Binnen 2 uur een workflow voor goede onboarding

Wil je het proces rondom de indiensttreding op orde krijgen? De eerste stap is om te praten met je collega’s van IT en Facilitair management. Is dit contact gelegd? Dan is het slim om te gaan nadenken over een onboarding workflow. Wij helpen je om die workflow op te zetten en dat doen we binnen twee uur.

Onboarding, wat is het eigenlijk?

Volgens PW is onboarding het ‘mechanisme waardoor nieuwe medewerkers de nodige kennis, vaardigheden en gedrag verwerven om insiders te worden binnen de organisatie’.

De indiensttreding is hier een belangrijk onderdeel van. Als consultant kom ik bij veel organisaties over de vloer om hun indiensttredingsproces te verbeteren. Het valt me op dat de indiensttreding in veel gevallen door elke afdeling apart wordt geregeld.

ICT, Facilitair en HR hebben vaak hun eigen proces en hun eigen checklist. Zonde, want een gezamenlijke workflow kan een hoop gedoe voorkomen en het kost weinig tijd om deze op te stellen. Bij mijn klanten hebben we aan een sessie van twee uur genoeg om een eerste opzet te maken.

Voorbereiding op de onboarding workflow

Voor het plannen van de sessie zijn twee dingen belangrijk:

• Zorg dat je mensen aan tafel hebt die het indiensttredingsproces goed kennen én het mandaat hebben om beslissingen te nemen. Niets is zo frustrerend als tijdens de sessie te horen krijgen: 'Dat moet ik even navragen' of 'Daar ga ik niet over'.

• Verzamel de benodigde informatie. Vraag de genodigden van tevoren welke taken zij uitvoeren bij een indiensttreding en welke informatie zij daarvoor nodig hebben. Denk bijvoorbeeld aan het type toegangspas dat nodig is, of de medewerker een leaseauto krijgt, en welke maat bedrijfskleding besteld moet worden.

Is het voor de groep niet duidelijk waarom goede onboading zo belangrijk is? Lees dan hier 3 redenen om jouw onboarding op orde te krijgen.

Wat ga je tijdens de sessie doen?

Mijn agenda is altijd als volgt:

Vraag 1. Welke taken moeten worden uitgevoerd?

Aan het begin van de sessie brengen we in kaart welke taken elke afdeling moet doen. Als eerste laat ik onderstaande standaard-workflow zien en ik vraag: klopt dit?

Deze voorbeeld workflow hebben we gebaseerd op onze ervaring bij allerlei verschillende organisaties, en geeft een redelijk beeld van de taken van een organisatie voor proces rondom de onboarding.

Maar er is natuurlijk geen enkele organisatie waar het precies zo gaat; dit voorbeeld dient vooral als vertrekpunt om te inventariseren hoe het bij die organisatie gaat. We bespreken dan: welke van deze taken doen jullie niet? En welke taken doen jullie wél die niet in het voorbeeld staan?

Vraag 2. Wat zijn de doorlooptijden van elke taak?

Als alle taken benoemd zijn, stel ik de vraag: wat is de doorlooptijd van elke taak? Het gaat hierbij niet om de tijd die je zelf nodig hebt om de taak uit te voeren, maar om de totale looptijd tot de taak volledig is afgerond. Het aanvragen van een leaseauto kan bijvoorbeeld in vijf minuten geregeld zijn, maar als je weet dat je daarna een week moet wachten op een reactie van de leasemaatschappij, dan is de doorlooptijd minstens een week.

Vraag 3. Wie voert welke taak uit?

Daarna brengen we in kaart wie welke taak moet uitvoeren. In sommige gevallen is het voldoende om de afdeling te benoemen, in andere gevallen moet het specifieker. Enkele voorbeelden: een inlogaccount aanmaken kan iedereen bij ICT, rechten op vertrouwelijke mappen toewijzen kunnen alleen enkele ICT’ers, en de configuratie van applicatie x kan alleen de applicatiebeheerder.

Vraag 4. Welke onderlinge afhankelijkheden zijn er?

Vervolgens kijken we naar de volgorde van de taken en de onderlinge afhankelijkheden. Vaak zie je dat er eerst een personeelsdossier aangemaakt moet zijn, voordat andere taken kunnen starten. Juist vanwege dit soort afhankelijkheden is het belangrijk dat je bij vraag 2 realistische doorlooptijden neemt. Als je dit te krap plant en er dan een taak in het begin van het proces te laat wordt afgerond, dan loopt je hele planning uit.

Vraag 5. Welke taken zijn verplicht en welke optioneel?

Als laatste bepalen we welke taken altijd uitgevoerd moeten worden en welke optioneel zijn. Denk bijvoorbeeld aan: voor elke nieuwe medewerker moet een AD-account worden aangemaakt, maar niet iedereen krijgt een leaseauto. De lijst met optionele taken gebruik je vervolgens aan het begin van het indiensttredingsproces om uit te vragen wat er precies nodig is. Zo voorkom je dat je later in het proces voor verrassingen komt te staan.

Onboarding workflow af. En dan?

Als het goed is heb je na deze sessie je onboarding workflow op papier. Daarna hoef je nog maar een paar dingen te doen om deze in gebruik te nemen.

• Leg de workflow vast op een centrale plek. Dit kan bijvoorbeeld in Excel of in een service management software als TOPdesk.

• Bepaal vanaf wanneer je op deze manier gaat werken. Welke datum je precies prikt, maakt niet zo veel uit, zolang de medewerkers maar genoeg tijd hebben om zich in te lezen en vragen te stellen.

• Communiceer dit naar de teams. Informeer de medewerkers van HR, Facility en ICT over de nieuwe workflow. Vertel waar ze de workflow kunnen vinden en hoe ze het moeten gebruiken, vanaf wanneer deze werkwijze ingaat en bij wie ze terecht kunnen met vragen.

Je ziet, een workflow opstellen is niet zo ingewikkeld. Je moet alleen even de tijd nemen om te bekijken hoe je dit wilt aanpakken.

Hoe nu verder?

Hoe ziet de onboarding-workflow er bij jouw organisatie uit? En tegen welke problemen loop je aan bij het toepassen ervan? Je kunt je reactie kwijt in de comments.

En voor meer inspiratie over betere onboarding (en meer), lees dan 10 stappen voor het opstellen van een customer journey voor jouw servicedesk van mijn collega Wes Heemskerk.