Nieuw in TOPdesk: onze updates in mei

Deze maand hebben we de nieuwe versie van de Incidentkaart voor het selfserviceportal uitgebracht, zijn er extra verbeteringen aan de Takenbord-preview, startten we met een nieuw platform voor productfeedback, en meer.

Selfserviceportal: De nieuwe Incidentkaart

In ons blog van februari deelden we een sneak peek van de gemoderniseerde Incidentkaart op de selfserviceportal (SSP). We zijn blij te kunnen delen dat deze nu beschikbaar is voor alle klanten.

Nieuwe rich text editor

De belangrijkste update in de SSP Incidentkaart is de nieuwe rich text editor. Jouw eindgebruikers hebben nu meer tools tot hun beschikking om hun boodschap duidelijk over te brengen. Dit zal het risico op miscommunicatie met jouw IT-team verminderen. Daarnaast doen de gesprekken in een incident nu meer aan chats denken, waardoor je makkelijker door lange gesprekken kan navigeren.

Op dit moment worden afbeeldingen die in het incident worden geplakt, gekoppeld als bijlage. Binnenkort brengen we een update uit waarmee je inline afbeeldingen kunt kopiëren en plakken in incidenten. Bekijk ons roadmap-item over inline afbeeldingen om de laatste updates te krijgen.

Laat jouw eindgebruikers ons feedback geven

We horen graag hoe eindgebruikers de nieuwe kaart ervaren. Wat kunnen we veranderen om de gebruikerservaring te verbeteren? Standaard hebben we een feedbackformulier ingeschakeld op de SSP Incidentkaart. Als je dit wilt uitschakelen, ga dan naar 'Module-instellingen > Selfserviceportal > Algemeen > Functionaliteit > Personen feedback laten geven aan TOPdesk' en vink de instelling uit.

Imports: belangrijke wijzigingen in rechtenstructuur (actie vereist)

Imports helpen je om essentiële informatie over jouw organisatie in TOPdesk te krijgen. Maar wie binnen jouw organisatie zou toestemming moeten hebben om deze imports te maken en te starten?

We hebben belangrijke wijzigingen doorgevoerd in de rechtenstructuur in het blok Ondersteunende bestanden- en Asset Management-imports van rechtengroepen. Voorheen waren er twee soorten rechten beschikbaar: één voor het configureren van imports, en één voor het uitvoeren van imports. Afhankelijk van jouw rechten in Ondersteunende bestanden en Asset Management, stelden deze rechten jouw behandelaars in staat om imports van dat type te configureren en uit te voeren.

In de nieuwe setup zie je (per module):

• Een recht voor alleen het uitvoeren van imports, voor kaartsoorten waarvoor je lees-, schrijf-, maak- en archiveerrechten hebt.
  • Dit recht wordt automatisch gegeven aan iedereen die het voormalige recht voor het uitvoeren van imports had.
• Een recht voor zowel het configureren als uitvoeren van imports, voor kaartsoorten waarvoor je lees-, schrijf-, maak- en archiveerrechten hebt.
  • Voor Asset Management-imports wordt dit recht niet automatisch aan iemand gegeven.
  • Voor Ondersteunende bestanden-imports wordt dit recht alleen automatisch gegeven aan behandelaars die:
    • het recht voor het configureren van imports hebben, én
    • lees-, schrijf- en maakrechten hebben voor personen, persoonsgroepen, behandelaars, behandelaarsgroepen, vestigingen, locaties en Ondersteunende bestanden-instellingen hebben.

Het recht voor het uploaden van bronbestanden blijft ongewijzigd.

Op ons documentatieportaal vind je alle details over het toewijzen van rechten voor Asset Management-imports and rechten voor Ondersteunende bestanden-imports.

Actiepunt: controleer je rechtengroepen

Wij adviseren de volgende acties te ondernemen:

• Wijs het recht 'Asset Management-imports instellen en uitvoeren' handmatig toe aan behandelaars die Asset Management-imports moeten kunnen configureren voor minstens een soort asset.
• Controleer welke behandelaars Ondersteunende bestanden-imports moeten kunnen configureren (en uitvoeren), maar geen recht hebben voor alle kaartsoorten van Ondersteunende bestanden. Wijs het recht 'Ondersteunende bestanden-imports instellen en uitvoeren' handmatig toe aan deze behandelaars.

Creëer een samengestelde unieke sleutel

Voor sommige imports is een unieke sleutel die gebaseerd is op één veld niet voldoende. Bijvoorbeeld, wat als kamernaam 1.01 in meerdere vestigingen binnen jouw organisatie voorkomt? Met slechts één veld als unieke sleutel, werkt de import mogelijk niet goed. Maar een combinatie van twee velden kan dat voorkomen.

Bij het kiezen van de unieke sleutel voor je imports, kun je nu een samengestelde unieke sleutel maken. In stap 4 van je imports kies eerst je primaire sleutel. In ons voorbeeld is dit de naam van de ruimte. Vink vervolgens 'Gebruik een samengestelde unieke sleutel' aan. Kies tenslotte je secundaire sleutelveld, wat bijvoorbeeld de naam van de vestiging is. En je bent klaar! TOPdesk zal nu je bronwaarden matchen met TOPdesk-kaarten op basis van deze twee velden.

Voor meer informatie over het hele importconfiguratieproces, zie 'Een nieuwe import maken' op ons documentatieportaal.

Takenbord: Overzichtelijkere voorbeeldweergave voor je taken

In het vernieuwde Takenbord hebben we de voorbeeldweergave van je taken bijgewerkt. Vooral wanneer een taak meer tijd kost en het gesprek tussen jou en de eindgebruiker langer wordt, is er veel informatie om in te duiken. Daarom staan de details en het gesprek in een taak nu op aparte tabbladen binnen de voorbeeldweergave. Hiermee wordt het gemakkelijker om door alle relevante informatie te navigeren.

Deel je productfeedback met ons

Bij TOPdesk hechten we veel waarde aan de input die we van onze klanten krijgen. Met ons TOPdesk Innovation Platform, ook bekend als TIP, verzamelen we jullie ideeën over TOPdesk en communiceren we over deze ideeën met onze klanten.

Omdat onze leverancier de ondersteuning op het platform dat we gebruikten heeft beëindigd, hebben we TIP op 15 mei naar een nieuw platform gemigreerd. Een goed moment voor ons om ons proces opnieuw te evalueren en beter aan te laten sluiten bij onze manier van werken.

Hoewel de URL en het doel van het platform hetzelfde blijven, zul je ook enkele verschillen zien. Zo is onze publieke roadmap nu binnen TIP te zien, en is de manier waarop je feedback geeft veranderd.

Voor een completer overzicht van de wijzigingen in TIP en wat dit voor jou betekent, zie kennisitem KI 18360 op My TOPdesk.

Overige updates

• Bij het koppelen van meerdere middelen aan een kaart waarop je werkt, onthoudt TOPdesk nu alle middelen die je al had geselecteerd wanneer je een nieuwe zoekopdracht invoert.
• In het nieuwe filterpaneel van het middelenoverzicht is het filter voor welke middelsoorten weergegeven moeten worden nu onderdeel van het paneel zelf. Voorheen werd dit geopend in een pop-upmenu.
• Een voor de technici onder ons! We hebben in geautomatiseerde acties een methode toegevoegd om base64-gecodeerde inhoud om te zetten naar platte tekst. Ontdek meer over deze methode, plus andere manieren om FreeMarker te gebruiken in geautomatiseerde acties, in de FreeMarker-sectie op ons documentatieportaal.
• De lijst met suggesties voor kennisitems die in de suggestiewidget wordt getoond, bevat nu tot wel 30 items in plaats van 10.