Dit is Michael. Voordat hij besloot om slimmer te gaan werken, was hij doodmoe, voelde hij zich overweldigd door steeds weer nieuwe incidenten en wist hij niet meer hoe hij aan de steeds hogere verwachtingen van zijn klanten moest voldoen. Nu kan hij zich ontspannen – wat er ook op zijn pad komt.
Veel IT-afdelingen voelen zich nog steeds overbelast. En dat is geen wonder: 55% van de eindgebruikers verwacht elk jaar weer een verbeterde klantenservice.
Neem controle over je IT-afdeling
Om deze eisen te kunnen bijbenen, moeten klantenserviceteams zoals dat van Michael een nieuwe, slimmere manier van werken vinden. Het is alleen nog niet zo simpel om dit voor elkaar te krijgen als je de hele dag brandjes aan het blussen bent.
Hier zijn 8 praktische tips die je heel eenvoudig op een gewone maandagochtend kunt toepassen om de druk te verlagen en je tijd efficiënter te benutten.
1. Schep orde in de chaos
Wanneer je verdrinkt in je werk, is het moeilijk om bij te houden wat je allemaal nog moet doen – of om te weten waar je moet beginnen. Dus maak een visueel overzicht, bijvoorbeeld op een whiteboard of in een app voor taakbeheer.
2. Stel prioriteiten
Wanneer je eenmaal een duidelijk overzicht hebt van wat je moet doen, is het tijd om prioriteiten te stellen. Analyseer je werklast, bepaal welke taken de meeste klantwaarde opleveren en organiseer je tijd op basis daarvan. Concentreer je allereerst op de drie taken met de hoogste prioriteit voor die dag.
3. Vertrouw niet op je inbox
Nu je weet welke taken als eerste je aandacht verdienen, moet je niet de fout maken om je voortgang te willen volgen aan de hand van de mails in je inbox. Noteer je taken ergens anders of houd ze bij in een app, om te voorkomen dat je de weg kwijtraakt in je inbox.
Nog meer tips om slimmer te werken?
4. Maak een not-to-do-lijst
In plaats van een oneindige to-do-lijst af te lopen, kun je beter werken met een not-to-do-lijst. Als je een lijstje maakt van dingen die je beter niet kunt doen, blijf je je beter bewust van niet-essentiële taken of taken die je zonder problemen kunt uitstellen.
5. Vermijd multitasking
Sommige mensen gaan er prat op dat ze goed kunnen multitasken. Maar als je twee (of meer!) dingen tegelijkertijd doet, is de kans op fouten ook een stuk groter. Probeer je op één taak te concentreren en die helemaal af te ronden voordat je doorgaat met de volgende.
6. Streef niet naar perfectie
Perfectionistische mensen werken vooral harder, niet zozeer slimmer. Als je bijvoorbeeld werkt met een kennissysteem, ga dan niet urenlang allerlei informatie toevoegen waarvan je klanten hooguit 10% gaan gebruiken. Voeg pas nieuwe informatie toe wanneer je merkt dat bepaalde vragen steeds weer terugkomen.
7. Bereid je voor op de volgende dag
Wie zich niet voorbereidt, bereidt de weg voor een mislukking. Dus benut het einde van de werkdag om je alvast voor te bereiden op de volgende. Ruim je werkplek op, controleer je agenda, maak een to-do-lijstje voor de volgende dag of zorg vast dat je mobiele apparaten zijn opgeladen.
8. Wees niet bang om goede ideeën te stelen
Slim werken draait om kleine ingrepen die een grote (en blijvende) impact hebben. Dus ga op zoek naar tips, handigheidjes en best practices van ervaren vakgenoten die voor jouw specifieke situatie van nut zijn – en negeer alle tips die dat niet zijn.
Klaar voor de volgende stap?
Deze tips zijn een goed begin, maar het is nog maar een eerste stap. Voor blijvende resultaten moet je slimmer gaan werken. Grip krijgen op de technologie is een uitstekend begin. In ons e-book ‘Van brandjes blussen naar meer regie’ vind je waardevolle informatie, zoals:
- de uitdagingen van het beheer van systemen en applicaties, en het bieden van goede service naar medewerkers
- hoe je kansen kunt benutten om efficiënter te werken en de werkdruk te verminderen
