Det måtte mye arbeid til for å forene alle disse stedene.”

En del av denne prosessen med harmonisering involverte redesign av HRM-avdelingen. “Tidligere hadde hver avdeling sin eget HRM-desk med egne ansatte, og derfor også lokale løsninger når det gjelder sysselsettingspolitikk”, sier Wijnen.

Det var enkelt å velge TOPdesk

Nå var det nødvendig med en sentral HRM-avdeling i Aalsmeer. “For å kunne gjøre alt på ett sted, var det nødvendig med et servicestyringsverktøy”, sier Tim Holtkamp, applikasjonsleder i HRM-avdelingen. “Det var enkelt å velge TOPdesk. Andre pakker var veldig store og dyre. TOPdesk er et fleksibelt verktøy med mange muligheter, og det er ikke for komplisert.“

Siden HSC mottar alle spørsmål, forespørsler og kommentarer på ett sted, er det også en bedre oversikt over HRM-avdelingen. Joeri Keevel, brukerstøtteansatt: “HRM har blitt tatt mer i bruk, og det er mer kontroll over HRM-prosessen. Hvis det for eksempel ser ut til å være mange spørsmål om pensjonsordningene i TOPdesk, kan vi dedikere et nyhetsbrev til emnet.”

Endringen

Oppstart av et sentralt HRM-servicesenter inkluderte seks delprosesser. “TOPdesk-implementeringsprosessen gikk veldig greit”, sier Holtkamp. Dette skyldes blant annet at I&A-avdelingen allerede har jobbet med TOPdesk. “TOPdesk var allerede kjent med driften av organisasjonen vår, slik at vi kunne knytte oss til prosessene som var etablert for I&A.”

Likevel kunne ikke prosesser overtas blindt”, sier Wijnen: “HRM er et veldig bredt felt, spørsmålene som kommer inn er ikke så enkle å kategorisere som rapporter om en defekt skriver. Du kan ikke behandle disse som vanlige spørsmål.” HSC samler derfor alle spørsmål og sender dem deretter til riktig klynge.

Tydelig for alle

Veilederne videreformidler rapportene fra sin avdeling. Holtkamp forklarer: “De kan selv se i selvbetjeningsskranken (tilgjengelig via HRM-portalen) hvordan forespørslene deres går. Vi har satt autorisasjon og roller slik at de ikke kan endre forespørsler selv. Så de får ikke tilgang til alt, men de kan holde seg oppdatert.”