Nieuw in TOPdesk – onze updates van september en oktober

Een paar langverwachte functies zijn sinds september en oktober beschikbaar in TOPdesk. Ontdek hoe je uitgebreide wijzigingen kunt volgen via je Takenbord, geautomatiseerde acties beter kunt personaliseren, binnenkort eenvoudig afbeeldingen direct in incidenten kunt plakken, en nog veel meer.

Takenbord: houd overzicht over je uitgebreide wijzigingen

Het coördineren van uitgebreide wijzigingen betekent dat je meerdere activiteiten in verschillende fases moet bijhouden. We zijn blij te kunnen melden dat uitgebreide wijzigingen nu worden weergegeven op het nieuwe Takenbord, zodat je alles waar je verantwoordelijk voor bent kunt monitoren zonder van overzicht te wisselen.

Het vernieuwde Takenbord toont de uitgebreide wijzigingen die je beheert naast je andere taken. Je ziet:

• Een duidelijk overzicht van alle uitgebreide wijzigingen, inclusief hoeveel tijd er nog resteert tot de geplande implementatiedatum.

• Directe links naar onderliggende activiteiten binnen elke uitgebreide wijziging. Klik op de wijziging om het voorbeeldpaneel te openen. Vervolgens vind je op het tabblad Algemeen een lijst van alle activiteiten. Zo krijg je direct inzicht in de voortgang van de wijziging en of extra actie nodig is om de geplande implementatiedatum te halen.

Uitgebreide wijzigingen in TOPdesk Mobile

Naast het Takenbord in de desktopversie van TOPdesk hebben we dezelfde verbeteringen doorgevoerd in TOPdesk Mobile. Dus als je vaak onderweg bent, blijf je toch op de hoogte van alle uitgebreide wijzigingen die je beheert.
Voor meer informatie over uitgebreide wijzigingen in TOPdesk Mobile, zie ons documentatieportaal.

Selfserviceportal: een nieuw uiterlijk voor Kennisitems en Servicepagina’s

Drie belangrijke pagina’s in de selfserviceportal hebben een frisse uitstraling gekregen: de Dienstpagina, de overzichtspagina van de Kennisbank en Kennisitems.

We hebben onze vernieuwde designstandaarden, toegepast op deze pagina’s. Je hebt misschien al gemerkt dat alle flows die gekoppeld zijn aan een Dienstpagina nu worden weergegeven onder Volgende stappen. Het tonen van een koptekst voor elke sectie helpt om de pagina toegankelijker te maken voor elke gebruiker.

Op de kaart van het Kennisitem zie je vergelijkbare wijzigingen. Kennisitems die in de structuur van je kennisbank onder het geopende item vallen, worden weergegeven in de sectie Volgende stappen. Ook kun je eenvoudig terugkeren naar een Dienstpagina via de nieuwe navigatiebanner.

Je zult ook merken dat de knop om de URL van een kennisitem te kopiëren is verwijderd. In plaats daarvan kun je gewoon de URL uit de adresbalk van je browser kopiëren om een directe link naar het item te delen.

Tot slot is de overzichtspagina van de kennisbank voor het SSP op een vergelijkbare manier bijgewerkt. De verschillende takken van je kennisbank, nu ook wel mappen genoemd, worden weergegeven in blokken in plaats van kolommen. Om te voorkomen dat sommige blokken te groot worden, tonen ze maximaal 10 items.

One TOPdesk User: meer criteria voor bulkkoppelen en de nieuwe API-accountkaart

Als onderdeel van het One TOPdesk User-project zijn er twee belangrijke toevoegingen gedaan aan Ondersteunende bestanden.

Meer manieren om behandelaars en personen te koppelen

In de vorige update werd de bulk-koppelwizard geïntroduceerd om Behandelaarskaarten aan Persoonskaarten te koppelen. Deze matcht automatisch op basis van loginnaam. Inmiddels zijn er vijf TOPdesk-velden waarop je kunt matchen:

• E-mailadres
• Personeelsnummer
• Inlognaam netwerk
• Mainframe
• Inlognaam

Kies het veld dat op beide kaarten dezelfde waarde heeft om ze te koppelen.

Belangrijke mijlpalen

Houd deze data in gedachten voor het One TOPdesk User-project:

• Vanaf 1 november 2025: Behandelaarskaarten die nieuwe aangemaakt worden, moeten gekoppeld zijn aan een Persoonskaart.
• Midden februari 2026: Alle Behandelaarskaarten, dus ook de kaarten die al bestaan, moeten gekoppeld zijn aan een Persoonskaart. Niet-gekoppelde kaarten worden automatisch gekoppeld aan een gegenereerde Persoonskaart, wat kan leiden tot duplicaten en verlies van incidentgeschiedenis.

Nieuwe manier om API-accounts te beheren

Om het gebruik van API-accounts te verbeteren, ook door de wijzigingen die voor het One TOPdesk User-project worden gemaakt, is de nieuwe API-accountkaart geïntroduceerd. Voorheen waren API-accounts gewone Behandelaarskaarten die specifiek werden gemarkeerd voor geautomatiseerde acties en integratie. Ze gebruiken geen behandelaarslicenties, zelfs niet als ze uitgebreide rechten hebben.

Omdat het vaak niet logisch is om een API-account aan een Persoonskaart te koppelen, en de knop om handmatig een Behandelaarskaart aan te maken is verwijderd, is er nu een nieuwe knop API-account toegevoegd aan de modulepagina van Ondersteunende bestanden.

Op de nieuwe API-accountkaart zie je enkele belangrijke verschillen:

• De sectie TOPdesk-login bevat alleen een veld voor loginnaam, geen wachtwoordveld. Authenticatie gebeurt via een applicatiewachtwoord.
• Een sectie Applicatiewachtwoorden. Voor gewone Behandelaarskaarten vind je deze nog in Mijn instellingen. Nu hoef je als applicatiebeheerder niet meer uit te loggen om nieuwe wachtwoorden toe te voegen.

Alle bestaande Behandelaarskaarten die als API-account waren gemarkeerd, zijn automatisch omgezet naar de nieuwe API-accountkaart. Bestaande applicatiewachtwoorden zijn verplaatst naar de nieuwe sectie.

Wil je handmatig een gewone Behandelaarskaart omzetten naar een API-accountkaart? Dan moet je een nieuwe API-accountkaart aanmaken. Houd er rekening mee dat je nieuwe applicatiewachtwoorden moet aanmaken en deze ook moet bijwerken in je automatische acties en integraties.

Voor uitgebreide informatie over de nieuwe API-accountkaart in TOPdesk, zie kennisitem KI 18706 op My TOPdesk.

Binnenkort in Incidentbeheer: afbeeldingen kopiëren en plakken in je incidenten

De uitdrukking "Eén beeld zegt meer dan duizend woorden" is misschien wat afgezaagd, maar nog steeds van toepassing op de incidenten die je binnenkrijgt. Waar een omschrijving soms tot verwarring kan leiden binnen je team, biedt een afbeelding vaak direct aanknopingspunten om een probleem op te lossen.

In oktober zijn we gestart met de uitrol van een langverwachte wijziging in Incidentbeheer: de mogelijkheid om afbeeldingen direct aan gesprekken op de Incidentkaart toe te voegen door ze simpelweg te plakken.

Afbeeldingen plakken is onderdeel van de vernieuwde Rich Text-editor in Incidentbeheer. Met deze release is de nieuwe editor en de mogelijkheid om afbeeldingen direct in je bericht te plakken beschikbaar in het behandelaarsgedeelte. De editor werd medio oktober eerst uitgerold naar testomgevingen van TOPdesk. De functie wordt in de komende weken uitgerold naar productieomgevingen. Zodra dit deel van de release is afgerond, wordt de functie ook beschikbaar gemaakt voor de Incidentkaart in de selfserviceportal.

Werk je geautomatiseerde acties bij

Zodra de nieuwe editor beschikbaar is in jouw omgeving, gebruikt TOPdesk een bijgewerkte Incidentbeheer-API. Hierdoor moet je mogelijk wijzigingen doorvoeren in je acties en integraties. Dit geldt specifiek voor acties die via de API berichten met afbeeldingen opvragen.

Meer informatie over de wijzigingen in de Incidentbeheer-API en hoe je je acties kunt bijwerken, vind je in KI 18044 op My TOPdesk. In KI 18723 lees je meer over deze functionaliteit.

Geautomatiseerde acties: maak meldingen persoonlijker en informatiever

In Geautomatiseerde acties is vrijwel alle relevante informatie beschikbaar, zolang je deze eerst opvraagt via een HTTP-stap. We hebben meer velden direct beschikbaar gemaakt, zodat je acties, zoals e-mailacties, minder stappen nodig hebben om gegevens uit je TOPdesk-omgeving op te vragen.

• Om je e-mails persoonlijker te maken, kun je nu iemand aanspreken met zijn of haar voornaam. Het veld Voornaam is nu direct beschikbaar voor gekoppelde Behandelaars- en Persoonskaarten. Zo kun je bijvoorbeeld de voornaam van toegewezen personen op een Middelkaart toevoegen via het menu ‘Waarde invoegen’.

• De namen en e-mailadressen van gekoppelde vestigingen, locaties, behandelaars, behandelaarsgroepen, personen, persoonsgroepen, leveranciers, budgethouders en servicewindows kunnen nu worden gebruikt in Geautomatiseerde acties.

Bereid je voor op NIS 2 met verbeterde logging

In 2024 heeft de EU de NIS 2-richtlijn opgesteld om de cybersecurity in lidstaten te verbeteren. Hoewel de wetgeving per land nog in ontwikkeling is, hebben we gekeken naar wat er van softwareleveranciers alvast verwacht wordt.

We ontdekten dat vooral de loggingcapaciteiten enkele aanpassingen nodig hadden om beter aan te sluiten bij de komende NIS 2-regels. Dit heeft geleid tot enkele uitbreidingen in wat er wordt gelogd in de TOPdesk-logbestanden. TOPdesk logt nu meer informatie over wijzigingen in rechtengroepen, behandelaarsgroepen, behandelaars, filterconfiguraties en inlog-instellingen.

Hoe EU-lidstaten de NIS 2-richtlijnen omzetten in wetgeving is momenteel nog deels onduidelijk. Daarom verwachten we in de toekomst meer wijzigingen in TOPdesk door te voeren.

Voor meer gedetailleerde informatie over de wijzigingen in logging met betrekking tot NIS 2, zie kennisitem KI 18637 op My TOPdesk.

Overige updates

• Verantwoord datagebruik: We hebben zowel de instellingen voor anonimisering als voor het verwijderen van bestanden bijgewerkt:
  • Beide instellingenpagina’s hebben een nieuw uiterlijk gekregen. De pagina’s zijn overzichtelijker en makkelijker te navigeren. Elke kaartsoort heeft nu een opzoeklijst met standaardwaarden, maar je kunt nog steeds een aangepaste waarde invoeren.
  • De standaardmodus voor anonimisering is nu voor alle modules ingesteld op ‘anonimiseren’.
  • De nieuwe standaard bewaartermijn voor anonimisering is 6 maanden. Voor het verwijderen van bestanden is dit 1 jaar.
• Ondersteuning voor clientcertificaten: Je kunt nu een clientcertificaat gebruiken als authenticatiemethode voor Ondersteunende bestanden-imports (Entra ID als bron), Asset Management-imports (Intune als bron), en voor het verzenden van e-mails vanuit TOPdesk.
• Imports van Ondersteunende bestanden: Diverse attributen zijn nu beschikbaar voor de import van Ondersteunende bestanden, wat helpt bij de overstap van Aangepaste Imports naar Ondersteunende bestanden-imports:
  • externalID en importID. Dit zijn Active Directory-velden die alleen beschikbaar zijn voor de TOPdesk-import en dus niet handmatig in TOPdesk kunnen worden gewijzigd. Dit garandeert dat ze niet worden aangepast.
  • objectSid. Dit veld specificeert de beveiligings-ID (SID) van een gebruiker in Active Directory, wat een unieke waarde is.
  • Groepslidmaatschappen kunnen nu worden geïmporteerd wanneer je Microsoft Entra ID als bron gebruikt. Dit helpt bij het koppelen van personen aan persoonsgroepen. Dit doe je door het veld ‘memberOfGroups’ te koppelen aan een veld in TOPdesk. Door dit nieuwe veld te koppelen, kun je ook ontbrekende persoonsgroepen aanmaken op basis van hun naam in je bron.