Is de indiensttreding goed geregeld?

Hoe zorg je ervoor dat een nieuwe medewerker op dag één alles heeft om direct aan het werk te kunnen? Medewerkers van de HR-, IT- en Facility afdeling hebben zich over deze vraag gebogen en komen tot één conclusie, het moet samen. We geven je twee praktische tips hoe je de indiensttreding samen goed kunt aanpakken.

Een soepele start voor nieuwe collega’s

Is een nieuwe medewerker in jouw organisatie direct operationeel? Heeft hij alles wat hij nodig heeft voor zijn functie, zoals een werkplek, toegangspas en inlogaccount? Bij veel organisaties is dit niet het geval.

Een van de redenen hiervoor is dat HR-, IT- en facilitaire afdelingen te veel langs elkaar heen werken. De hamvraag is dus: hoe kun je het indiensttredingsproces zo goed mogelijk regelen?

Goede onboarding begint met iemand die het overzicht én de verantwoordelijkheid neemt.

Wie draagt de regie bij onboarding?

In veel organisaties is er geen specifieke persoon aangewezen die verantwoordelijk is voor het volledige indiensttredingsproces. Vaak nemen verschillende afdelingen een deel van het proces voor hun rekening, maar ontbreekt het overzicht over het totaalplaatje.

De vraag is dan: wie zou deze verantwoordelijkheid moeten dragen? Het belangrijkste is niet wie het doet, maar dát er iemand verantwoordelijk is. Een praktische manier om dit te borgen is het opstellen van een duidelijke onboarding workflow .

Mogelijke opties voor deze rol zijn:

• HR-adviseur: ligt voor de hand, omdat HR al veel werkzaamheden rondom het indiensttredingsproces uitvoert. Bovendien draagt HR de eindverantwoordelijkheid voor een goede start van de nieuwe medewerker.

• IT-medewerker: kan ook passend zijn, omdat IT vaak toegang heeft tot privacygevoelige informatie en nauw betrokken is bij de inrichting van accounts en werkplekken.

Zolang er iemand het overzicht houdt en verantwoordelijkheid draagt, verloopt het onboardingproces een stuk efficiënter en krijgen nieuwe medewerkers een betere start.

Piet was ziek

“Piet regelt altijd de CRM-accounts, maar die was ziek.” Zulke situaties laten zien hoe kwetsbaar het indiensttredingsproces kan zijn. De oplossing? Maak werk overdraagbaar. Leg vast welk proces gevolgd moet worden bij de indiensttreding en zorg dat dit proces duidelijk gecommuniceerd wordt naar de betrokken medewerkers.

Houd daarbij rekening met uitzonderingen. Niet elke indiensttreding verloopt hetzelfde. Pas daarom de 80/20-regel toe:

• 80% van het proces standaardiseer je, zodat het altijd consistent wordt uitgevoerd.

• 20% blijft flexibel, om in te spelen op specifieke situaties.

Zo blijft het proces efficiënt én wendbaar.

Zet de interne klant ook centraal

Het is niet alleen belangrijk dat een nieuwe medewerker zich direct goed geholpen voelt bij binnenkomst. Het is fijn als de rest van je collega’s zich ook goed geholpen voelen. Tips voor het centraal stellen van de interne klant als dienstverlenende afdeling lees je in ons gratis e-book ‘De Klant Centraal’.