Met de juiste aanpak kan Service Automation de ervaring van je klanten verbeteren, het aantal meldingen bij je servicedesk drastisch verminderen en het aantal herhalende handmatige taken beperken. Hierdoor houd je tijd over voor werk dat een menselijke aanpak vereist.
Vandaag gaan we in op een van de eenvoudigste manieren om jouw diensten in TOPdesk te automatiseren – met actiereeksen.
Wat zijn actiereeksen?
Binnen TOPdesk kun je meerdere elkaar opvolgende stappen definiëren die samen een geautomatiseerd proces vormen. Dat noemen we een actiereeks.
Actiereeksen worden vaak gebruikt om reacties te verwerken, gegevens in TOPdesk bij te werken, en met externe leveranciers te communiceren. Je kunt ze gebruiken om API-integraties met andere applicaties in te stellen, maar ook om handelingen binnen TOPdesk zelf uit te voeren.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van actiereeksen?
Door (delen van) je workflow te automatiseren, werk je niet alleen efficiënter en nauwkeuriger – je wint ook kostbare tijd voor complexer, uitdagender werk. Met actiereeksen kun je alledaagse taken van de to-dolijstjes van je serviceteam afstrepen.
Daardoor kan je team zich concentreren op het leveren van echte waarde voor jouw organisatie, in plaats van tijd te verspillen aan handmatige acties zoals het afmelden van incidenten of het uittypen van generieke antwoorden aan klanten.
Hoe stel ik een actiereeks in?
Stel dat je incidenten automatisch wilt sluiten, zodat behandelaars geen handmatig werk meer hoeven te doen als een incident is afgerond. In dit geval is de actiereeks ‘Status instellen en/of incident afmelden’ erg geschikt.
In deze actiereeks worden twee stappen uitgevoerd.
- Haal een lijst op met alle statussen die in Incidentbeheer worden gebruikt.
- Wijs de juiste status aan het incident toe.
Om deze actiereeks automatisch uit te voeren, moet je deze koppelen aan een relevante Gebeurtenis, zoals ‘zeven dagen na de afronding van het incident’.
Dat is alles! En we maken het nóg eenvoudiger. We hebben een overvloed aan materiaal waardoor je direct met actiereeksen aan de slag kunt.
In de TOPdesk Action Sequence Library vind je een lijst met sjablonen voor actiereeksen die je gratis kunt gebruiken. Dus je hoeft niet vanaf nul te beginnen. Blader snel door de lijst en ontdek welke vervelende taken je met automatisering uit je dagelijkse werk kunt schrappen.
