Nieuw in TOPdesk: onze updates voor juni

In deze productupdate draait alles om het verantwoord beheren van je data en licenties in TOPdesk. We introduceren een gloednieuw datadashboard én een overzicht van je licentiegebruik. Daarnaast praten we je bij over ons AI-betaprogramma, nieuwe entiteiten in de OData-feed en andere handige vernieuwingen.

Verantwoord databeheer

Databeheer in TOPdesk is misschien niet het spannendste onderdeel van je werk – maar onderschat niet het belang ervan. In ons recente blog over databeheer lees je dat het je veel meer oplevert dan alleen een opgeruimde omgeving: je voldoet beter aan privacywetgeving en je houdt je TOPdesk-omgeving overzichtelijk.

Met de nieuwste updates krijg je nu nog meer handvatten om hiermee aan de slag te gaan.

Duidelijk inzicht met het nieuwe dashboard voor dataopslag

Wil je je data beter beheren? Dan is het belangrijk om eerst te weten wát je precies opslaat, en hoeveel ruimte dat in beslag neemt. In de vernieuwde instellingen voor ‘Verantwoord datagebruik’ – te vinden onder de functionele instellingen – vind je het nieuwe dashboard voor dataopslag. Hier zie je verschillende statistieken die je meer inzicht geven in je huidige situatie. Worden de gegevens die je opslaat voornamelijk geüpload bij meldingen, of zijn ze gekoppeld aan je kennisitems? En hoe oud zijn die gegevens? Op deze manier kun je gegevens opsporen die niet meer relevant zijn en beter onderbouwde keuzes maken over je databaheer. Zo houd je je omgeving schoner én overzichtelijker.

Naast inzicht in je data, zie je in het nieuwe overzicht ook hoe het staat met de anonimisatie van personen en behandelaars in TOPdesk. Welke behandelaars zijn al gearchiveerd, maar nog niet geanonimiseerd? En staan er nog persoonsgegevens in TOPdesk die je volgens de regels eigenlijk niet meer zou mogen bewaren?

Dankzij deze informatie kun je direct actie ondernemen om te voldoen aan de privacywetgeving binnen jouw organisatie – en voorkom je mogelijke risico’s.

Opschonen zonder handmatig werk

In maart heb je al alles kunnen leren over onze vernieuwde instellingen voor bestandsbeheer. Je vindt ze nu in de sectie ‘Verantwoord databeheer’ onder ‘Bestandsbeheer’. Daar stel je eenvoudig automatische opschoning per module in.

Met de inzichten uit het dashboard voor dataopslag stem je deze instellingen nog beter af op jouw organisatie. Dankzij de knoppen in het dashboard navigeer je bovendien direct naar de juiste instellingen.

Automatiseer het anonimiseren van persoonsgegevens op TOPdesk-kaarten

Automatiseer het anonimiseren van persoonsgegevens op TOPdesk-kaarten. Heb je op het dashboard veel gearchiveerde personen of gebruikers gezien die nog niet geanonimiseerd zijn? Dan helpen de instellingen onder ‘Bescherming van persoonlijke gegevens’ je verder. Hiermee verwijder je persoonsgegevens automatisch na een bepaalde periode. Zo zorg je dat je niet onnodig gegevens bewaart van oud-medewerkers of voormalige klanten.

Altijd inzicht met de nieuwe databeheer-widget

Databeheer is belangrijk – maar het staat niet altijd bovenaan je to-do-lijst. Daarom introduceren we een nieuwe widget voor applicatiebeheerders. Deze laat in één oogopslag zien hoe jouw omgeving ervoor staat op het gebied van databeheer, welke instellingen je al hebt geactiveerd en welke je nog mist. Een handige geheugensteun, voor elke dag.

Binnenkort beschikbaar

Binnenkort voegen we nóg meer tools toe om je data beter te beheren:

• Vergelijk je huidige datagebruik met ons fair use-beleid. Deze informatie zie je straks terug in het dashboard.
• Meer details over je datavolume: zo wordt e-mail bijvoorbeeld toegevoegd als aparte datacategorie.

Lees ons blog over verantwoord databeheer in TOPdesk.

Houd je behandelaarslicenties onder controle

Databeheer gaat niet alleen over bestanden opschonen – ook weten wie toegang heeft tot je TOPdesk-omgeving is essentieel. En door zicht te houden op het aantal betaalde behandelaars voorkom je verrassende belletjes van je accountmanager.

Maar hoe weet je nu precies hoeveel behandelaars je mag hebben en hoeveel je er daadwerkelijk gebruikt?

Daarvoor is er nu het nieuwe overzicht behandelaarslicenties, te vinden op de modulepagina van Ondersteunende bestanden.

Hier zie je:

• Het aantal behandelaars volgens je contract.
• Hoeveel behandelaars momenteel toegang hebben.
• Of je betaalt voor accounts die al tijden niet meer zijn gebruikt.

Met handige filters filter je snel:

• Gebruikers met alleen gratis rechten.
• Accounts die sinds een bepaalde datum zijn ingelogd.
• Behandelaarskaarten die alleen voor automatisering worden gebruikt.

Zodat je deze kunt negeren in je zoektocht naar ongebruikte licenties. Een goed hulpmiddel om ook op dit gebied op te schonen.

Bouwen aan de toekomst: ons AI-betaprogramma

AI verandert onze wereld razendsnel – zeker binnen IT. Veel mensen vragen tegenwoordig advies aan hun favoriete AI-tool. Aangezien jij TOPdesk gebruikt om klantvragen te beantwoorden, ligt de koppeling met AI voor de hand.

Maar hoe zet je AI nu slim in binnen ITSM?

Samen met onze klanten zoeken we daar een antwoord op in ons nieuwe AI-betaprogramma. Hiermee onderzoeken we welke toepassingen het meeste waarde opleveren.

De eerste groep deelnemers zit inmiddels vol. Wil je in de toekomst meedoen aan een van onze betaprogramma’s? Houd dan onze updates goed in de gaten.

Lees meer over AI in TOPdesk.

Imports: sneller vinden wat je zoekt

Nieuwe zoekbalk in het importoverzicht

Gebruik je veel verschillende imports voor verschillende kaartsoorten? Dan weet je hoe onoverzichtelijk die lijst kan worden. Daarom voegden we een zoekfunctie toe aan het importoverzicht van zowel Asset Management als Ondersteunende bestanden. Zoek eenvoudig op kaartsoort of de beschrijving van de import om sneller te vinden wat je nodig hebt.

Persoonlijke en contractgegevens toegevoegd aan import

Eerder dit jaar introduceerden we het kaartsoort ‘Persoon (persoonlijke en contractgegevens)’. Nu zijn deze velden ook beschikbaar in de import van de standaard ‘Persoon’-kaartsoort. Daardoor hebben we het tijdelijke kaartsoort weer verwijderd.

Deze velden kun je alleen importeren met wijzigrechten op het privé-tabblad en contract-tabblad. Je stelt deze rechten in via de rechtengroepen, in het blok Ondersteunende bestanden.

Nieuw Kennisbeheer standaard ingeschakeld

Met Kennisbeheer deel je eenvoudig antwoorden op veelgestelde vragen en leg je kennis vast voor je team. We werken al een tijdje aan een verbeterde versie van deze module, en binnenkort schakelen we deze standaard in.

Behandelaars kunnen nu al overstappen via de modulepagina. Straks wordt de nieuwe interface voor iedereen actief, inclusief handige nieuwe functies zoals het eenvoudig plakken van afbeeldingen in een kennisitem.

Mis je nog iets? Je kunt voorlopig nog terug naar de oude versie. Deel je feedback via het formulier, we horen graag wat beter kan!

Een kijkje in de toekomst: meld je aan voor onze roadmapwebinar

We zijn halverwege het jaar – hét moment om je bij te praten over de belangrijkste ontwikkelingen binnen TOPdesk. Tijdens deze webinar krijg je een helder overzicht van wat we in 2025 al hebben opgeleverd én wat je de komende maanden van ons mag verwachten. Tijdens deze webinar:

• leer je over de belangrijkste TOPdesk-releases van de eerste helft van 2025.
• krijg je een vooruitblik op nieuwe features en verbeteringen die nog op de roadmap staan.
• zie je hoe klantfeedback onze productontwikkeling beïnvloedt.
• geven we je praktische voorbeelden van hoe deze updates jouw werk als servicemanager of functioneel beheerder ondersteunen.

Zien we je dan? Meld je aan voor de Roadmap webinar.

Overige updates

• Standaard e-mails verwijderd in Reserveringenbeheer: Sommige niet-aanpasbare e-mailacties zijn verwijderd, zoals de melding bij een wijziging in een terugkerende reservering. Zie KI 18414 op My TOPdesk voor de volledige lijst.
• Nieuwe toevoegingen aan de OData-feed: Er zijn nieuwe velden en tabellen beschikbaar voor rapportages. Bekijk KI 18441 op My TOPdesk voor het complete overzicht. Is er nog een veld in TOPdesk dat je mist? Laat het ons weten via TIP.
• Aangepaste authenticatieheaders voor Verbindingen: Bij het instellen van een Verbinding kun je nu een eigen header key meegeven, bijvoorbeeld voor authenticatie met 'X-AUTH-TOKEN' in plaats van 'Authorization'.