Drie redenen waarom we ons laten verleiden tot scope creep

Deze blog is getagged met de volgende categorieën:

01 januari 2020

Vroeg of laat krijgt iedere projectleider ermee te maken: scope creep. Je had in de project initiatie documentatie (PID) keurig je scope afgebakend en je doelen bepaald, maar nu vraagt de opdrachtgever je om hier een klein beetje vanaf te wijken.

Zonder de formele weg te volgen, pak je de wens van de opdrachtgever er even bij. Je zwicht. Scope creep is geboren. Eén dag na livegang barst de bom; het project heeft een security issue veroorzaakt.

Wat is Scope Creep?

Scope creep is het langzaam en vaak ongemerkt uitbreiden van de scope, zonder dat er expliciet een nieuwe scope wordt vastgesteld. Dit leidt ertoe dat tijd en geld worden geïnvesteerd in zaken die niet op de planning stonden. Het risico hiervan is groot: het kan later tot veel extra werk leiden of in het ergste geval zelfs het project in gevaar brengen.

Er zijn een aantal factoren die de kans op scope creep aanzienlijk vergroten. Hieronder worden drie belangrijke oorzaken toegelicht.

1. Gevoelig voor autoriteit

Dat de mens zeer gevoelig is voor autoriteit, bleek al uit het wereldberoemde onderzoek ‘Behavioral study of obedience’ dat in 1961 door Stanley Milgram werd uitgevoerd.

Aangemoedigd door een man in een witte jas diende een ruime meerderheid van de proefpersonen fatale schokken toe aan iemand in een andere kamer. Althans, dat dachten ze. In werkelijkheid werden er geen schokken toegediend en waren de kreten afkomstig van een acteur. Dit onderzoek liet zien dat mensen veel gevoeliger zijn voor autoriteit dan psychologen destijds hadden verwacht.

Ook in de praktijk van projecten speelt dit mechanisme een rol. Een verzoek van een opdrachtgever wordt vaak zwaarder gewogen dan dezelfde wens van een collega. Het gevolg kan zijn dat er wordt afgeweken van de oorspronkelijke scope, terwijl de impact en risico’s voor het project identiek zijn.

2. Gevolg van bureaucratie

Daarnaast kan het soms omslachtig aanvoelen om de formele route te volgen. Zeker wanneer de afwijking klein is of zo lijkt. Het opstellen van een afwijkingsrapportage, het bespreken daarvan in de stuurgroep en het aanpassen van de PID kan dan onevenredig veel moeite lijken.

Die formele weg kost niet alleen energie en geld, maar zorgt vaak ook voor vertraging. Het doorvoeren van wijzigingen en het bij elkaar roepen van de stuurgroep neemt nu eenmaal tijd in beslag. Vooral in drukke periodes maakt dit de verleiding groot om de snelle route te kiezen: dat doe ik er wel even bij.

3. Individuele beweegredenen

Ook in een zakelijke omgeving spelen persoonlijke motieven altijd een rol. Het is makkelijker iemand de deur te wijzen met wie je geen band hebt of zou willen krijgen.

De kans dat iemand toegeeft aan een verzoek, wordt groter wanneer de gunfactor aanwezig is. Deze gunfactor neemt toe wanneer:

Diegene eerder een soortgelijke gunst van de ander heeft ontvangen (reciprociteit);
Er de wens is om sympathie of waardering te winnen;
Er sprake is van een goede persoonlijke klik;
Eerdere verzoeken van dezelfde persoon al vaker zijn afgewezen.

Het oplossen van de security-issue kostte uiteindelijk veel tijd en energie, wat leidde tot aanzienlijke kosten en zorgen. Dit onderstreept hoe belangrijk het is om de scope van een project altijd strikt te bewaken en geen uitzonderingen te maken. Hoe aardig of hooggeplaatst iemand ook is, het risico blijft hetzelfde.

De formele procedures kosten misschien tijd en moeite, maar ze bestaan met een reden: om problemen later te voorkomen. Uiteindelijk ligt de verantwoordelijkheid voor het project bij de projectmanager. Het is daarom cruciaal om alert te blijven en scope creep te vermijden.