5 niet te missen items op je change management checklist

Een van je taken als wijzigingsbeheerder is ervoor zorgen dat nieuwe standaarddiensten meerdere keren zonder problemen kunnen worden geleverd. Hier heb je waarschijnlijk een checklist voor. Maar is deze lijst compleet?

Change Management Checklist

Een succesvolle change vraagt meer dan alleen technische voorbereiding. Om ervoor te zorgen dat nieuwe diensten soepel worden ingevoerd, is het belangrijk om niet alleen te testen, maar ook de juiste mensen te betrekken, documentatie op orde te hebben en altijd een fallback-optie achter de hand te houden. Met deze vijf vragen weet je zeker dat je change management proces stevig in elkaar zit.

1. Test je je diensten?

Zorg ervoor dat de technische en functionele aspecten van iedere nieuwe dienst zijn getest. Dit is vaak een normale procedure voor IT-organisaties.

Wanneer je een nieuw model laptop wilt aanbieden, is het belangrijk om zeker te weten dat alle hard- en software goed werkt én dat het apparaat voldoet aan de verwachtingen van de klant. Heeft de klant echt alles wat hij nodig heeft? Laat hem het nieuwe model een week testen en ontdek of het apparaat daadwerkelijk aansluit op zijn wensen.

Zo maak je jouw change management proces eenvoudiger >>

2. Heb je een rollback-plan?

Als IT-professional weet je uit ervaring dat je alles grondig kunt testen, maar dat dit nooit de garantie biedt dat er niets fout gaat. Daarom beschikken de meeste organisaties over een rollback-plan voor nieuwe diensten. Met zo’n plan kan de implementatie worden teruggedraaid naar de oude situatie. Hoe groter de impact op de organisatie, hoe belangrijker het is om een rollback-plan te hebben.

3. Hoe denkt het management over de wijziging?

In de praktijk wordt het management vaak overgeslagen. Maar zijn de managers eigenlijk wel voorbereid op een nieuwe dienst?

De servicedesk moet de dienst ondersteunen, dus is het belangrijk dat ook zij goed weten waar ze aan toe zijn. Is iedereen op de servicedesk al op de hoogte van de nieuwe laptop? Zijn er handleidingen of werkinstructies beschikbaar? En kennen de medewerkers de testresultaten?

Betrek de servicedesk vanaf het begin bij de change. Zo weten je medewerkers precies wat ze ondersteunen en kunnen ze mogelijk zelfs helpen bij het identificeren en oplossen van potentiële problemen.

4. Is er documentatie?

Staat de documentatie over de diensten op een toegankelijke plek? Bijvoorbeeld een how-to op het intranet?

We weten allemaal dat het publiceren van documentatie erg belangrijk is, maar het is ook iets wat we het eerst schrappen bij tijdnood. Wil je echt klantgericht werken? Onthoud dan dat een goede uitleg net zo belangrijk is als de technische uitlevering van de dienst.

5. Zijn alle partijen op de hoogte?

Naast de servicedesk-medewerkers en toekomstige gebruikers zijn er wellicht nog andere personen die geïnformeerd moeten worden over de nieuwe dienst. Dit kan het management zijn, maar ook functionele beheerders, key users of leveranciers.

Deze lijst van mensen is afhankelijk van de structuur en het beleid in je organisatie. Je hoeft niet de hele organisatie te laten weten dat John van Financiën een nieuwe laptop krijgt, maar het is wel belangrijk om bewuste keuzes te maken over wie je wilt informeren.

Wat staat er op jouw checklist?

Deze 5 bovenstaande punten zijn belangrijk bij het introduceren van een nieuwe dienst. Vind jij dat er nog meer punten op de change management checklist van een wijzigingsbeheerder thuishoren? Laat het ons weten!

Behoefte aan meer tips voor service management? Download dan ons gratis e-book Best Practice Service Management.