Nieuw in TOPdesk – onze updates van november
In november hebben we weer paar langverwachte features voor TOPdesk uitgebracht. Ontdek alles over het beheren van hoe je e-mails eruitzien, vroege toegang tot drie nieuwe AI-functies, de bètaversie van de nieuwe Selfserviceportal, en nog veel meer.
Geautomatiseerde Acties: beheer de look van jouw e-mails op één plek
Het bijhouden van e-mailacties is net wat eenvoudiger geworden. Met de nieuwe feature 'e-mailontwerpen' kun je herbruikbare ontwerpen maken die jouw e-mailcommunicatie consistent houden - zonder dat je elke e-mailactie afzonderlijk hoeft aan te passen.
Wat is er nieuw?
Als eerste hebben we een nieuwe versie van de e-maileditor geïmplementeerd. Hierin stel je de basis in van jouw e-mailstap: welk bericht wil je naar jouw klant of de behandelaar sturen? Daarnaast vindt je nu het nieuwe E-mailontwerpen-overzicht in het Geautomatiseerde Acties-overzicht. Hier kun je:
- Meerdere e-mailontwerpen maken voor verschillende doeleinden of groepen
- Ontwerp hoe je e-mails eruitzien door lettertypen, kleuren en andere stijlelementen te bepalen
- Gebruik de {{CONTENT}}-marker om aan te geven waar de inhoud van een specifieke e-mailstap in je ontwerp moet verschijnen
In de e-mailstap zelf kun je nu een ontwerp kiezen uit de opzoeklijst Ontwerp. Als je geen onderwerp selecteert, ziet de e-mailstap er precies zo uit als hoe je het in de e-mailstap zelf hebt ontworpen. Met de Preview-knop in een e-mailstap kun je je ontwerp controleren voordat je het toepast.
Waarom je zou moeten beginnen met het gebruik van e-mailontwerpen
Voorheen, als je de stijl van je e-mails wilde bijwerken - zoals het veranderen van een lettertype of het aanpassen van kleuren - moest je al je e-mailstappen afzonderlijk bewerken. Nu maak je een keer het ontwerp en pas je het toe op meerdere e-mailstappen. Moet je een wijziging aanbrengen? Werk het ontwerp bij, en alle e-mails die dat ontwerp gebruiken worden automatisch bijgewerkt.
Ontwerpen aanmaken
De nieuwe functie voor e-mailontwerpen is ideaal voor het bepaln van de opmaak van een e-mail. Binnen HTML-e-mails bepaal je de opmaak in het <head>-element. Een e-mailontwerp is de ideale feature voor het bepalen van de opmaak binnen dat <head>-element. Vervolgens bevat de e-mailstap binnen je Geautomatiseerde Actie het <body>-element, of de inhoud van de e-mail.
Wat te doen met bestaande e-mailstappen
De nieuwe e-maileditor is een nieuwere en meer toekomstbestendige editor. Je kunt de nieuwe gecentraliseerde e-mailontwerpen alleen gebruiken met e-mailstappen waarin de nieuwe editor wordt gebruikt. Echter, je e-mails kunnen er iets anders uitzien dan voorheen. Daarom hebben we een conversiehulp geïntroduceerd: een hulpmiddel dat je helpt om je bestaande e-mailstap naar de nieuwe editor over te zetten. We raden daarvoor de volgende aanpak aan:
- Maak een e-mailontwerp dat je zult gebruiken voor je e-mails. In dit ontwerp maak je in feite een stijldocument dat je kunt gebruiken in meerdere e-mails.
- Converteer een bestaande e-mail naar de nieuwe editor. In bestaande e-mailstappen die nog de oude editor gebruiken, verschijnt een banner die je vraagt om de stap over te zetten. De conversiehulp vertelt welke delen worden meegenomen (de van de e-mail) en wat achterblijft (de van de e-mail). Na de conversie kan je e-mail er anders uitzien dan voorheen.De conversie is pas definitief als je je geautomatiseerde actie opslaat. Draai de conversie eenvoudig terug door de geautomatiseerde actie te verversen of opnieuw te openen.
- In de e-mailstap die je net hebt geconverteerd, kies je het nieuwe ontwerp (dat je in stap 1 hebt gemaakt) in het Ontwerp-veld.
- In de editor van de e-mailstap, klik op Preview om een indruk te krijgen van hoe de e-mailstap eruit zal zien.
Nieuwe e-mailstappen maken standaard gebruik van de nieuwe editor. Voor deze e-mailstappen adviseren we om direct te beginnen met het werken met de Ontwerp-functie, in plaats van ze nog steeds te stylen binnen de e-mailstap.
De toekomst
Dit is de eerste versie van de nieuwe e-mailontwerpen-feature. In de toekomst zullen we meer functies toevoegen die het gemakkelijker maken om specifieke stijlelementen binnen je ontwerp te beheren.
Lees meer over e-mailontwerpen op ons documentatieportaal
Nieuwe Takenbord: de nieuwe standaard & toegevoegde ondersteuning voor bladwijzers
Begin met het gebruik van het nieuwe Takenbord
In de afgelopen maanden hebben we verschillende functies toegevoegd aan het nieuwe Takenbord—zoals ondersteuning voor uitgebreide wijzigingen en verbeterde filteropties. Daardoor is het ver genoeg ontwikkeld om het de standaardversie voor alle behandelaars te maken.
Voortaan zullen behandelaars automatisch het nieuwe Takenbord zien wanneer ze het openen. De nieuwe versie geeft je een duidelijker overzicht van je taken en deadlines, met alle verbeteringen die we recentelijk hebben doorgevoerd.
Mis je een feature waar je tijdens jouw werkdag op vertrouwt? Je kunt op elk moment terugschakelen naar de oude versie. We horen graag wat er ontbreekt via het feedbackformulier, zodat we het nieuwe Takenbord kunnen blijven verbeteren.
Blijf op de hoogte van taken met bladwijzers
Deze maand hebben we ook een koppeling gemaakt tussen het nieuwe Takenbord en de Bladwijzers-functie van TOPdesk. Bladwijzers helpen je om taken in de gaten te houden die niet aan jou zijn toegewezen. Je kunt het hierbij zo instellen dat je meldingen ontvangt over taken waarvoor je een bladwijzer hebt toegevoegd.
Verantwoord datagebruik: stel uitzonderingen in
Vorige maand hebben we het opnieuw ontwerpen van de pagina's voor Bescherming van persoonsgegevens en Bestandsbeheer afgerond. Door een paar instellingen samen te groeperen en de algehele structuur en uitstraling van de pagina aan te passen, is de gebruikerservaring verbeterd. Met minder bewaartermijnen om te beheren, is het eenvoudiger geworden om bewaartermijnen in te stellen.
Voeg uitzonderingen toe voor specifieke categorieën
Binnen de instellingen voor bestandsbeheer, onderdeel van de sectie Verantwoord datagebruik in de functionele instellingen, hebben we onlangs verschillende opties gegroepeerd. Hoewel dit de instellingenpagina vereenvoudigt, kunnen we ons voorstellen dat je nog steeds manieren nodig hebt om een bewaartermijn verder te specificeren. Bijvoorbeeld, moet je bijlagen van HR-incidenten na slechts een paar dagen verwijderen, terwijl bestanden in securityincidenten enkele maanden beschikbaar moeten zijn? Zo ja, dan zal de nieuwe sectie voor Uitzonderingen je helpen.
Binnen het blok Bestanden verwijderen van taken vind je de nieuwe Uitzonderingen-functionaliteit. Om een nieuwe uitzondering toe te voegen, klik Uitzondering toevoegen. In het menu vul je een paar velden in:
- Het soort taak waarvoor je de uitzondering moet instellen, zoals meldingen of wijzigingen
- Om welke categorie het gaat
- Wat de bewaartermijn is voor deze categorie
- Een opmerking, waarin je kunt uitleggen (en dus later kunt terugvinden) waarom je deze uitzondering hebt ingesteld
Nadat je de uitzondering hebt bevestigd, wordt deze aan de lijst toegevoegd.
Controleer jouw instellingen voor bestandsbeheer
Een gevolg van deze veranderende instellingen is dat je mogelijk een configuratie gebruikt die niet meer past bij de nieuwe opzet van deze instellingen. Daarom moesten we voor sommige klanten bepaalde instellingen uitschakelen.
Om deze reden raden wij iedereen aan om de instellingen voor bestandsbeheer te controleren. Zo zorg je ervoor dat je verantwoordelijk blijft omgaan met gegevens in jouw TOPdesk-omgeving.
Nieuwe Selfserviceportal: doe mee aan onze open beta!
Naast het bijwerken van veel verschillende pagina's op de Selfserviceportal (SSP) werken we ook aan het verbeteren van de algehele gebruikerservaring. Ons doel is namelijk niet alleen is om de ervaring op verschillende pagina's van de SSP te verbeteren, maar ook hoe gebruikers hun weg vinden door al deze pagina's.
Het herstructureren van de SSP omvat veel stappen en veranderingen. Daarom hebben we een open beta voor de nieuwe SSP gelanceerd. In deze beta ervaar je de nieuwe richting van de SSP. Zo vind je een nieuwe look voor de startpagina, een meer uniforme uitstraling voor Incident- en Wijzigingskaarten, een vernieuwde pagina voor je persoonlijke instellingen, en nog veel meer.
Benieuwd naar de toekomst van de eindgebruikerservaring? Zorg er eerst voor dat je bent uitgelogd van het behandelaarsdeel van TOPdesk. Voeg vervolgens ‘/services/navigation-frontend/ssp/home’ achter de basis-URL van jouw omgeving toe, bijv. ‘mycompany.topdesk.net/services/navigation-frontend/ssp/home’. Voel je ook vrij om deze beta met je eindgebruikers te delen. Hun feedback is van onschatbare waarde voor het creëren van een eindproduct dat daadwerkelijk voor jouw klanten werkt.
Aangezien het een vroege versie is, zul je waarschijnlijk tegen dingen aanlopen die nog niet werken zoals ze zouden moeten. In de komende maanden pakken we meerdere van deze features op.
Voor meer informatie, en een plek om feedback achter te laten, ga je naar ons TOPdesk-innovatieplatform.
Versnel het afhandelen van incidenten met drie nieuwe AI-functies
Eerder deze maand hebben we al onze SaaS-klanten geïnformeerd over drie gloednieuwe AI-functies die behandelaars helpen om incidenten sneller en consistenter af te handelen: Incidentcategorisatie, Samenvatting van incidenten, en Kennisitems genereren. Deze functionaliteiten worden begin 2026 onderdeel van de verschillende TOPdesk-pakketten. Tot die tijd zijn deze voor alle SaaS-klanten beschikbaar.
Om een of meer AI-ondersteunde functies te gebruiken, ga je naar de nieuwe AI-instellingen, die je vindt binnen de functionele instellingen van TOPdesk. Schakel de functie in die je wilt uitproberen door simpelweg de schakelaar om te zetten. Wil je meer weten over wat het gebruik van een AI-functie betekent voor je privacy? We hebben een directe link toegevoegd naar ons TOPdesk AI-beleid.
Wil je meer weten over deze functies? Bekijk kennisitem KI 18747 op My TOPdesk voor meer informatie.
Overige updates
- Koppelen van behandelaars en personen: we hebben twee updates gemaakt voor het One TOPdesk User-project.
- Geanonimiseerde kaarten zijn nu uitgesloten in de wizard voor koppelen van behandelaars en personen.
- Krijg een volledig overzicht van alle nog niet gekoppelde behandelaars met het nieuwe overzicht Niet-gekoppelde behandelaars op de modulepagina van Ondersteunende bestanden.
- Rapportagehub (beta): we hebben de betaversie van onze nieuwe Rapportagehub uitgebracht. De Rapportagehub is ontworpen om gestandaardiseerde best practice-rapporten te bieden. Deze zijn gebaseerd op hoe huidige TOPdesk-klanten hun rapporten hebben opgezet. In de volgende productupdate zullen we de mogelijkheden en plannen voor deze nieuwe feature nader bekijken.Je vindt de nieuwe Rapportagehub in het TOPdesk-menu. Ons doel is om hierop de nuttigste rapporten te bieden. Welk rapport zou jij graag in deze hub willen zien? Laat het ons weten via de feedbackknop op de Rapportagehub.
Ben je helemaal klaar met verdwalen in die lange lijst van OData-entiteiten? Gebruik de nieuwe OData-feeddocumentatie op onze Developers-pagina. Het bevat een volledig overzicht van (bijna) alle velden, inclusief een korte uitleg per veld. Het maakt niet uit of je een rapportagekoning bent, of pas net de mogelijkheden van OData-rapportage ontdekt; dit overzicht is je perfecte partner.
Alleen de velden voor Asset Management zijn niet inbegrepen, omdat ze te veel verschillen per TOPdesk-omgeving. Voor meer hulp bij het vinden van deze velden in je OData-feed, zie KI 18787 op My TOPdesk.
Inspireer anderen, deel deze blog
