Meer grip op kritieke processen: Power Apps als aanvulling op TOPdesk

Als MSP weet je het: sommige processen zijn gewoon te belangrijk om aan het toeval over te laten. Denk aan serveronderhoud, het beheren van gebruikersrechten of het uitrollen van software. Dat zijn taken die om een gestructureerde aanpak vragen. Power Apps helpen daarbij en het mooie is: je kunt ze naadloos integreren in je TOPdesk-omgeving. Zo krijg je meer grip op je kritieke processen.

Een goede oplossing voor IT-servicemanagement is voor iedere MSP onmisbaar. Maar vaak missen MSP’s de controle over hoe die processen precies worden uitgevoerd. TOPdesk biedt een sterke basis voor het beheren van je processen via verzoeken, acties en gebeurtenissen. Maar soms wil je nóg meer controle. Bijvoorbeeld wanneer bepaalde metingen automatisch vervolgstappen moeten uitlokken. Of als je wilt voorkomen dat medewerkers essentiële controles overslaan.

Waarom meer structuur soms nodig is

In TOPdesk werk je met een flexibele structuur. Je opent bijvoorbeeld een onderhoudsticket, je noteert je bevindingen in acties ('Processor-temperatuur: 78 graden', 'Geheugen gecontroleerd') en je sluit af met gebeurtenissen. Voor de meeste taken is die aanpak perfect. Je medewerker heeft de vrijheid om zelf te bepalen welke stappen die wanneer uitvoert.

Maar bij kritieke processen kan die vrijheid ook een risico zijn. Neem serveronderhoud: je wilt bijvoorbeeld altijd eerst de CPU-temperatuur meten voordat je componenten gaat vervangen. Of je wilt dat er automatisch een melding naar de manager gaat als de temperatuur boven de 80 graden uitkomt.

In de standaard TOPdesk-interface kun je dit soort stappen wel beschrijven in tekstvelden, maar je kunt niet afdwingen dat ze ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. De medewerker moet zelf zorgen dat alle controles worden gedaan. En eerlijk is eerlijk: iedereen maakt wel eens een fout of vergeet een stap.

Power Apps: zakelijke logica in een gestructureerde interface

Hier bieden Microsoft Power Apps uitkomst. Met Power Apps kun je zonder programmeerkennis eenvoudig maatwerk-apps bouwen. Die apps zijn nu ook naadloos te integreren met TOPdesk. Je krijgt een extra tabblad in je TOPdesk-omgeving waarin je processen veel strakker kunt vastleggen.

Stel je voor: je opent een onderhoudsticket en klikt op het Power Apps-tabblad. Daar krijg je een stap-voor-stap interface te zien waarin je eerst verplichte metingen moet doen voordat je verder mag. Als een meting afwijkt, krijg je direct feedback. Pas als alle controles zijn uitgevoerd, kun je door naar de volgende fase.

Het mooie is dat de Power App communiceert met TOPdesk via API's en connectoren. Dat betekent dat alle informatie netjes in je TOPdesk-omgeving wordt opgeslagen. Maar je krijgt wel die extra laag van controle en automatisering.

Wanneer is een Power App de moeite waard?

Power Apps zijn vooral zinvol voor processen :

• Altijd dezelfde stappen volgen
• Weinig verrassingen kennen
• Kritiek zijn voor je bedrijfsvoering
• Baat hebben bij automatische validatie of vervolgacties
• Niet standaard in TOPdesk onder te brengen zijn, maar die wel raken aan je ITIL-processen.

Denk aan proactieve onderhoudsroutines, compliance-controles of gestandaardiseerde uitrolprocessen. Voor ad-hoc wijzigingsaanvragen of complexe troubleshooting-sessies zijn ze minder geschikt, omdat daar juist flexibiliteit belangrijk is.

Praktijkvoorbeeld: serveronderhoud

Neem als voorbeeld serveronderhoud. In de traditionele TOPdesk-aanpak zou je dit kunnen vastleggen als:

- Actie: "CPU-temperatuur gemeten: 75 graden"

- Actie: "Geheugengebruik gecontroleerd: 68%"

- Actie: "Back-ups geverifieerd: OK"

Met een Power App kun je dit nog veel gestructureerder aanpakken:

Stap 1: voorcontroles

Je krijgt verplichte invoervelden voor temperatuur, geheugengebruik en opslagcapaciteit. Pas als alle velden zijn ingevuld, kun je verder.

Stap 2: automatische validatie

Is de CPU-temperatuur hoger dan 80 graden? Dan wordt automatisch een waarschuwing getoond en moet er eerst een manager akkoord geven voordat je verder mag.

Stap 3: uitvoering onderhoud

Hier registreer je welke componenten je hebt vervangen of welke updates je hebt uitgevoerd.

Stap 4: nacontroles

Opnieuw verplichte metingen om te bevestigen dat alles nog goed functioneert.

In dit proces kun je niet per ongeluk een stap overslaan. Afwijkende waarden lokken bovendien automatisch vervolgacties uit.

Meer toepassingen voor MSP's

Naast serveronderhoud zijn er nog allerlei toepassingen voor Power Apps in de TOPdesk-omgeving. Denk aan de uitrol van software. Met gestructureerde checklist is nieuwe software bij klanten eenvoudig te testen en te implementeren.
Inspectie- en auditchecklists zijn handig voor het controleren van beveiligingsinstellingen of het naleven van compliance-regels

Naadloze integratie met TOPdesk

Een groot voordeel van Power Apps is dat ze naadloos integreren met de rest van het Microsoft-platform. Je kunt bijvoorbeeld Power Automate gebruiken om automatisch berichten te sturen naar andere systemen wanneer bepaalde drempelwaarden worden overschreden.

Bovendien zorgen we ervoor dat de look & feel van de Power App hetzelfde is als die van TOPdesk zelf. Voor eindgebruikers voelt het niet als een externe tool, maar als een natuurlijk onderdeel van hun TOPdesk-omgeving. Dankzij single sign-on hoeven gebruikers niet apart in te loggen in de Power App.

Zelf bouwen of laten maken?

Sommige MSP's hebben zelf al ervaring met Power Apps en kunnen direct aan de slag. Voor hen delen we graag hoe de API-integratie met TOPdesk werkt, zodat ze hun eigen oplossingen kunnen bouwen.

Maar we begrijpen ook dat tijd vaak een schaars goed is bij MSP's. Daarom kunnen we Power Apps ook voor je maken. We hebben onze eigen templates en zorgen ervoor dat de interface perfect aansluit bij TOPdesk. De aanpak hangt af van jouw voorkeuren, expertise en beschikbare tijd.

De volgende stap

Ben je benieuwd hoe Power Apps jouw kritieke processen kunnen verbeteren? Of je nu zelf aan de slag wilt of hulp nodig hebt bij het bouwen van een Power App, wij staan voor je klaar. Onze technische consultants kennen zowel de technologie als de processen bij jou als MSP.