Bijna alle organisaties geven hun medewerkers middelen in gebruik of bieden de mogelijkheid om middelen te lenen. Denk hierbij aan beamers, laptops, leaseauto’s, fietsen of NS-businesscards. Na gebruik wordt het geleende middel weer netjes ingeleverd. Maar wat nou als de beamer kapot gaat tijdens gebruik? Of als iemand uit dienst gaat en de middelen niet inlevert? En hoe zorg je ervoor dat jouw collega ontvangt wat hij nodig heeft? Zonder bruikleenovereenkomst is het lastig om deze vragen te beantwoorden.
Aansprakelijkheid
In een bruikleenovereenkomst maak je afspraken over de bovenstaande situaties. Vaak worden er voorwaarden opgesteld over het gebruik. De lener moet er bijvoorbeeld mee instemmen dat hij zorgvuldig met het middel omgaat en het alleen voor zakelijke doeleinden gebruikt.
Wanneer het middel door overmacht niet meer gebruikt kan worden, neemt de uitlenende partij vaak de kosten op zich. Denk aan het per ongeluk laten vallen van een telefoon, maar ook aan diefstal. Door deze afspraken over het gebruik van middelen te formaliseren, wordt bij beide partijen duidelijkheid gecreëerd.
Duidelijkheid
Wanneer je collega het geleende middel komt ophalen, zorg dat hij de bruikleenovereenkomst ondertekent. Naast afspraken over de aansprakelijkheid en de gebruiksduur neem je ook informatie op over het geleende middel. Bijvoorbeeld het soort, merk, type, serienummer en de inleverprocedures. Hierdoor weet jouw collega dat hij het gewenste middel in ontvangst neemt en worden eventuele misverstanden op tijd gesignaleerd.
Iemand die technische tekeningen met AutoCAD moet maken, heeft een snelle computer nodig en geen oude, langzame rammelbak. Je collega wil bij ontvangst al weten dat hij een geschikte laptop ontvangt en niet wanneer hij de laptop opstart.
Tijdsbesparing
Ik zie bij mijn klanten vaak dat er echt wel is nagedacht over het uitgifte- en innameproces, maar dat dit proces bedrijven toch nog zo’n 15 tot 20 minuten kost. In drukke perioden ontstaat dan snel de neiging om dit over te slaan, met als gevolg een onbetrouwbaar CMDB.
Het valt mij op dat een groot gedeelte van die tijd gaat zitten in het handmatig aanmaken van een overeenkomst. Dit ondanks dat er gebruikgemaakt wordt van een template. Zo moeten er bijvoorbeeld nog gegevens over het uit te lenen middel opgezocht en overgetypt worden. Al deze terugkerende handelingen moeten bij elke overeenkomst opnieuw uitgevoerd worden.
Met behulp van service management systeem kan je dit proces eenvoudig automatiseren. Deze systemen bieden vaak de mogelijkheid om documenten automatisch te genereren. Door de bruikleenovereenkomst hierin op te nemen kun je veel tijd besparen.
Geen nadelen, dus gewoon doen
Er zitten geen nadelen aan het opstellen van overeenkomsten. Sterker nog, zowel lener als uitlener profiteren ervan. De investering in het opstellen ervan is verwaarloosbaar. Je definieert eenmalig een template, al dan niet in overleg met specialisten zoals een juridisch adviseur en de middelenbeheerder. Daarna pluk je de vruchten er al van.
Dus stel ze op en zorg ervoor dat ze met één druk op de knop gegenereerd worden! Daarna hoef je de overeenkomsten alleen nog maar te ondertekenen en te archiveren.
Meer tips voor je klanten? Download gratis De complete gids voor een klantgerichte servicedesk.
