ITIL is een framework, geen set rigide regels

Bij organisaties die geholpen worden met hun processen klinkt vaak hetzelfde advies: “Een framework is geen onbuigbare regel.” Dat is een belangrijk punt om te benadrukken.

Organisaties die frameworks zoals ITIL toepassen voor procesmanagement, richten zich soms te veel op de richtlijnen en verliezen uit het oog hoe hun eigen processen daadwerkelijk functioneren.

Vaak klinkt dan: “Maar zo hoort het toch volgens ITIL?” Hoewel dat klopt, is het belangrijk om ook te kijken naar wat praktisch en effectief werkt binnen de organisatie.

Frameworks zijn bedoeld om flexibel te zijn

ITIL bevat uiteraard veel nuttige aanbevelingen voor IT-servicemanagement. Servicedesks worden geadviseerd om tickets tijdig af te handelen, communicatie consistent te houden, klanttevredenheid te meten, en nog veel meer. Deze richtlijnen vormen een solide fundament voor een goed functionerende servicedesk.

Maar wat als een servicedesk uit slechts één persoon bestaat? Is het dan zinvol om de werklast van die medewerker te verdubbelen alleen om alle ITIL-richtlijnen strikt te volgen? Bovendien passen niet alle ITIL-processen altijd even goed bij de best practices binnen een specifieke organisatie. In dat geval kan het opleggen van de volledige ITIL-structuur juist contraproductief zijn.

… houd ze dus flexibel

Het belangrijkste is om gezond verstand te blijven gebruiken bij het toepassen van de gedetailleerde aanbevelingen van frameworks. Een framework is immers geen wetboek. ITIL benadrukt dit zelf ook: deelnemers aan een ITIL Foundation-cursus horen al op de eerste dag het principe “adopt and adapt”.

Een framework kan waardevolle ondersteuning bieden, zolang er ruimte wordt gelaten voor improvisatie, verbetering en aanpassing. Richtlijnen moeten gevolgd worden waar nodig, maar een framework zoals ITIL is geen heilig boek. Het is een geraamte, geen starre regelslijst. Processen moeten aansluiten op de unieke behoeften van de organisatie, omdat geen twee organisaties precies hetzelfde werken.