Zo beheer je verantwoord je data in TOPdesk – zonder handmatig werk

Het verantwoord beheren van je data in TOPdesk is niet alleen belangrijk voor het naleven van privacywetten. Je zorgt er ook voor dat TOPdesk soepeler werkt voor je serviceteams. Maar waarom zou je dat werk tegelijkertijd niet minder tijdrovend maken voor jezelf? Met deze databeheerfunctionaliteiten in TOPdesk zie je precies hoeveel data je opslaat en ruim je die op met automatische workflows.

Waarom jouw data opruimen in TOPdesk?

Als je jouw data in TOPdesk verwijdert en anonimiseert:

• voorkom je de gevolgen van het niet naleven van privacywetgeving
  Privacywetten (zoals de GDPR of AVG) verplichten je om bestanden te verwijderen en persoonlijke gegevens te anonimiseren zodra je jouw diensten verleend hebt. Met de databeheerinstellingen in TOPdesk creëer je een automatisch proces waarmee je privacy-controles versnelt – zodat je je volledig kan houden aan deze wetten.
• maak je jouw TOPdesk-omgeving overzichtelijker
  Wil je het leven van je behandelaren makkelijker maken? Als jij overbodige data opruimt, komen zij geen gedateerde meldingen en bestanden meer tegen als ze op zoek zijn naar informatie. En de zoekfunctionaliteit zelf werkt ook nog eens sneller.
• draag je bij aan doelen rond maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)
  Als je alleen relevante informatie in TOPdesk bewaart, help je jouw organisatie én TOPdesk met het bereiken van de MVO-doelen. Ruim jij regelmatig je data op? Dan hebben wij minder servers nodig voor het opslaan van data en verlagen we ons energieverbruik.
• hou je je aan de TOPdesk Fair Use Policy
  Je organisatie heeft een Fair Use Policy ondertekend. Deze policy beschrijft hoeveel data je mag opslaan in TOPdesk: 2 GB per betalende behandelaar. Met onze databeheer-functionaliteiten zie je hoeveel data je in TOPdesk bewaart en hoe je dit kan verminderen. Zo voorkom je dat je op het laatste moment overtollige data moet opruimen omdat je boven de toegestane opslag zit.

Verbeteren van de bestaande functionaliteiten in TOPdesk

Als je deze vier redenen op een rij ziet, is het duidelijk dat databeheer een cruciaal proces is in TOPdesk. Maar via het TOPdesk User Panel hoorden we van onze klanten dat het bestaande proces beter kon. Ze gaven aan dat ze een overzicht misten van hoeveel data hun organisatie opslaat en anonimiseert. Ook signaleerden ze dat de oude instellingen niet duidelijk weergaven wat de gevolgen van het inschakelen van bepaalde settings zouden zijn – en dat ze bovendien niet flexibel genoeg waren. Soms moeten onze klanten bijvoorbeeld voor specifieke teams data langer bewaren dan vastgelegd in hun privacybeleid.

Het verbeteren van het oude proces stond daarom hoog op onze Product Roadmap. De belangrijkste functionaliteit die we dit jaar ontwikkeld hebben, is het Dashboard voor dataopslag. Dit dashboard geeft meer inzicht in hoe je organisatie haar data beheert. En wil je op basis van dit overzicht in actie komen? Dan vind je nu ook meer informatie en richtlijnen bij de instellingen voor gegevensbescherming en bestandsbeheer. Zo weet je precies hoe je een proces opzet dat aansluit bij de behoeften van je organisatie.

Onze laatste verbeteringen – de meer verfijnde opties voor het verwijderen van gegevens – volgen in het derde kwartaal van 2025.

Het Dashboard voor dataopslag: ontdek hoe je jouw data beheert

Als je je data in TOPdesk verantwoord wil beheren, moet je eerst weten welke soorten data je opslaat en hoeveel ruimte die innemen. Je kan namelijk alleen effectieve maatregelen nemen als je alle ins en outs kent.

Het nieuwe Dashboard voor dataopslag geeft je een duidelijk overzicht van die informatie. Ga naar Instellingen > Functionele Instellingen in TOPdesk. Daar vind je het dashboard terug onder het tabblad 'Verantwoord datagebruik'.

Je ziet:

• de huidige status van je dataopslag. Je kan bijvoorbeeld bekijken hoeveel data je organisatie opgeslagen heeft in incidenten of kennisbeheer. Of je krijgt meer informatie over hoe oud al je bewaarde bestanden zijn.
• de anonimisatiestatus van personen en behandelaren in TOPdesk. Je ziet hoeveel personen en behandelaren al zijn gearchiveerd, maar nog steeds zichtbare persoonlijke gegevens in TOPdesk hebben staan.

Op basis van deze informatie kan je bepalen welke delen van het opruimproces als eerste je aandacht krijgen.

Instellingen voor datagebruik: ruim je data op – zonder handmatig werk

In de loop der jaren slaan je collega’s veel vertrouwelijke en maar tijdelijk nuttige data op in TOPdesk. Een eindgebruiker kan bijvoorbeeld screenshots van een foutmelding op hun laptop toevoegen aan een incident. Die screenshot heb je niet meer nodig zodra je het incident hebt opgelost – en bevat misschien ook persoonlijke gegevens en andere gevoelige informatie.

Gelukkig kan je in TOPdesk via twee tabbladen persoonlijke gegevens en bestanden opruimen.

In de Functionele Instellingen, onder het tabblad 'Verantwoord datagebruik’, vind je de sub-tabs 'Bescherming van persoonlijke gegevens' en 'Bestandsbeheer'. Met de instellingen hier kan je automatisch gegevens en bestanden per TOPdesk-module wissen. Daarbij kies je zelf wanneer je verouderde informatie wil anonimiseren en/of verwijderen. Dankzij dit automatische proces ben je minder tijd kwijt aan handmatige checks en acties.

En het mooiste nieuws: vanaf het derde kwartaal van 2025 kan je jouw bestanden nog verfijnder opruimen. Hou onze Product Update in de gaten!

Veelgestelde vragen

1. Ik ben bang dat ik data verlies als ik deze instellingen inschakel. Moet ik me zorgen maken?

Nee, zeker niet. We hebben de functies voor bestandsbeheer en gegevensbescherming vooral ontworpen om persoonlijk identificeerbare gegevens op te ruimen. Als je de instellingen inschakelt, verwijder je verouderde data. Tegelijkertijd neem je verantwoordelijkheid voor en voldoe je aan je verplichtingen onder de privacywetgeving.

Wel is het belangrijk dat je goed voorbereid bent vóór je deze instellingen inschakelt. Controleer welke wetten van toepassing zijn op je organisatie, zoals de GDPR en nationale wetgeving als de AVG. Bekijk ook welke andere regelgeving en bedrijfsrichtlijnen je moet naleven, bijvoorbeeld het dataprivacybeleid van je organisatie. Deze wetten en regels bepalen hoe lang je data in TOPdesk moet bewaren (de zogenaamde bewaartermijn).

2. Sommige informatie uit incidenten kan helpen bij het oplossen van incidenten in de toekomst. Kunnen we die informatie nog steeds raadplegen als we bestanden automatisch verwijderen?

Ja, dat kan, maar daarvoor kan het zijn dat je je huidige proces moet aanpassen.

Ten eerste hebben je team en jij nog steeds toegang tot alle geanonimiseerde kaarten. De standaard anonimisatiefuncties verwijderen alleen persoonlijk identificeerbare gegevens uit TOPdesk-kaarten, e-mails en bijlagen. Dat gebeurt volgens de instellingen die jij hebt gekozen.

Het is wel zo dat je verwijderde bestanden inderdaad niet meer kan inzien. Daarom kan je nuttige informatie uit gesloten incidenten het beste bewaren in het kennissysteem van TOPdesk. Dit is een centrale kennisbank waar je informatie verzamelt in kennisitems – klaar om te delen met je eindgebruikers en collega's. Heb je de informatie in zo’n kennisitem gezet en eventuele persoonlijke gegevens verwijderd? Dan kunnen je eindgebruikers de items zelf raadplagen via de selfserviceportal. Ook kunnen je collega’s ze gebruiken voor het oplossen van toekomstige verzoeken.

Let wel op: TOPdesk blinkt uit in het ondersteunen van je dienstverlening. Met onze tool kan je perfect incidenten oplossen en kennis delen. Maar als je jouw data voor langere termijn moet archiveren, bijvoorbeeld 20 jaar of langer, dan raden we je aan om dit in een documentmanagementsysteem te doen.

Meer weten over hoe je je dienstverlening efficiënter kan maken met het kennissysteem? Neem contact op met je consultant of accountmanager. Ze helpen je graag verder!

3. Ik weet niet wat er precies gebeurt als ik deze instellingen inschakel. Kan je me hier meer duidelijkheid over geven?

Als je naar TOPdesk gaat en daar de instellingen voor gegevensbescherming en bestandsbeheer bekijkt, vind je extra informatie en richtlijnen voor de stappen in het proces. Je kan daar de ondersteunende documentatie openen. Of bekijk de documentatie nu meteen op ons documentatieportaal.

4. Kan je de instellingen voor mij inschakelen?

Helaas kunnen we dat niet. Je kan met TOPdesk perfect jouw organisatie ondersteunen met het voldoen aan privacywet- en regelgeving. Maar uiteindelijk ben je zelf verantwoordelijk. Jij moet weten welke wetten en regels van toepassing zijn op je organisatie en welke bewaartermijnen je moet naleven. Lees kennisitem KI 18479 op Mijn TOPdesk voor een uitgebreidere uitleg hierover.

Begin met databeheer in TOPdesk

Als je je data verantwoord beheert, voldoe je niet alleen aan alle privacywetgeving – je zorgt er ook voor dat je collega's sneller informatie kunnen terugvinden. Met het Dashboard voor dataopslag en de instellingen voor datagebruik wordt het opruimen van je data een stuk eenvoudiger: ze geven je de inzichten die je nodig hebt en automatiseren het opruimproces.

Als je vandaag wil beginnen met databeheer, breng dan via jouw Dashboard in kaart hoeveel data je organisatie opslaat. Wil je liever meteen aan de slag? Ga dan naar de instellingen voor gegevensbescherming en bestandsbeheer in je TOPdesk-omgeving en schakel ze vandaag nog in.