Nieuw in TOPdesk – onze updates van februari 2026

We beginnen het nieuwe jaar met alles over de nieuwe Reporting Hub, het verbeterde Middelenoverzicht, het delen van het privacybeleid op je inlogpagina’s, en meer.

Reporting Hub, best practice-rapporten op één plek

TOPdesk biedt een breed scala aan rapportagemogelijkheden. Dat kan het overweldigend maken om te beginnen. Daarom zijn we gestart met het bouwen van de nieuwe Reporting Hub, één centrale plek voor je rapportages, inclusief gloednieuwe dashboards gebaseerd op best practices. Op deze manier krijg je de belangrijkste inzichten zonder dat je complexe rapporten hoeft te bouwen.

Één overzicht, alle rapporten

Ga via het TOPdesk-menu naar de nieuwe Reporting Hub. Dit brengt je naar het overzicht van alle rapporten en dashboards die op dit moment beschikbaar zijn via de hub. Op dit moment vind je hier de twee rapporten over doorlooptijden en de gloednieuwe Incident dashboard en Knowledge Management dashboard. In de toekomst worden meer rapporten aan de hub toegevoegd.

Nieuwe best practice-dashboards

Naast het combineren van de bestaande rapportagefuncties biedt de hub nieuwe dashboards met nieuwe rapporten die direct te gebruiken zijn. We hebben deze gestandaardiseerde rapporten gebouwd op basis van best practices. Hoewel ze meteen werken, kun je ze verder aanpassen zodat ze beter aansluiten op jouw wensen. Zo kun je bijvoorbeeld de filters aanpassen om duidelijkere inzichten te krijgen in specifieke categorieën.

• Incident composition, waarin je ziet hoeveel incidenten zijn binnengekomen, uitgesplitst naar verschillende groepen. Denk aan indelingen per prioriteit, per behandelaarsgroep en per categorie. Zo heb je meteen een sterk vertrekpunt om verbeteringen te vinden.
  • In dit tabblad kun je meer details bekijken door met de rechtermuisknop op een groep in het taartdiagram te klikken. Kies de optie ‘Drill to detail by’ om een overzicht te openen met alle incidenten binnen die groep.
  • Een andere optie is het toevoegen van een ‘cross-filter’. Deze functie voegt een extra filter toe aan de andere grafieken, gebaseerd op de groep waarop je hebt geklikt. Hetzelfde gebeurt wanneer je simpelweg op een groep in het taartdiagram klikt.
• Workload toont het aantal openstaande, geregistreerde en opgeloste incidenten in een staaf/lijn-diagram per maand. Daaronder zie je dezelfde gegevens in een tabel.
• Het tabblad Compliance geeft meer inzicht in of de opgeloste incidenten hun streefdatum hebben gehaald of overschreden per maand. Ook hier kun je dezelfde details eronder in een tabelweergave terugvinden.

Naast het Incident dashboard vind je het Knowledge Management dashboard. Dit dashboard helpt je om je kennisbank verder te versterken, zodat deze waardevoller wordt voor zowel behandelaars als eindgebruikers. Het geeft je inzicht in de kwaliteit van de kennis, hoe goed deze wordt onderhouden en hoe effectief je kennisbank is in het helpen van je eindgebruikers.

Het dashboard bevat op dit moment één tabblad: Knowledge maintenance. In essentie is dit dashboard een samenvatting van je volledige kennisbank: het aantal actieve kennisitems, de totale nuttigheidsscore, hoeveel items verbeterd moeten worden op basis van hun feedback, en meer.

Elk tabblad (van beide dashboards) bevat ook een eigen filterpaneel, zodat je je dashboard verder kunt aanpassen.

Er worden op dit moment meer best practice dashboards ontwikkeld.

De toekomst van de Reporting Hub

De Reporting Hub is op dit moment nog een bètaversie. We voegen stapsgewijs meer functies toe, zoals dashboards voor andere modules.
Is er een specifiek rapport of een functie die je graag wilt zien in de Reporting Hub? Laat ons weten hoe we deze verder kunnen verbeteren via de knop Give feedback op de startpagina van de hub of op het nieuwe dashboard.

Asset Management: verbeterde toegankelijkheid van het Middelenoverzicht

In het Asset overzicht hebben we de volgende knoppen direct boven de tabel geplaatst:

• Aanmaken
• Bulkbewerking
• Exporteren
• Archiveren*
• Dearchiveren*
• Verwijderen*
• Importeren*

* is toegevoegd aan het contextmenu

Deze knoppen zijn nu duidelijker zichtbaar en staan op een logischere plek. Dit verbetert de algemene toegankelijkheid van het overzicht.

Deze wijziging laat de knoppen Opslaan (om een aangepast overzicht op te slaan), verversen en Sjabloondesigner op hun oude locatie staan.

Overzichten als onderdeel van andere kaarten

Voor overzichten die onderdeel zijn van andere kaarten, zoals het tabblad Middelen op een Persoonskaart, is de locatie van de volgende knoppen op een vergelijkbare manier gewijzigd:

• Middelen koppelen
• Middelen ontkoppelen
• Exporteren*

* is toegevoegd aan het contextmenu

Je hebt nu ook de mogelijkheid om de middelen in deze overzichten in bulk te bewerken via de nieuwe knop Bulkbewerking, te vinden in het contextmenu. Dus als de middelen van een collega moeten worden overgedragen aan iemand anders, kun je dat direct doen vanuit de Persoonskaart van die collega.

Privacy: Deel je privacybeleid zonder in te loggen

In de afgelopen jaren zijn er verschillende extra privacyregelgevingen van kracht geworden. Het privacybeleid van je organisatie is een belangrijke manier om gebruikers te informeren over hoe je aan deze regelgevingen voldoet. Om ervoor te zorgen dat gebruikers al voordat ze TOPdesk gaan gebruiken kennis kunnen nemen van dit beleid, kun je nu een link naar je privacybeleid toevoegen op de inlogpagina’s.

Voeg je privacybeleid toe via Functionele instellingen > Look & Feel > Inlogschermen. In het blok Privacybeleid hoef je alleen de instelling in te schakelen waarmee je de link op de inlogpagina wilt tonen en vervolgens de URL in te vullen. De knop verschijnt daarna rechtsonder op alle inlogpagina’s.

Nieuwe SSP: één centrale ervaring voor aanvragen

Om je team beter te ondersteunen bij het helpen van hun eindgebruikers, werken we aan het verbeteren van de gebruikerservaring op de Selfserviceportal. Dit omvat niet alleen het moderniseren van de vormgeving, maar ook het doorvoeren van conceptuele wijzigingen in het portaal.

We zien dat, hoewel incidenten en wijzigingen voor behandelaars twee verschillende concepten zijn, eindgebruikers het liefst willen dat deze processen zo veel mogelijk op elkaar lijken. Daarom voeren we stap voor stap een uniforme ervaring in de Selfserviceportal door. Hierdoor zullen het incidentproces en het wijzigingsproces een vergelijkbare gebruikerservaring krijgen. Dit wordt bereikt via vier belangrijke vernieuwingen:

• Consistente lay-out: de Wijzigingskaart op de Selfserviceportal wordt beter afgestemd op de vormgeving van de Incidentkaart.
• Vereenvoudigde statussen: de Wijzigingskaart toont alleen de huidige status in plaats van ook de eerdere statussen.
• Einddatums: in elke fase van de wijziging wordt de geplande einddatum van die fase weergegeven.
• Goedkeuringsacties voor managers: de knoppen voor managers om een stap in een wijziging goed te keuren of af te wijzen worden verplaatst naar een banner bovenaan de pagina.

Updates worden binnenkort doorgevoerd

De uitrol van deze wijzigingen start begin maart 2026. Wil je jezelf en je team voorbereiden op deze update, bekijk dan de sectie Renewing the Self-Service Portal (Engels) op het documentatieportaal. Daar vind je meer gedetailleerde informatie over alle wijzigingen, plus een voorproefje van hoe het eruit zal zien in TOPdesk.

Takenbord: Ruim je overzicht op met de 'on hold’-filter

In sommige situaties kun je niet aan een incident werken omdat je input nodig hebt van de aanmelder of leverancier. De ‘on hold’-functionaliteit in TOPdesk maakt het mogelijk om de doorlooptijd van deze incidenten tijdelijk te pauzeren. Dit is niet alleen handig om SLA-overschrijdingen te voorkomen, maar ook om een duidelijk overzicht te houden van alle taken die op dit moment jouw aandacht vragen.

Je kunt je Takenbord nu filteren op deze 'on hold’-incidenten, wat je helpt om een duidelijk overzicht te krijgen van alle taken die werkelijk actie nodig hebben.

Daarnaast hebben we een bug opgelost waardoor behandelaars zonder behandelaarsgroep niet zichtbaar waren in het overzicht en de filteropties.

Overige updates

• One TOPdesk User: Krijg een compleet overzicht van hoever je bent met het koppelen van behandelaars aan personen. Vind de nieuwe Koppelhub voor behandelaars en personen via de modulepagina Ondersteunende bestanden voor een voortgangsbalk en links naar pagina’s met meer informatie.
• Ondersteunende bestanden importeren: Wanneer je een lokale Active Directory gebruikt als je importbron, kun je nu ook het veld PersonalTitle importeren.
• Geautomatiseerde acties: Gebruik het variabelesoort ‘Bijlagen’ in variabelentoewijzing-stappen om automatisch bijlagen te genereren op basis van de waarde van de stap. Je kunt deze bijlagen vervolgens gebruiken in een HTTP-stap of een e-mailstap.
• Geautomatiseerde acties: In de nieuwe functie E-mailontwerpen hebben we het menu Waarde invoegen toegevoegd. Dit bevat op dit moment alleen de basisvelden, namelijk alle velden van de huidige behandelaar en Deze TOPdesk-URL.