Je indiensttredingsproces verbeteren? Start zo

Je indiensttreding-proces op orde krijgen, maar je weet niet waar te beginnen? De eerste stap is gelukkig niet zo ingewikkeld: ga eens vaker koffie drinken met je collega’s van IT en facility management. Om ervoor te zorgen dat een nieuwe medewerker op zijn eerste dag alles heeft om direct aan de slag te kunnen, moeten verschillende afdelingen namelijk in actie komen.

Verantwoordelijkheden van meerdere afdelingen

Als HR-team moet je een personeelsdossier aanmaken en de verstrekkingen inventariseren. IT moet een inlogaccount en Active Directory-account aanmaken. Facility moet een werkplek inrichten en een toegangspas aanmaken. Elke afdeling werkt hierbij vaak zijn eigen checklist af, zonder dat iemand een totaaloverzicht heeft.

Proces vol afhankelijkheden

Een indiensttredingsproces hoeft geen probleem te zijn, maar in de praktijk gaat het vaak mis doordat afdelingen sterk van elkaar afhankelijk zijn. Een voorbeeld uit de praktijk laat zien hoe snel zoiets mis kan lopen:

• Facility is verantwoordelijk voor het uitleveren van een smartphone, maar kan dit pas doen als de telefoon is geconfigureerd door IT.

• IT kan pas configureren zodra de benodigde personeelsgegevens door HR zijn aangeleverd.

• HR heeft deze gegevens gemaild, maar de mail is nooit aangekomen.

Gevolg: alle partijen wachten op elkaar en de nieuwe medewerker ontvangt de smartphone te laat.

IT en Facility vaak te laat geïnformeerd

Zelfs wanneer alles wel op tijd geleverd wordt, verloopt het proces niet altijd soepel. Een veelgehoorde klacht van IT- en facilitymanagers richting HR is dat ze vaak te laat horen dat er een nieuwe medewerker begint. Voorbeelden:

• Op donderdag wordt doorgegeven dat er maandag iemand start.

• Er wordt gevraagd of de werkplek uiterlijk vrijdag ingericht kan zijn.

De HR-adviseur begrijpt dat dit kort dag is, maar wil de wens van de manager inwilligen om de nieuwe medewerker snel te laten starten. Voor IT en Facility betekent dit echter dat gepland werk moet wijken en de druk (en frustratie) oploopt

De reden dat indiensttreding niet goed geregeld is

Een veelvoorkomende oorzaak dat een indiensttredingsproces stagneert, is dat managers van ondersteunende afdelingen weinig contact met elkaar hebben. In gesprekken bij organisaties over het verbeteren van deze samenwerking gebeurt het regelmatig dat de IT-, facility- en HR-managers zich tijdens zo’n overleg pas aan elkaar voorstellen.

Op het eerste gezicht lijkt dat opmerkelijk, maar in de praktijk komt het vaker voor. Het is meestal geen kwestie van onwil of gebrek aan interesse, maar een gevolg van de focus op het aansturen van het eigen team. Dat vraagt vaak al voldoende tijd en energie. Het resultaat is echter dat afdelingsoverstijgende processen, zoals indiensttreding, nog niet optimaal zijn ingericht.

Ga op de koffie bij jouw IT en FM collega's

Ondersteunende afdelingen zoeken elkaar steeds meer op

Dat is gelukkig aan het veranderen. Onder het mom van Enterprise Service Management (ESM) zoeken ondersteunende afdelingen elkaar steeds vaker op om te bespreken hoe ze samen betere service kunnen leveren aan hun klanten. Maar zelfs bij organisaties die aan ESM werken, blijkt het indiensttredingsproces vaak nog een kwestie van de eigen checklist afwerken en hopen dat het goedkomt.

Wil je het indiensttredingsproces verbeteren? Ga dan eens op de koffie bij jouw collega van IT en facility management. Vraag hoe zij het proces rondom de indiensttreding ervaren, wat er beter kan, en of zij dit samen met jou willen verbeteren. Als ze enthousiast zijn maar weinig tijd willen investeren, kan je zelf het voortouw nemen en hen laten volgen.

Meer weten over indiensttreding-processen en ESM?

Kijk deze webinar terug en leer welke mogelijkheden service management software biedt voor HR-afdelingen en het indiensttreding-proces.